Hvilke forretningskostnader er skattemessige?

Hver virksomhet medfører utgifter. Uavhengige entreprenører, konsulenter og frilansere betaler for programvare, datamaskiner eller reiser ut av egen lomme for å gjøre jobben enklere. For inkorporerte virksomheter, kan å trekke ut kostnader redusere sine forretningsskatter. For eneeierne kan reduksjon av både vanlig inntektsskatt og selvstendig næringsskatt reduseres. Bunnlinjen?

Å holde oversikt over alle dine utgifter vil gå langt for å redusere skatteforpliktelsene dine.

Hva er en legitim forretningsutgift?

Den grunnleggende definisjonen er at en utgift må være "vanlig og nødvendig" for din handel eller yrke. Den definisjonen kommer rett ut av skattekoden (Internal Revenue Code Section 162, se også statskassens forskrift § 162-1). "En ordinær utgift," IRS sier i publikasjon 535, Business Expenses, "er en som er felles og akseptert i din bransje. En nødvendig utgift er en som er nyttig og passende for din handel eller virksomhet. "

Vi gjør fem forskjeller når vi analyserer utgifter. Vi skiller personlige utgifter fra virksomhetsutgifter. Vi skiller forretningskostnader i tre brede typer: kostnaden for solgte varer, investeringer og fradragsberettigede utgifter. Noen utgifter kan bare være delvis fradragsberettiget eller ikke fradragsberettiget i det hele tatt. Dermed er de fem forskjellene:

1. Personlige utgifter
2. Bedriftskostnader
3. Kostnader for solgte varer
4. Kapitalutgifter
5. Fradragsberettigede utgifter

Separating Personlig fra Forretningsutgifter

Problemer oppstår når en utgift kan være delvis personlig og delvis forretningsrelatert. Et vanlig eksempel: Frilanser kan bruke ett rom i huset hennes som kontor. I denne situasjonen vil vi måle kvadratfotene på kontoret og hele huset, og finne prosentandelen.

Denne prosentdelen vil da bli brukt til å måle virksomhetsdelen av delte utgifter som leie, forsikring og verktøy. Forretningsdelen av disse utgiftene vil bli en del av hjemmekontorets fradrag, mens resten av utgiftene vil være personlige i naturen.

Den generelle regelen: "Generelt kan du ikke trekke ut personlige, levende eller familiekostnader. Men hvis du har en kostnad for noe som brukes delvis for forretningsvirksomhet og delvis for personlige formål, skal du dele den totale kostnaden mellom virksomheten og personlige deler. Du kan trekke virksomhetsdelen "(IRS, publikasjon 535, Forretningsutgifter, avsnitt om personlige versus forretningskostnader).

Bokføring tips: holde styr på alle dine utgifter. På den måten kan du gjennomgå dine utgifter og spørre regnskapsføreren dersom noen av dem kan være fradragsberettigede.

Kostnader for solgte varer

Kostnaden for solgte varer er utgifter til lager og ting relatert til lager.Produsenter, grossister og forhandlere sporer kostnadene ved produktene de produserer eller kjøper til videresalg.

Den generelle regelen: "Hvis bedriften produserer produkter eller kjøper dem til videresalg, må du generelt verdsette beholdningen i begynnelsen og slutten av hvert skatteår for å fastslå kostnadene for solgte varer.

Noen av dine virksomhetsutgifter kan Inkludert i beregning av kostnaden for solgte varer "(IRS, publikasjon 535, Forretningsutgifter, del på kostnaden for solgte varer).

For detaljerte forklaringer, se Publikasjon 334, Skattehåndbok for småbedrifter, kapittel 6, Slik viser du kostnaden for varer solgt. Se også oversikt over varelager i publikasjon 538, Regnskapsperioder og -metoder.

Kapitalutgifter

Noen utgifter er registrert som eiendeler, og kostnadene deres gjenvinnes over tid gjennom avskrivninger. Slike utgifter kalles kapital eiendeler fordi deres kostnader balanseføres som eiendeler i virksomheten og kostnaden trekkes over en periode gjennom avskrivninger. Eksempler på kapitalkostnader inkluderer datamaskiner, møbler, utstyr og eiendomsmegling.

Den generelle regelen: "du må kapitalisere tre typer kostnader: oppstartskostnader, forretningsmessige ressurser og forbedringer." (Publikasjon 535).

Å holde oversikt over forretningsutgifter

Personlig bruker jeg en fullverdig regnskapsmessig programvare for å spore inntekter og utgifter. Men igjen er jeg en regnskapsfører og føler meg komfortabel med å bruke programvare som Quickbooks, Sage Peachtree og Microsoft Office Accounting. Jeg anbefaler disse programmene til små bedrifter. Ved hjelp av en fullverdig regnskapssoftware kan du overvåke helsen til bedriften din.

Fullverdige regnskapsprogrammer kan ta litt tid å bli vant til. Og det er lett å bli frustrert over alle funksjonene og verktøyene. Så for frilansepersonell anbefaler jeg at du bruker personlig økonomis programvare. De beste valgene her er Intuit's Quicken eller Microsoft Money. Begge programmene er veldig enkle å bli vant til og kan spore all din økonomi, ikke bare forretningskostnadene dine.

Som en ekstra bonus, gir de bedre skatteprogrammene deg muligheten til å importere data fra Quicken eller Money. For å gjøre skatteprosessen så jevn som mulig, foreslår jeg å bruke litt tid på å forsikre deg om at kostnadskategoriene dine er konfigurert riktig. Du kan legge til, slette og endre kategorier i all personlig økonomi og regnskapsprogramvare. Ved å ha intuitive, lett å huske kategorier, kan du generere meningsfulle rapporter. Og de fleste programmer lar deg koble kategoriene til bestemte linjeposter på skatteformene. Å sette opp dette kan gå langt for å redusere mengden tid du bruker til å forberede skatter.

Alle regnskapsprogrammer jeg nevnte kan generere resultatregnskapsrapporter (kalt resultatregnskap fra regnskapsførere). Disse rapportene hjelper deg med å analysere hvordan freelance-virksomheten din gjør, uansett om du er lønnsom, og hvordan du bruker pengene dine. Hvis du bestemmer deg for å ansette en skattekontor, har disse rapportene til stor hastighet å utarbeide utarbeidelsen av selvangivelsen.