7 Elementer i din planlegging for forretningsplanlegging

Profesjonelle begivenhetsplanleggere har mange hatter og tar på seg en rekke ansvarsområder, avhengig av de enkelte omstendighetene av en begivenhet. Dette yrket krever et unikt ferdighetssett - det kan hende du må være en multitasking-veiviser ett minutt og den neste være en ekspert problemløser som kan løse en situasjon med letthet og effektivitet.

I tillegg krever hendelsesplanleggere visse forretningsmessige ferdigheter for å effektivt drive en eventplanlegging.

En av dem er å vite hvordan du skal forberede et arrangement for planlegging av arrangementer, et viktig skritt i markedsføringen av tjenestene dine og sikring av kundens virksomhet.

Hvorfor trenger jeg et Event Planning Business-forslag?

Her er et kjent scenario for en eventplanlegger: Du har et forretningsmøte med en potensiell klient for å diskutere en kommende begivenhet.

Det gikk bra. Du har detaljert din erfaring, de planleggingsplanene du tilbyr, og forklart hvordan du er en god kamp for det kunden ser etter. Du ristet hender, takket dem for sin tid og så … hva? Ditt neste skritt er å følge opp og sende klienten et detaljert arrangement for hendelsesplanlegging.

Hva er en plan for forretningsplanlegging?

Et forslag til arrangementsplanlegging er et omfattende dokument som skisserer tjenestene du vil sørge for en hendelse. Det er din firmabrosjyre, din markedsførings kampanje, og salgskonkurransen din er pakket inn i en.

Dette arrangementet for forretningsforedrag bør presentere deg som en erfaren, dyktig profesjonell som er unikt kvalifisert til å gjennomføre denne hendelsen. Det skal skille deg fra andre hendelsesplanleggere og etablere deg som noen klienten kan stole på.

Et forslag til arrangementsplanlegging bør være godt skrevet, inneholder spesifikasjoner angående hvilke tjenester som inngår i forslaget (og hvilke som ikke er), og illustrere hvordan du skal utføre arrangementet, gi det nødvendige detaljer slik at klienten lett kan forestille seg hva du foreslår.

Gi det personlig berøring

Visst, det er lettere å laste ned en mal for "forretningsforslag" og bare skrive inn den manglende informasjonen og sende den ut med visittkortet ditt. Men er det egentlig hvordan du vil representere din bedrift eller tjenester?

Hvis du ikke vil ta deg tid til å sette sammen et gjennomtenkt, forsket arrangement for planlegging av forretningsplaner for en potensiell klient, hva sier det om innsatsen du vil sette inn for en klient som allerede har gitt deg et innskudd?

Forretningsforholdet ditt starter med den første kommunikasjonen du har med noen klient, og førsteinntrykket teller. Så ta deg tid og gjør det riktig.Lag et forslag til begivenhetsplanlegging, som er profesjonelt og tilpasset kundens arrangement - en refleksjon av de faglige, gjennomtenkte, unike hendelsesplanleggingstjenestene du gir.

7 ting som skal inkluderes i et arrangement for planlegging av arrangementer

1. Forretningsinnledning

Innfør kort planleggingsvirksomheten din. Diskuter bakgrunnen din, eventuelle faglige sertifiseringer, og lengden på virksomheten, relevant erfaring, og din spesifikke nisje hvis du har en.

2. Beskrivelse av hendelsen

Gi et samlet omfang av hendelsen, inkludert detaljer som ble diskutert under ditt opprinnelige klientmøte, for eksempel mål for arrangementet, mulige datoer, steder å vurdere, antall gjester, etc.

3 . Eventplanleggingstjenester som skal leveres

Vær veldig spesifikk i denne delen, og oppfør alle tjenestene du vil sørge for denne hendelsen. Oppføringsobjekter med punktpunkter eller underposisjoner er svært effektive, da det er en enkel måte for klienten å se utvalgte tjenester inkludert. Oppgi eventuelle leverandører som du vil bruke og eventuelle tjenester som er valgfrie for en ekstra avgift. Det er viktig å være veldig detaljert i denne delen, slik at klienten har en klar forståelse av hva som inngår og hva som er ekstra.

4. Eksempler på arbeidet ditt

Hvis du har planlagt en begivenhet som ligner den du foreslår for denne klienten, er dette din sjanse til å vise frem disse ferdighetene. Ta med bilder, skisser, nyhetsklipp eller andre visuals som vil hjelpe til med å male et bilde i klientens sinn om hva du kan gjøre. Dette er en fin måte å markedsføre hendelsesplanleggingsvirksomheten på.

5. Foreslåtte kostnader

Forklar nøye alle kostnader knyttet til planlegging og gjennomføring av denne hendelsen.

Formatering av denne delen som en rekke trinn vil lede klienten gjennom alle faser av hendelsen, og hjelpe dem til å visualisere hvert aspekt som det utfolder seg.

Vær spesifikk innenfor en generell kategori av kostnader. Hvis du for eksempel har en linje for catering, bryter du ut de individuelle kostnadene for mat som indikerer beløpet per person, antall servere som kreves og timeprisen, utgifter for bordleie, sengetøy og så videre.

I stedet for å utarbeide et forslag med en stor prislapp nederst, skriv et detaljert forslag slik at kunden din kan forstå individuelle kostnader.

Dette er nyttig av to grunner:

1. det hindrer det uunngåelige "klistremerkechock" når alle gjenstander er talte og det er en stor prislapp nederst; og
2. gir kunden muligheten til å avgjøre om kostnaden for den ekstra cocktailtiden er verdt bekostning.

6. Neste trinn

I bunnen av arrangementet for forretningsforretninger, ta med eventuelle detaljer om timing eller neste trinn.

Hvis arrangementet har en fast dato, sørg for at du angir at en signert kontrakt må være mottatt innen en bestemt dato for at du skal planlegge og gjennomføre hendelsen.

Angi innskuddet som kreves og datoen da det må mottas.

7. Kontaktinformasjon

Sørg for å inkludere kontaktinformasjonen din på bunnen av arrangementet for forretningsvirksomhet.Skriv inn ditt nettsted, e-postadresse, telefonnummer, faksnummer og postadresse. Fest et visittkort til ditt forslag også for enkel referanse.

Hold kommunikasjonslinjene åpne.

Når du sender klienten ditt forslag til arrangementsplanlegging, nå ut til dem for å fortelle dem at forslaget er på vei. Fortell dem at du vil følge opp om noen dager for å se om de har noen spørsmål. Hold kommunikasjonslinjene åpne. Vær lydhør og gi personlig oppmerksomhet. Det er en indikator på hvordan du gjør forretninger og lukker avtalen.