En oversikt over arrangementsplanleggingskostnader

Det er vanskelig å planlegge et arrangementbudsjett, med mindre du har en god ide om hvilke utgifter du vil pådra. Dette virker åpenbart nok, men kostnadene forbundet med hendelsesplanlegging kan komme fra en rekke forskjellige steder. Bare når du tror du har identifisert alle kostnadskategorier, kommer en annen til å sende deg tilbake til tegnebrettet. For å forhindre at dette skjer med deg, har jeg satt sammen denne oversikten over arrangementsplanleggingskostnader å huske på mens du oppretter budsjettet.

Kostnader på stedet

Inkludert her er kostnader og avgifter som vanligvis belastes av arrangementet. Dette er ofte den dyreste kategorien, men det er også det enkleste å forutse siden du vil få et formelt kostnadsoverslag for å vurdere på forhånd. Med det som er sagt, ikke glem å faktor i variable kostnader som endres med ditt attendance tall. Catering er et godt eksempel på dette som kostnaden for mat vil øke med hvert tillegg til din liste.

Mat og drikke

• Måltider
• Drikkevarer
• Barnehage
• Barnevern Arbeidsavgifter

Skatt og service / Gratuitetsgebyr

• Lyd / visuell
• Mikrofoner
• Skjermer og projektorer
• Internettilgang

Annet spesialutstyr

• Tredjepartsleverandører
• Denne kategorien representerer alle varer og tjenester levert av leverandører utenfor vertsstedet. Hver og en regner deg selvstendig, så det er viktig å holde tett faner på alle du jobber med.
• Ved hjelp av et regneark vil du hjelpe deg med å organisere leverandørkontakter sammen med kostnadene knyttet til deres tjenester.

Arrangement Utleie

Sengetøy, Bordplanker og Stoleomslag

Telt, Staging og Underholdning Attraksjoner

Fysiske gjenstander som ikke er levert av spillestedet

Arbeids- og leverans for oppsett / Teardown

• Décor Vendors
• Accent Lighting
• Blomster og senterverk
• Ballonger

Underholdning

• Musikere eller DJ
• Høyttalervirer
• Kontraktsledere (mat, losji, transport)

Produksjonsutgifter

• Produksjonen inkluderer alle de ansatte og ressursene som kreves for å planlegge og gjennomføre arrangementet. Disse utgiftene begynner i det øyeblikket hendelsen drømmer opp og fortsetter gjennom post-event papirarbeid. Kort sagt representerer denne kategorien kostnaden for å organisere hendelsen, tiltrekke seg deltakere og administrere de administrative elementene.
• Markedsføring og registrering
• Utskrifts- og designarbeid

s

Invitasjoner

Registreringsledelse

• Planlegging og organisering
• Arrangementsplanneravgifter
• Deltidsansatte og midlertidige ansatte
• Kontorrekvisita

Kommunikasjonskostnader

• Reisekostnader
• Administrasjonsutgifter
• Lønnsmessige ansattes oppdrag
• Regnskapskostnader
• Juridiske gebyrer

Konsulentkostnader

• Kostnadsovertak og nødfond
• Der er ikke et magisk nummer for hva du bør sette til side for uplanlagte utgifter, men du må definitivt forvente det uventede.Noen begivenhetsplanleggere foreslår å budsjettere fem til ti prosent over forventede utgifter, mens andre velger et runde nummer å jobbe med. Større hendelser bør selvsagt allokere mer fordi en overvåkning som faktureres per person, kan komme inn i tusenvis av dollar.
• Formålet med denne oversikten er å gjøre deg oppmerksom på de ulike typer arrangementskonferanseutgifter som kan oppstå. Hver hendelse er unik, slik at dine kan inkludere mer eller mindre av elementene som er oppført her. Det viktigste er å vite hvor kostnadene kommer fra. Å se på utgifter knyttet til en bestemt leverandør eller kategori kan forårsake ødeleggelse på budsjettet ditt, men det verste fallet er helt glemme om en kostnad til regningen kommer.