Hvordan du finner den perfekte begivenhetsplassen

Det er avgjørende for arrangementets generelle suksess å bestemme seg for det beste arrangementet. Mens lokalplanlegging tar tid, trenger den ikke å føle seg overveldende. For mange, profesjonelle arrangementplanleggere og amatører, kan det faktisk være en morsom utfordring.

Forutsatt at du allerede har identifisert typen arrangement du planlegger og dens formål, er det mange andre faktorer som må vurderes når du starter prosessen med å velge lokalet selv.

Følgende denne veikart vil hjelpe deg gjennom trinnene i å velge det perfekte arrangementet.

Identifiser målgruppen din og kjenne gjestelisten din

Når du planlegger et arrangement, bør du være en av de viktigste detaljene du må vite, og hvem dine gjester vil være og hvor mange du forventer å delta på. Mens type arrangement vil sikkert informere stedet valg, er en av de største begrensningsfaktorene for et arrangement plass sin kapasitet. Sørg for at du vet minst et nøyaktig estimat (det kan være en rekkevidde) av antall gjester, da dette vil begrense plasseringsalternativene dine umiddelbart. Du bør også vurdere publikum. Vær sikker på at lokalet ikke bare reflekterer hendelsen, men også smak og forventninger til gjestene.

Identifiser hendelsesdatoer

Sjekk kalenderen din fordi timing vil påvirke mange beslutninger, inkludert ditt valgsted. Etter din gjesteliste vil datoen for arrangementet være neste begrensningsfaktor.

Avhengig av hvilken type arrangement du planlegger, kan det hende at du enten må være fleksibel med hendelsesdatoen for å få lokalet du vil ha, eller du må være fleksibel med ditt spillested for å få datoen du vil. Du bør begynne stedplanlegging å vite hvor du eller klienten er fleksibel.

Her er noen spørsmål å vurdere:

• Når er dine gjester mest sannsynlig tilgjengelige for å delta på grunnlag av deres tidsplaner?
• Hvilke arenaer har passende og ledig plass til disse tider?
• Når er det beste tidspunktet for ledergruppen din å holde arrangementet?

Beregn budsjettet ditt

Med et åpent budsjett kan alle planlegge en flott begivenhet og ha et uendelig utvalg av valgmuligheter. Men mer enn sannsynlig er dine økonomiske ressurser begrensede, og du bør være oppmerksom fra begynnelsen av hva dine økonomiske begrensninger er - selv om ditt begivenhetsbudsjett er enkelt, er et ballparks estimat eller rekkevidde. En eventplanlegger kan alltid planlegge en flott begivenhet innenfor et rimelig budsjett.

• Skal lokaler være innenfor budsjettparametrene for plass-, teknisk og cateringutgifter?
• Har du forhandlet en gunstig pris for tjenester og vist verdien av din rolle?
• Har du tillatt fleksibilitet i budsjettet ditt i tilfelle linjepostutgifter overstiger planen?

Omfang ut forskjellige steder

Når gjestelistens tall og mulige hendelse datoer er innsnevret, er det viktig å identifisere stedene hvor arrangementet kan holdes. Hoteller og arrangements- eller konferansesentre er noen av de mest populære arrangementene for bedriftens arrangementer og bryllupsmottakelser, men de er ikke de eneste alternativene.

Dette er en tid for å være kreativ i tankene dine. Tenk på følgende:

• Hvilke tre beste steder kommer i tankene basert på temaet for møtet ditt?
• Hvor vil dine gjester foretrekke å delta på dette møtet?
• Hva vil være mest praktisk for dine gjester?
• Annet enn et hotell, hvilke uventede steder kan øke RSVP-frekvensen?

Finn riktig type hendelsesområde

Stedet du velger må ha en passende plass til typen arrangement du planlegger. Vil ditt arrangement kreve dansegulv? Vil du ha et PA-system? Hva med et høyttalers podium eller en projektors skjerm? Hva slags bordoppsett trenger du? I tillegg til å vurdere disse spørsmålene, er det noen av de beste planleggingsspørsmålene for å spørre deg selv:

• Møter arrangementet de spesielle kriteriene for programmet eller arrangementet ditt?
• Kan lokalet imøtekomme produksjon, underholdning, A / V, lyd og andre tekniske behov?
• Gjenspeiler anleggets tilstand høye standarder for organisasjonen din?

Vurder stedstedstjenester og -begrensninger

I tillegg til å finne den rette typen arrangementerom, vil du se på hvilke typer andre tjenester som tilbys av spillestedet og bestemme verdien til arrangementet ditt. Noen steder vil også ha en foretrukket leverandørliste som du må jobbe for å finne leverandører eller leverandører for andre tjenester. Andre steder har restriksjoner på innredning eller andre aspekter på selve arrangementet. Noen spørsmål å spørre inkluderer:

• Gir dette stedet gode parkeringsmuligheter eller betjent?
• Tilbyr dette møtet sikkerhet?
• Tilbyr dette stedet flere tjenester som catering, blomsterarrangementer, sengetøy og bordutleie, etc.?
• Har dette sted et oppsett og opprydding av mannskapet?
• Begrenser dette stedet hvilke andre leverandører du jobber med?
• Har dette spillestedet mat og drikkeminne?

Vurder stedstedets rykte

Et lokals rykte for service er kritisk. Dette er ofte forskjellen mellom å holde en god begivenhet og produsere en flott begivenhet. Måten et sted styrer sine fasiliteter, ansatte og klienter, vil alltid bli husket. For å få en følelse av et steds rykteverdi, vurder disse spørsmålene:

• Hva er tidsbegrensningen til konferanseleder, cateringforvalter eller lederkokk?
• Vil ledelsen behandle deg som en VIP-klient eller bare som en av flere programmer?
• Hvor mye fleksibilitet er lokalet villig til å strekke seg til deg?
• Har de anbefalinger eller vurderinger tilgjengelig?
• Tilbyr lokalet bilder fra hendelser som ligner på deg?

Planlegg et lokasjonsbesøk

Med mindre logistikk og tid helt forhindrer det, bør hver hendelsesplanlegger gjennomføre en inspeksjon før du avtaler et sted.Bilder kan være ekstremt hjelpsomme, men det er mange aspekter som kun kan vurderes personlig. Be om en omvisning i lokalet, inkludert alt fra parkeringsplassen til inngangen og arrangementet til badene. Du vil bli glad du gjorde!

Innlemme klientpreferanser

På slutten av dagen må hendelsesplanleggere presentere sine lokale anbefalinger til deres klient (enten det er en intern klient som selskapsledere eller ledelse eller en ekstern klient) og få godkjenninger. Det eneste spørsmålet å spørre deg selv med hensyn til klienten i løpet av planleggingsfasen, vil klienten godkjenne min anbefaling (er)? For å kunne svare på dette spørsmålet med viss tillit, må du sørge for at du forstår klientens forventninger og preferanser fra begynnelsen.