Bokholder, kontrollør eller økonomidirektør - hvem trenger du?

Bedriftseiere håndterer ofte sin egen bokføring av mange grunner som inkluderer frykt for å delegere sensitiv finansiell informasjon, vil ha full kontroll og holde stabskostnadene stive. Disse grunnene, mens det er sikkert gyldig for oppstart og mindre operasjoner, blir stadig upraktisk etter hvert som bedriften din vokser. Enkelte eiere delegerer regnskapsplikt til troverdige familiemedlemmer eller ansatte, men de mest vellykkede og dyktige entreprenørene lærer raskt at regnskap og økonomi er livsnerven i virksomheten og fortjener profesjonell ledelse fra dyktige økonomispesialister.

De tre primære finansansvarlige stillingene i de fleste virksomheter er bokholder eller revisor, kontroller og finansdirektør eller finansdirektør.

Som bedriftseier kan du selv styre plikten til disse posisjonene eller delegere dem til et medarbeider eller pålitelig assosiert, men etter hvert som virksomheten forfaller, oppdager de fleste eiere at ansette fagfolk genererer solide fordeler ved å frigi eierne til konsentrere seg om kjernevirksomhetsproblemer. Resultatene av å ansette regnskapsmessige fagfolk inkluderer - men er ikke begrenset til - følgende forretningsmessige fordeler:

• Finne kostnadsbesparelser i produksjonsprosessen, leverandørforhold, kontoroperasjoner og ansattes ledelse
• Spar penger på skatter
• Administrere et stadig voksende volum intern papirarbeid og eksterne rapporter
• Designe et finansielt sikkerhetsnett ved å redusere risikoen med forsikringsdekning, lagerstyring, diversifisering og skattemessige trusselsvurderinger
• Planlegging utvidelser
• Håndtering av lønnsliste
• Effektivisering av drift og maksimering av overskudd
• Unngå bøter, straffer, lavere kredittrating og renter kostnader som skyldes manglende tidsfrister, beregning av lønn unøyaktig, glemmer å betale regninger og mangler tidsfølsomme forretningsmuligheter

Faktisk sparer de fleste bedrifter penger ved å ansette profesjonell finansiell stab til å styre sin daglige virksomhet.

Men, avhengig av størrelsen på bedriften din, din bransje og andre faktorer, trenger du kanskje bare en deltidsbokholder eller krever et fullt finansielt personale som inkluderer en kontroller og finansdirektør. Å avgjøre hvilket økonomisk personale bedriften virkelig trenger er en kompleks beslutning som avhenger av mange faktorer. Dine behov vil nesten helt sikkert endres over tid, og hvis bedriften din vokser vellykket, kan du sykle gjennom alle disse stillingene. De følgende avsnittene beskriver hva hver profesjonell gjør og forklarer når virksomheten din kan trenge en eller flere av disse finansielle spesialistene:

Viktige bokholderfunksjoner

De fleste bokholderne jobber med å registrere hva som allerede er gjort økonomisk i selskapet med liten eller ingen innflytelse på forretningsstrategi.Bokførere jobber på et transaksjonsmessig grunnlag og tar sjelden beslutninger om fremtidige forretningstransaksjoner. En talentfull bokholder kan forklare valgene dine, lagre og rapportere nåværende, identifisere uoverensstemmelser i bøkene og anbefale kostnadsbesparende ideer, men deres primære arbeidsplasser er å krønike virksomheten og dets finansielle transaksjoner og kompilere rapporter fra denne informasjonen. Noen av de typiske daglige oppgavene til en bedriftsbokholder inkluderer:

• Opptakssalg, utgifter, leverandørgjeld og kundefordringer
• Overvåkings kostnader for forsyninger, kontorutgifter, leie, verktøy og andre faste og variable kostnader
• Administrere lønn , skattefradrag, salgsavgiftskontoer, lønnsgodtgjørelser og forsikringsfradrag
• Sikre at viktige skjemaer og papirarbeid er ferdig og lagret sikkert
• Klargjøre daglige, ukentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter for ledelse, myndigheter, aksjeeiere, ansatte og interessenter
• Betaling av regninger i tide
• Forskning av alternative leverandører og sammenligning av kostnadene
• Identifisering av problemområder som avfall, dårlig forvaltning, svindel og tyveri
• Sporingsmateriell, rekvisita, inventar og menneskelige ressurser
• Forberedelse skatter og daglige, månedlige eller kvartalsvise innskudd for by, stat, IRS, arbeidsledighetsbyråer og forsikringsselskaper
• Administrere forretningsforsikring og ansvarsforsikring og helseplager ns
• Beskytte selskapsregistre
• Få estimater og finne og betale service og reparere folk
• Kontrollere samsvarsspørsmål
• Håndtere kundekredittproblemer internt og forretningsmessig kreditt med eksterne leverandører og långivere eksternt

