Før du kjøper Small Business Accounting Software

Regnskapsprogramvare kan være et godt verktøy for småbedrifter, slik at du kan holde oversikt over alle dine økonomiske data og enkelt lage rapporter for effektiv planlegging. (Les mer om fordelene ved småbedriftsregnskapsprogramvare.)

Men fordi du ofte bruker regnskapsprogramvaren, er det viktig å sikre at du velger regnskapsprogramvaren som passer for din bedrift og dine behov.

Er det mobil-tilgjengelig?

Markedet for småbedriftsregnskap programvare har omfavnet cloud computing på en stor måte. De fleste av de nyere leverandørene, som FreshBooks og Zoho, tilbyr ikke desktopversjoner i det hele tatt, og tradisjonelle leverandører som Intuit (QuickBooks) har migrert deres desktopprogramvare til nettet og styrer sine kunder mot abonnementsbasert fakturering. Noen leverandører tilbyr fortsatt desktop eller hybrid desktop / cloud versjoner.

Onlineversjoner er ideelle for mobilbrukere. I tillegg til å støtte de mest brukte nettleserne, tilbyr de vanligvis iPhone / iPad og Android-apper, noe som gjør dem ideelle for å sende fakturaer og legge inn kostnadsinformasjon uansett hvor du er.

passer det til dine regnskapsbehov?

Hvis du er eneeier / entreprenør eller en veldig liten bedriftseier uten ansatte, kan du få tak i en grunnleggende regnskapspakke som håndterer fakturering, kostnadssporing og gir et grunnleggende sett med rapporter for å holde tabs på bedriften din .

Typisk er disse rimelige tilbudene egentlig ikke sanne regnskapspakker, da de ikke utfører dobbeltregnskapsregnskap (Kundefordringer, Leverandørgjeld og Generell hovedbok).

Større bedrifter som har ansatte, er innlemmet eller på annen måte har større regnskapsbehov, trenger en mer robust (og dyr) pakke som kan utføre dobbeltregistrering, og har mer avanserte funksjoner som lønn, lagerstyring, prosjektledelse, kunde Relationship Managment (CRM), Analytics, og et mye bredere utvalg av rapporter (og alternativer for å tilpasse rapporter).

Heldigvis lar de fleste produkttilbudene deg starte med en grunnpakke og utvide etter hvert som dine behov vokser. Det finnes også mange tredjeparts tillegg til de mer populære regnskapspakkene, slik at du kan (for eksempel) legge til en lønnsmodul hvis leverandøren ikke tilbyr slike (se QuickBooks-tillegg).

En annen funksjon som er veldig nyttig, er revisoraksess. FreshBooks tilbyr for eksempel en portal for regnskapsførere, slik at regnskapsføreren kan få tilgang til FreshBooks-rapportene og journaloppføringene som sparer deg manuelt for å utveksle informasjon.

Har det brukervennlighet?

• Tillater programvaren deg å sende sjekker, innkjøpsordre og fakturaer over Net?
• Har det mulighet for å koble online til bankkontoen din?
• Er det integrert med annen programvare du ofte bruker, for eksempel Microsoft Office?
• Er det mulig å konvertere data fra andre regnskapsprogrammer eller databaser?
• Hva skjer hvis du bestemmer deg for å bytte til en annen programvarepakke i fremtiden - vil du enkelt kunne trekke ut og migrere dine eksisterende data?

Med andre ord, vil regnskapsprogramvaren kunne møte alle dine behov, nå og i fremtiden?

Hvor bratt er lærekurven?

Alle regnskapsprogrammer hevder å være "brukervennlige", men du må fortsatt investere litt tid i å lære å bruke den.

Dette er spesielt viktig hvis du ikke har noen bakgrunnskunnskaper om regnskapsføring; er programvaren rettet mot regnskapsmessige fagfolk, eller kan noen få opp til hastighet med det ganske raskt?

Ta en nærmere titt før du kjøper. Er brukergrensesnittet intuitivt og behagelig? Vil du (og dine ansatte) kunne sette seg ned og lære det, eller vil du trenge ytterligere investering i trening? De fleste leverandører tilbyr en gratis prøveperiode (vanligvis 30 dager).

Hvor bra er kundeservice og -støtte?

Med hensyn til læringskurven gjør onlinehjelp programmet. Har regnskapsprogramvaren funksjoner som skjermtips, en søkbar hjelpsindeks, demoer og eksempelkontoer for å komme i gang? Er det utskrivbare håndbøker tilgjengelig? Og hvor tilgjengelig er selskapets støtte? Sjekk ut online vurderinger for å få inntrykk av folk som har brukt programvaren.

Er det skalerbart?

Hvor enkelt eller dyrt er det å flytte fra en bruker til flere brukere? De fleste grunnleggende programvaretilbudene er tilgang til enkeltbrukere eller enkeltbrukere + regnskapsfører. For å legge til brukere må du oppgradere til dyrere planer. Zoho-bøkene "Grunnplan" tillater en brukerkonto + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +