Hvordan velge den perfekte Keynote-høyttaleren

En av de viktigste underholdningselementene til en begivenhet er å velge en stor keynote-høyttaler og andre presentatører for agendaen. Når du ansetter en ekstern høyttaler for å fylle rollen, kan hendelsesplanleggerne enten avtale direkte med en profesjonell høyttaler, eller de kan stole på ekspertisen til et høyttalerbureau. Enten det er en intern leder, en bransjeleder eller en profesjonell høyttaler, vil et vellykket program identifisere høyttalere tidlig i planleggingsprosessen.

Slik er det.

Rådgivning fra en ekspert

Diane Goodman, president for The Goodman Speakers Bureau, Inc. i Windsor, CT er en anerkjent bransjeleder innen å tilby profesjonelle og nasjonalt anerkjente høyttalere og entertainere for virksomhets- og organisasjonsarrangementer. Hun er ekspertforfatteren bak Overlev søket: Hvordan målrettes og velg den beste profesjonelle høyttaleren, en 12-siders primer for møte- og hendelsesplanleggere.

Goodman strukturerte veilederen som en sjekkliste over nyttige tips og spørsmål som begynner og erfarne møteplanleggere bør adressere internt før de når ut til leie eller velg en høyttaler.

Hva skal du gjøre før du velger en Keynote Speaker

Først og fremst, som i alle tilfeller, er forhåndsplanlegging alltid nyttig, og til tider kritisk, for å lande den beste høyttaleren for hendelsen. Det er mye lettere å sikre de beste høyttalerne ved å planlegge minst seks til 12 måneder før arrangementet.

Faktisk var normen for å bestille en profesjonell eller kjent høyttaler som pleide å være et år. Selvfølgelig er dette ikke alltid fornuftig eller realistisk, og i dag har bestillinger vært kjent for å bli gjort bare noen måneder i forveien. Men hvis du kan hjelpe det, ikke la deg være i panikk under knustiden. Du vil takke deg senere.

For å være forberedt nok til å starte keynote-høyttalersøk, anbefaler Goodman følgende trinn på hvert arrangement og møteplanleggerens innledende interne sjekkliste:

1. Bestem møtelogistikk / planlegging
2. Forstå publikum
3. Fang møtemål
4. Definer forventningene til høyttaleren
5. Referansemessig suksess

Bare når disse oppgavene er gjennomtenkt (og kanskje andre som er spesifikke for arrangementet eller møtet), bør du begynne å søke i hovedtalesøket. En keynote-høyttaler kan spille flere forskjellige roller for en konferanse eller møte. Trenger møtet din bedriftens høyttaler, eller vil publikum bli bedre betjent av en inspirerende eller motiverende høyttaler? Å gå gjennom denne sjekklisten vil ikke bare gi et bedre rammeverk for å gjennomføre høyttalersøket ditt, men det vil spare deg tid på baksiden for å få intern godkjenning på ditt første valg av høyttaler.

Hva skal du gjøre under Keynote Speaker Search

Når du har kjennskap til den konseptuelle retningen til møtet, vil du ha en bedre opplevelse å finne en passende hovedtaler. Hvor de fleste hendelsesplanleggerne blir sittende fast, er ikke i søke- og utvalgsprosessen selv, men heller i forhandlingene om keynote-høyttaleravgifter.

Profesjonelle keynote-høyttalere med en publisert bok kan kjøre bedrifter opp til $ 10 000 til $ 20 000, ikke inkludert reisekostnader for en begivenhet. En New York Times mest solgte forfatter, derimot, kan samle så mye som $ 40 000 per talende engasjement. Selv om disse tallene kan føles ekstraordinært høyt for hendelsesplanleggere som er nye til hovedtelefonhøyttaleren, må du nærme seg avgiftene relativt. Hvordan sammenligner høyttalerens gebyr med å si kostnaden for den tiltalte morgenmorgen eller antall personer som forventes på møtet?

Bunnlinjen

Fordi hendelsesplanleggere fungerer som det interne og eksterne ansiktet i forretningsmøtet, vil denne typen strukturert tilnærming til høyttalervalg bidra til å skaffe de nødvendige interne godkjennelsene for et budsjett, samt å flytte et program fremover.

Når du planlegger et møte, har en av to scenarier en tendens til å forekomme: Forretningsmøtet er godkjent uten innhold eller forretningsmøtet er ikke godkjent uten bekreftet innhold.

Goodmans tilnærming anbefaler at arrangementsplanleggere skal ha en grundig forståelse av møtet, hvem skal være til stede, hvilke meldinger blir formidlet, hvilken type høyttaler er nødvendig og hva som har fungert tidligere.

Disse trinnene, kombinert med litt planlegging fleksibilitet og forhåndsplanlegging vil resultere i et vellykket program.