Knowing When to Hire en bokholder

De fleste bedriftseiere - spesielt de med entreprenørånd - trives på å drive alle aspekter av deres virksomheter, og regnskapet har blitt lettere med all den intuitive programvaren som er tilgjengelig. Det er helt mulig for bedriftseiere å holde bøkene, men det er ikke nødvendigvis en god ide når virksomheten vokser. Når papirarbeidet begynner å ødelegge tidsstyringen, jobbtilfredsheten eller effektiviteten, er det på tide å vurdere å ansette en bokholder. Du trenger kanskje ikke å ansette en heltidsansatt, og kan til og med outsource hele eller deler av regnskapsarbeidet som lønn. Å ansette en bokholder er fornuftig hvis noe av følgende gjelder for deg og din bedrift:

• Du forstår ikke virkelig regnskapet, men stoler på programvaren for å fortelle alt du trenger å vite.
• Du er ikke kjent med skattekoden og skatteunddragelsesstrategiene.
• Din virksomhet opplever rask vekst på kort tid.
• Investorer, långivere eller aksjonærer ønsker profesjonelt utarbeidede rapporter.
• Du bruker mer tid på å gjøre bøkene enn å generere salg eller ny virksomhet.
• Du planlegger å utvide til en annen region, bransje eller produktlinje.
• Du vil kjøpe, selge eller handle eiendeler.
• Du har blitt informert om at bøkene dine skal revideres.

Å ansette en bokholder trenger ikke å være en smertefull prosess fordi du kan begynne å outsource arbeidet til et profesjonelt regnskapsfirma.Det er en spesielt effektiv strategi hvis du ikke er kjent med regnskap, ansetter en bokholder eller vetting regnskapsførere eller søkere for økonomiske jobber.

Når man skal vurdere å ansette en kontroller

Controllers, som noen ganger kalles comptroller, overvåker bokholderne, skatteansvarlige, kredittansvarlige og andre regnskapsførere mens de rapporteres til CFO, administrerende direktør eller bedriftseier direkte. I mindre selskaper kan en kontroller være den eneste sertifiserte revisor i selskapet eller føre tilsyn med et team av regnskapsførere. Mange av disse fagpersonene forvalter sine oppgaver med hjelp fra en kontorist, bokholder eller administrativ assistent.

En kontrollør er selskapets sjefregnskapsfører og har ansvar for å utarbeide regnskap, forretningsplaner, budsjetter, skatter, compliance sertifiseringer og spesielle prosjekter som planlegging av kort- og langsiktige forretningsstrategier, virksomhetsoppkjøp, salg av eiendeler, selskapssammenslåinger og sikring av finansiering eller investorer. Betraktet som en mellomstore finansansvarlig, utfører kontrollører vanligvis følgende oppgaver:

• Administrer økonomisk personale.
• Skriv sjekker og bære fidusiært ansvar for selskapets virksomhet.
• Skriv av på finansrelaterte rapporter og dokumenter.
• Fastsett selskapets økonomiske retningslinjer og prosedyrer.
• Lag rapporter for intern gjennomgang.
• Håndter forsikrings- og risikostyringspolitikk.
• Beskytt selskapets eiendeler.
• Klargjør, overvåk og oppdater budsjett.
• Spearhead forberedelser for offentlige tilbud.
• Rådgjøre eiere og ledere på finansmarkeder, trender og beste praksis.
• Utvikle proaktive skattestrategier.
• Velg og administrer regnskapsprogramvare.
• Fortsett samlinger.
• Avtale med menneskelige ressurser som å opprettholde ansattes rekord.
• Opplær personalet om ansattes fordeler og forretningsansvar.

