7 E-postadministrasjonstips for rask økning av produktivitet

En av de vanligste utfordringene for småbedriftseiere er å balansere behovet for å få mye oppnådd i det som aldri virker som nok tid. Vi er en ofte overplanlagt gjeng, og de fleste av oss kan ha nytte av litt ekstra tid, eller i det minste mer produktiv bruk av tiden vi har.

Når det gjelder tidsstyring, er det ofte en utfordring å finne ut hvordan man bruker tid mer produktivt. Et godt sted å starte er e-postbehandling; dette er et område som topplisten listen over tidmordere for mange småbedriftseiere.

Fordi e-post er en kontinuerlig form for kommunikasjon, og vi ikke har full kontroll over innkommende strøm, må vi jobbe for å forbedre produktiviteten i hvordan vi mottar, organiserer, svarer på og til og med tenk på e-post. Tipsene nedenfor hjelper deg med å opprette et system for å administrere e-posten din på en måte som støtter produktiviteten i stedet for å spise bort på den.

en. Slå av varsler.

E-post pleier å komme inn til alle tider av dagen og natten, så det er viktig at du kontrollerer hvordan strømmen av innkommende meldinger passer inn i dagen din. Slå av nye meldingsmeldinger på både datamaskinen og smarttelefonen for å forhindre konstant forstyrrelser og forstyrrelser i timeplanen din, og sjekk etter e-post når det er praktisk for deg.

2. Bestem hvordan du bruker innboksen din.

Det er mange forskjellige filosofier når det gjelder å administrere din e-postboks. Du kan bruke innboksen som fangst, begrense den til bare høyprioriterte meldinger, eller gjør den til en arbeidsoppgaveliste.

Nøkkelen er å velge ett formål for innboksen din og holde fast ved den.

3. Opprett e-post whitelists og svartelister.

De fleste e-postklienter og e-postleverandører tillater brukere å lage lister over sikre adresser for å sikre at disse meldingene kommer gjennom, mens du svartlister eller blokkerer, hva du anser spamadresser. Ta deg tid til å oppdatere disse listene ofte for å holde den innkommende e-posten ren.

4. Still inn en timer og batch prosess.

Noen småbedriftseiere drar nytte av å ha lommer med tid på dagen bare for e-post. Hvis dette virker for deg, må du legge til en viss tid i løpet av dagen for å svare på meldinger, flytte actionelementer til oppgavelisten, slette søppel og få en oversikt over hva som trenger oppmerksomheten din neste.

5. Bruk regler for å automatisere prosessen.

For å effektivisere e-postbehandlingsprosessen ytterligere, bruk regler i e-postklienten din som sorterer, flagger, flytter og organiserer meldingene dine. Selv om det vil ta litt tid å lage regler som støtter måten du bruker e-post på, når du har dem opprettet, kan du kutte ned på en betydelig del av din e-postbehandlingstid.

6. Få en start fra smarttelefonen din.

Mange småbedriftseiere har smarttelefoner, slik at de kan holde kontakten og på jobb, selv når de er ute av kontoret.Hvis du ofte sjekker e-post på mobilenheten, kan du spare mye tid ved å lese og begynne å behandle meldinger mens du er mobil. Selv om du bare gjør det til en vane å slette søppelpost og meldinger du ikke trenger å lagre, kan du dra nytte av å ha en strømlinjeformet innboks når du kommer tilbake til kontoret.

7. Hvis du ikke leser det, abonnere!

E-post nyhetsbrev og andre e-postmarkedsmeldinger kan være en fin måte å holde kontakten med kunder, kolleger, partnere og andre virksomheter du er interessert i, men disse meldingene kan raskt hakke seg opp.

Hvis du ikke har lest en bestemt gjentatt epost i flere problemer, må du avslutte abonnementet. Å begrense nyhetsbrev og andre automatiserte meldinger til bare de du leser regelmessig, kan være en enkel måte å redusere bulk i innboksen din.

For enda flere verktøy for å hjelpe deg med å bli mer produktive i småbedrifter, kan du utforske denne listen over 101 produktivitetsprogrammer.