Kontinuerlig forbedringsverktøy - Total Quality Management

Innledning

Total Quality Management (TQM) er en populær tilnærming til kvalitet i en bedrift som søker å forbedre kvalitet og ytelse som vil møte eller overgå kundens forventninger. Dette kan oppnås ved å integrere kvalitetsfunksjonene og nøkkelprosessene i hele selskapet. En hovedkomponent til TQM er prinsippet om kontinuerlig forbedring. Det finnes en rekke verktøy tilgjengelig for å sikre at kontinuerlig forbedring er vellykket, inkludert prosesskartlegging, årsaksanalyse og planen for å kontrollere handling (PDCA) syklus.

Prosesskartlegging

Enhver kontinuerlig forbedringsinnsats må begynne med en nøyaktig forståelse av prosessen som er identifisert for forbedring. Prosessen kan være i hvilken som helst del av selskapets virksomhet, men må kunne kartlegges for å identifisere strømmer som utgjør prosessen. For eksempel i en forsyningskjede kan en forretningsprosess være produsent av ferdigvare, kjøp av varer fra en leverandør eller tjeneste av en vare som selges til kunder. Kartlegging av noen av disse prosessene innebærer å identifisere og dokumentere den fysiske strømmen samt informasjonsflyten. Prosesskartleggingen viser grafisk strømmen i prosessen fra start til slutt, som inkluderer aktiviteter, personell og resultatene. Fordelen som prosesskart gir til kontinuerlig forbedring er at den definerer omfanget av prosessen, grensesnittet med andre prosesser, og et utgangspunkt som forbedring kan måles mot.

Rødårsakanalyse

Rotteårsanalyse er måten en virksomhet bestemmer årsaken til et problem, hendelser eller kvalitetsproblemer. Dette oppnås ved analyse, datainnsamling og endelig validering som årsaken er identifisert. Det er tre faser som utgjør en grunnprosessanalyseprosess.

1. Open Phase - Denne innledende fasen tillater deltakerne å brainstorm problemet for å identifisere så mange mulige årsaker. I denne fasen kan laget lage et årsak og effekt diagram som kan være nyttig under brainstorming økter. Som en del av denne prosessen kan teamet identifisere deres mulige årsaker med ett av fem områder som er oppført på årsaks- og effektdiagrammet. Disse årsakskategorier er arbeidskraft, metoder, materialer, maskiner og målinger. Teamet kan deretter organisere sine ideer til grunnårsaken rundt disse kategoriene.
2. Smal fase - I denne fasen reduserer teamet antall mulige årsaker til et nummer som kan fokuseres på. Hver av de mulige årsaker som er identifisert i den åpne fasen, blir diskutert av teamet i mer dybde for å avgjøre om de skal holdes.
3. Closed Phase - I dette siste stadiet må laget komme til enighet om en årsak.Dette vil innebære validering av grunnårsaken basert på bevis, om det bruker målbar data eller subjektive bevis fra intervjuer med ansatte, kunder eller leverandører. Analysen av målbare data kan utføres ved hjelp av en rekke statistiske metoder, for eksempel et scatter plot diagram, sjekk ark for å identifisere frekvensen av en hendelse, eller bruk et Pareto diagram.

Plan-Do-Check-Act (PDCA) Cycle

PDCA-syklusen ble utviklet av W. Edwards Demming, arkitekten til TQM. Han skapte en enkel tilnærming for å utføre endring. PDCA-syklusen består av fire faser; planlegge, gjøre, sjekk og handle.

• Plan - Planleggingsfasen begynner vanligvis etter at et selskap har gjennomgått en grunnårsaksanalyse og identifisert et problem eller problem som må adresseres. Virksomheten vil da planlegge hvordan forbedringene må oppnås.
• Gjør - Etter planleggingsfasen vil virksomheten fortsette med endringene som er planlagt for å løse problemet som ble identifisert i grunnårsaksanalysen. Dette kan være like enkelt som å kjøpe et nytt utstyr for en produksjonslinje, eller komplisert, for eksempel å endre måten selgerne vurderes på.
• Kontroll - Etter at virksomheten har fulgt planen og gjort endringer for å løse problemet eller problemet, bør kontrollfasen brukes til å validere at endringene gjort har hatt de nødvendige resultatene. Hvis kontrollfasen ikke bekrefter at problemet er løst, må virksomheten starte PDCA-syklusen igjen i planleggingsfasen og utvikle en ny plan for å oppnå de nødvendige resultatene.
• Act - Den endelige fasen av PDCA-syklusen krever at når problemet er løst, bør virksomheten innlemme endringene i standardprosedyrene, og om nødvendig, rulle ut endringene til andre deler av virksomheten.