Tegn som viser din bedrift trenger en kontroller

Jo større bedriften din vokser, jo mer sannsynlig trenger du mer enn bare en bokholder. Hvis du har aksjonærer eller et styre som består av personer som ikke er venner, nærstående og familie du har utnevnt, er det en god forretningspraksis som beskytter firmaet ditt og eiendeler. Generelt styrer en kontrollør om regnskap mens en finansdirektør fokuserer på strategisk finansiering.

Når selskapets interessenter utvider, sørger en kontrollant for taktisk styringsrapportering og tilsyn med ansatte ved regnskapsmessige problemer, mens finansdirektøren håndterer økonomisk planlegging og bærer ansvar for kontrolleren og regnskapsarbeidet. De fleste små bedrifter har ikke råd til en heltidsansvarlig, men når virksomheten vokser, har du ikke råd til å operere uten en kontroller, selv om han eller hun jobber på deltid eller konsulentbasis.

Når å ansette en finansdirektør

CFOer arbeider utover strenge grenser ved å delta i alle forretningsbeslutninger og talsmann for de beste økonomiske interessene til organisasjonen. Som enhver erfaren entreprenør eller bedriftseier vet, er strenge økonomiske vurderinger bare en av et vellykket selskaps forretningsmessige mål.Initiativer som gir sterk fortjeneste, kan lett svekke selskapet med kunder som ikke liker å betale høye priser for uferdige produkter eller lojale kunder som legger større verdi på selskapets mål, prinsipper, miljøforpliktelser eller driftsteknikker.

De beste økonomidirektørene vurderer ikke bare kostnadene ved å drive forretninger, men også risikoen og truslene som enhver bedrift kan generere. CFOer jobber som eiere, styre, ledende ansatte og andre viktige interessenter og spiller kritiske roller i forskning og utvikling, selskapsovervåking, regelverksoverensstemmelse og daglige drift. Andre CFO-plikter inkluderer:

• Styring av et selskap gjennom fusjoner, oppkjøp, offentlige tilbud og endringer i forretningsstruktur og drift
• Administrere store forretningsmessige utvidelser til nye markeder
• Stå for god økonomisk praksis i komplisert beslutningstaking > Administrere eiendeler og økonomiske forhold til flere interessenter
• Effektivisering av operasjoner
• Vurdere og administrere finansielle risikoer
• Planlegge kortsiktige og langsiktige finansielle mål
• Tolke markedsdata fra flere finansielle indikatorer og forretningstrender
• Forstå årsakene til at forretningsmarkedene utfører måten de gjør
• Bestemme hvordan man investerer bedriftens eiendeler
• Forutsette markedstrender og hvordan selskapet kan kapitalisere seg på dem
• Hver del av selskapet er avhengig av CFOs samlede oppgaver: kontroll av kontroller, treasury management og planlegging og prognoser for kritiske økonomiske forhold.

Progressivt mer krevende økonomistyringsbehov

Små og mellomstore bedrifter har utviklingsbehov for bokføring og regnskap som deres virksomhet vokser. Eiere eller utpekte lagmedlemmer håndterer ofte regnskap for små og oppstartige bedrifter ved hjelp av regnskapsprogramvare. Til slutt bestemmer de fleste bedrifter at ansette profesjonelle bokførere - enten fullt eller deltid, internt eller outsourcet - frigjør ansatte for kjernevirksomhetstjenester og fremmer større nøyaktighet, bedre etterlevelse og økt tilsyn. Den rette bokholderen sikrer at rapporter blir arkivert til rett tid, og hjelper bedrifter med å identifisere kostnadsbesparende strategier, svindel, tyveri og avfall.

Etter hvert som bedriften din vokser og kravene til tiden din multipliserer, kan det hende du finner ut at du trenger et finansielt personale som er under tilsyn av en kontroller eller en økonomidirektør for å styre selskapets stadig mer sofistikerte økonomi. Dine valg inkluderer å ansette heltid, internt personale eller outsourcing bokføring og økonomiske plikter til en erfaren profesjonell regnskapstjeneste. Begge alternativene er like gyldige måter å styrke virksomhetenes økonomiske styrke på, men mange små og mellomstore bedrifter nyter fordelene ved å ansette rådgivere etter behov for å unngå de høye kostnadene ved å ansette heltidsansatte.