De 9 viktige tingene i ditt Gantt-diagram

Selv om en enkel oppgaveliste kan være tilstrekkelig for å fullføre små prosjekter rundt huset når det gjelder prosjektledelse, er det vanligvis nødvendig med en mer detaljert handlingsplan. En av de mest populære og praktiske måtene å håndtere timingen på alle oppgavene til et prosjekt er å bruke et Gantt-diagram.

Hva er et Gantt-diagram?

Et Gantt-diagram er et diagram som viser alle de ulike deloppgavene til et prosjekt og hvordan de forholder seg til hverandre når det gjelder tid.

Det er en måte å vise prosjektplanen på, og det hjelper med å få jobben gjort i tide. Det viser alle oppgavene som må gjøres, hvor lang tid hver oppgave forventes å ta, tidsrammer der individuelle oppgaver skal fullføres, og forholdet mellom ulike oppgaver. På denne måten blir alt gjort på plan, og du slipper aldri tid på å vente på en oppgave som skal være ferdig som allerede skulle ha blitt gjort.

Her er ni nøkkelkomponenter av Gantt-diagrammer.

Datoer vises langs toppen

En av hovedkomponentene i et Gantt-diagram, tillater prosjektledere å se ikke bare når hele prosjektet begynner og slutter, men også når hver oppgave vil finne sted.

Oppgaver er listet ned til venstre side

Store prosjekter består alltid av et stort antall deloppgaver. Et Gantt-diagram hjelper prosjektledere å holde oversikt over alle underoppgaver i et prosjekt, slik at ingenting glemmes eller forsinkes.

Barer brukes til å representere tidsrammen Hver oppgave forventes å ta

Når deloppgavene er oppført, brukes barer til å vise nøyaktig når hver deloppgave skal finne sted. Dette bidrar til å sikre at hver deloppgave er ferdig med tidsplan slik at hele prosjektet blir fullført i tide.

Når Gantt-diagrammer ble opprinnelig utviklet, ble de skrevet for hånd, og det var vanskelig å endre eller oppdatere diagrammet.

Heldigvis, med dagens nåværende prosjektstyringsprogramvare, kan prosjektledere enkelt legge til, trekke ned og endre oppgaver uten å måtte justere hele diagrammet for hånd.

Milepæl blir vist som diamanter

Milepæler er de oppgavene som er medvirkende til et prosjekts ferdigstillelse og suksess. I motsetning til de mindre detaljene, som også må gjøres, gir en milepæl en følelse av tilfredshet og fremadrettede bevegelser. På et Gantt-diagram vises milepæler som diamanter (eller, noen ganger, en annen form) på slutten av en bestemt oppgavelinje.

Avhengigheter er angitt av små piler

Mens noen av oppgavene dine kan gjøres når som helst, må andre fylles ut før eller etter at en annen underoppgave kan begynne eller avslutte. Disse avhengighetene er angitt med små piler mellom oppgavelinjene på et Gantt-diagram.

Fremskritt vises ved skygging på oppgavelinjer

Mens mange deloppgaver kan fullføres ganske raskt, vil det være mange ganger når du vil se et øyeblikk nøyaktig hvordan prosjektet ditt kommer med.Dette kan oppnås ved å skygge oppgavelinjene for å representere delen av hver oppgave som allerede er fullført.

En vertikal linje markør viser gjeldende dato

En annen måte å se prosjektets prosess et øyeblikk, viser en vertikal linjemarkør den nåværende datoen på diagrammet.

Det hjelper deg med å administrere din tid effektivt som du kan se på et øyeblikk hvor mye du har igjen å gjøre, og se om du er på rett spor for å fullføre prosjektet i tide.

Oppgave ID Identifiserer

I dagens fartsfylte forretningsverden har du sannsynligvis flere oppgaver på samme tid. Inkludert oppgavens ID på Gantt-diagrammet hjelper alle involverte til å raskt identifisere oppgaven du snakker om.

Ressurser er tildelt og identifisert

Selv om ikke alle Gantt-diagrammer viser navnene til de som vil jobbe med det, hvis prosjektet ditt vil bli fullført av en rekke personer, oppføringsnavn og oppgavene som er tildelt de kan være utrolig hjelpsomme.

Når du styrer et prosjekt, må du sørge for at alle de enkelte oppgavene er ferdige på en rettidig og effektiv måte. Et Gantt-diagram vil hjelpe deg med å gjøre nettopp det.