Hva er en Corporate Records Book? - Definisjon

Hva er Corporate Records?

Bedriftsrekord er de regnskapene som et amerikansk selskap må holde for å vise at det fungerer på den måten som kreves av Internal Revenue Service og lovene i staten der virksomheten er innlemmet (dannet som en bedriftens forretningsenhet).

Hvorfor er Corporate Records Nødvendig?

Virksomhetsopplysninger er nødvendig for å vise at selskapets virkemåte fungerer som nødvendig av Internal Revenue Service, for å vise at selskapet er et eget foretak og å opprettholde bedriftens skjold fra ansvar.

Hva er en Corporate Records Book?

Noen selskaper har en bedriftsregistrering "bok" som inneholder alle nødvendige dokumenter. I andre tilfeller blir bedriftsregistrene lagret på nettet eller i et arkivskap. Rekordene bør være på ett sted og tilgjengelig hvis Internal Revenue Service reviderer firmaet ditt.

Du kan også beholde bedriftens poster "i skyen", men disse postene kan inneholde konfidensiell informasjon og proprietære prosesser, så vær sikker på at serveren din er sikker. Susan Ward, Small Business Canada Expert, har en flott artikkel om dokumentbehandling som kan hjelpe deg med dette prosjektet.

Hvordan opprettes Corporate Records? Hvem beholder bedriftsregistrene?

Bedriftsregistreringer genereres av styret i ditt selskap. Styret oppretter dokumenter som selskapets vedtekter og årsrapporter. Styret oppretter og redigerer også dokumenter som forslag og minutter under styrets møter.

Bedriftssekretæren er vanligvis utpekt for å beholde alle bedriftsregistrene. Selvfølgelig må alle poster være signert, og eventuelle handlinger må ha dokumentasjon. Hvis aksjeselskapet har aksjer i aksjer, holder bedriftssekretæren (vanligvis denne personens kontor) oversikt over aksjebeholdningsregistre.

Bedriftssekretæren kaller også rulle på hvert styremøte, og noterer hvilke styremedlemmer som er til stede og fraværende.

Oppfølging av styreoppløsninger

Bedriftsstyrelser godkjenner generelle retningslinjer og vedtak (beslutninger), og de blir ikke involvert i den daglige beslutningstaking av virksomheten. En av de viktigste aktivitetene i et bedriftsråd er å treffe vedtak. Oppløsninger er i utgangspunktet dokumenter som tar opp beslutninger om bord. Bedriftsoppløsninger kan gjøres på mange områder, herunder:

• Kilder til store transaksjoner i selskapet
• Godkjennelser av kontrakter
• Rekord over salg eller kjøp av fast eiendom (land og bygninger)
• Ansettelser eller oppsigelser av stort antall ansatte
• Utvide til et nytt marked eller et nytt sted

Alle disse beslutningene, og mer, må registreres.

Hvilke andre poster skal inkluderes?

• Dine vedtekter og eventuelle artikler som endrer dette dokumentet. Disse artiklene er arkivert med staten, men du trenger fortsatt en kopi av originalen og alle endringene.
• Selskapets vedtekter. Vedtektene er de ledende prinsippene som styrer arbeidet i selskapets styre. Vedtektene omfatter bedriftsarbeidsoppgaver, informasjon om årsmøtet og hvordan styret fastsetter retningslinjer og stemmer.
• Protokoll av alle aksjonær- og direktørmøter, inkludert årsmøte
• Årsrapporter
• Et lagerregister for å holde oversikt over aksjehandel og aksjeeierskap.
• Bedrifts- og skattemessige beslutninger
• Ansettelses- og avgjørelsesbeslutninger
• Direktørkonfliktløsninger
• Beslutninger om utlån til og ved selskapets vedtak
• Beslutninger om ytelser og pensjonsordninger
• Aksjeutbyttebeslutninger

Følg statsloven i å utarbeide styret ditt og oppbevare poster

Når du danner ditt firma, må du sjekke med staten din for å sikre at du følger retningslinjene for å organisere og drive firmaet ditt. Alle stater har spesifikke regler for selskaper. Ta kontakt med statens statssekretær eller med advokat for mer informasjon.

Tilbake til Oppstart sjekkliste