Small Business Contingency Planning Guide

En godt gjennomtenkt beredskapsplan kan bety forskjellen mellom bedriftens overlevelse og fiasko hvis katastrofe rammer. En brann, en flom, en harddiskfeil eller datatyveri - noen eller alle disse kan sette din virksomhet ut av kommisjonen. Å ta deg tid til å gjøre noe for beredskapsplanlegging vil bidra til at virksomheten din kan gjenoppta operasjonene på kortest mulig tid.

Bruk følgende veiledning for å lage en katastrofeplan for virksomheten din.

Å opprette en forretningsplan:

1) Bestem hva hovedrisikoen er for din småbedrift.

Er det datatyveri? Flooding? Jordskjelv? Å finne ut hvilke typer katastrofer som mest sannsynlig vil hjelpe deg med å fokusere din beredskapsplan og ikke kaste bort tid og penger for å forberede noe som er svært lite sannsynlig å skje. Det er ikke noe poeng i å planlegge hvordan du skal gjenopprette fra et jordskjelv, for eksempel hvis virksomheten din ikke ligger i et jordskjelvssone.

2) Forbered en evakueringsplan.

Gå over det med personell og legg det på i det hele tatt i forretningslokalet. Hvordan vil personell vite at de trenger å evakuere? Hva skal de gjøre når de blir varslet om evakuering? Hvilke ruter er tilgjengelige ut av bygningen / bygningene? Hvor skal folk møtes utenfor bygningen / bygningene? Hvem er ansvarlig for å sjekke for at alle er ute trygt?

3) Opprett et kommunikasjons fan-out system.

Hvis noe skjedde i din bedrift, hvem ville være ansvarlig for å varsle hver person som jobber der? Sørg for at telefon- og e-postkontaktlister er oppdatert, og at de som er ansvarlige for å kontakte andre, har trykte lister, ettersom all teknologi feiler før eller senere og vanligvis på den mest ubeleilige tiden.

Også bestemme hvem som skal være ansvarlig for å kommunisere med publikum og hvordan (oppdatering av virksomhetswebsiden, publisering på sosiale medier, pressemeldinger, tegn i vinduene, radiokonkurranser osv.).

4) Sørg for at din på Nødsituasjonssettene er komplette og oppdaterte.

Denne nøkkelen til førstehjelpssjekklisten for bedrifter viser nøyaktig hva førstehjelpssett for små bedrifter må inneholde. Avhengig av hvilke typer katastrofer som kan oppstå i ditt område, vil du kanskje legge til andre forsyninger. For eksempel er en gallon vann per person per dag en av de anbefalte forsyningene på denne listen over nødforsyninger for varehandelen.

5) Ta skritt nå for å beskytte forretningsdataene dine.

Bedriftsdataene er din mest verdifulle ressurs. Hvis det ble stjålet eller ødelagt, ville virksomheten din raskt kunne komme seg opp igjen eller til og med fortsette i det hele tatt? 6 Databeskyttelsesregler forklarer hvordan du kan få ro i å vite at bedriftsdataene dine er beskyttet og vil være tilgjengelig igjen raskt.Databeskyttelse er en av mange fordeler ved å bytte virksomhet til cloud computing.

6) Sørg for at virksomheten din har tilstrekkelig forsikring.

Brannforsikring er den typen som kommer til å tenke, men brann er absolutt ikke den eneste mulige katastrofen din småbedrift kan oppleve.

Foruten andre åpenbare fysiske katastrofer som oversvømmelse eller vindskader, bør du vurdere skadene som kan skyldes tyveri, for eksempel. Og så er det den potensielle ansvarsfaktoren hvis din småbedrift er engasjert i aktiviteter som kan åpne deg for rettssaker.

Å velge riktig type forsikring for å dekke risikoen din og ha god og oppdatert forsikringsdekning, vil gå langt for å få småbedrifter oppe igjen hvis katastrofe rammer.

7) Bestem hva som er helt avgjørende for at din småbedrift skal begynne å fungere igjen hvis en forretningskatastrofe slår deg ned og tar skritt for å sikre at disse essensielle vil være tilgjengelige raskt.

Når det gjelder primærvirksomhet, IT-utvikling, trenger vi i utgangspunktet våre forretningsdata og en datamaskin eller to, og vi kan være på nytt. (Se Data Backup er de beste beskyttelses- og backupprogrammene).

Din småbedrift kan trenge flere personer og materialer før det kan gjenåpnes. Hvilke personer er nøkkelen til operasjonen din? Trenger du spesielt utstyr? Kanskje et arrangement kan gjøres med en annen bedrift som har utstyret du trenger. Vil du ha behov for visse forsyninger? Finn ut nå hvem de alternative leverandører eller fraktører ville være.

8) Bli kjent med dine naboer.

Å åpne kommunikasjonslinjer med bedriftseiere rundt deg kan virkelig være en fordel for din forretningsplan. Gi dem beskjed om hva du håper å gjøre og se om du kan få dem involvert. Du kan kanskje dele kostnadene ved enkelte utgifter knyttet til beredskapsplanlegging eller gjøre tit-for-tat-ordninger for å hjelpe hverandre ut i tilfelle katastrofe.

9) Sjekk ut lokale programmer og ressurser.

Din by eller by kan ha beredskapsplaner / katastrofesponsplaner på plass eller gi ressurser som gjør det enklere for deg å sette sammen din egen plan. Byen Ottawa tilbyr for eksempel informasjon om beredskap for Ottawa-virksomheter på sitt nettsted, og tilbyr opplæringsverksteder om emnet. Se hva som er tilgjengelig i byen din før du begynner å skrive din egen forretningsplan.

10) Sett alt sammen.

Når du jobber gjennom beredskapsplanen, legg alle brikkene sammen i utskriftsform. (Digitale eksemplarer er fine, men ikke veldig nyttige hvis strømmen går ut og / eller digitale enheter ikke kan brukes.) Et tre-ring binder fungerer bra. Ta med virksomhetens evakueringsplan, kommunikasjonsplan, informasjon om nødsituasjonssett og forsikringspolicyer, databeskyttelsesforanstaltninger og operasjonelle nødvendigheter, samt detaljer om eventuelle arrangementer du har gjort for å holde eller få ting i gang igjen.

11) Hold din forretnings beredskapsplan hendig.

Sist men ikke minst, vil du sørge for at du holder katastrofeplanen din på et lett tilgjengelig sted, og sørg for at alle som trenger å vite hvor den er, vet plasseringen. Du bør også tilordne en person og et sekund til å ta tak i forretnings beredskapsplanen på vei ut hvis bedriftskatastrofen krever å forlate lokalene.

12) Bruk bedriftens nettsted og sosiale medier

Bedriftswebområdet ditt og sosiale medier, som Facebook, LinkedIn og Twitter, er gode måter å kommunisere med kunder og forretningsforbindelser i tilfelle av en nødsituasjon. Ikke la kundene dine lure på om du er åpen eller ikke når katastrofen rammer - et raskt innlegg på Facebook kan holde dem oppdatert.

Beredskapsplanlegging betaler seg

Det er enkelt å sette opp forretnings beredskapsplanlegging. Det er alltid umiddelbare "kriser" som krever oppmerksomhet. Men hvor signifikant er de virkelig sammenlignet med et arrangement som slår virksomheten din ned i timer, dager eller uker? Å ta deg tid til å utarbeide en forretnings beredskapsplan vil ha et stort utbytte hvis katastrofe noensinne treffer.