Opprett en profesjonell utenomtale stemmemelding

Det er sommer! Tid til å tilbringe kvalitetstid med familie og venner og å gå på ferie. Dette betyr at talemeldinger og e-postmeldinger må endres for å reflektere bort fra kontorstatus. Det er kritisk at en profesjonell talemelding og utgående e-post automatisk svar opprettes for å varsle kunder og kollegaer om at vi tar en pause fra virksomheten.

Enda viktigere, det er nødvendig å gi informasjon om hvordan du kontakter noen i virksomheten mens du er borte.

Det ville være veldig frustrerende for en kunde å bli vendt og ikke vet hvordan du skal kontakte deg. Det spiller ingen rolle om posisjonen din er i salg, service eller produktutvikling. Alle kundesamtaler er viktige og må følges opp på en profesjonell måte.

Innholdet i e-postvarslende kunder og kolleger som prøver å kommunisere med deg via e-post, bør være i samsvar med innholdet i talemeldingen som vil hilse på ringerne. Hvis du bruker Outlook 2010 og er koblet til via en Microsoft Exchange-server, klikker du først på Fil-fanen og klikker deretter på ikonet Automatiske svar.

Dette vil da starte prosessen med å opprette en midlertidig e-post som sendes ut til alle som har sendt en epost mens du er ute av kontoret. Det automatiske svaret sendes ut fordi du har aktivert denne midlertidige meldingen. En trinnvis liste over instruksjoner for å opprette denne e-posten kan ses her: Utenom Office-e-post for Outlook Exchange

Hvis du ikke er koblet til en Microsoft Exchange-server, er prosessen litt annerledes fordi det ikke er noen "Automatiske svar" ikonet på disse typer e-postkontoer. En trinnvis veiledning for å skape den samme typen e-post for brukere som ikke kan bytte ut, kan ses her: Ut av kontoret for alle andre

Det neste trinnet er å lage innholdet i e-postmeldingen som sendes til alle som sender deg e-postmeldinger mens du er borte fra kontoret. Denne e-posten skal formidle hvor lenge du vil være ute av kontoret, hvordan du kan nås når du er fravær (hvis det er hensiktsmessig) og hvem i bedriften skal kontakte i stedet for deg hvis du ikke ønsker å bli nådd i løpet av din tid bort fra kontor.

Eksempel:

Hei,

Takk for din epost. Jeg er for tiden ute av kontoret og kommer tilbake mandag 1. desember. Jeg vil ha begrenset tilgang til e-post i løpet av denne tiden, derfor kan mitt svar kanskje litt forsinket. Hvis du trenger umiddelbar hjelp, vennligst send en mail til assistenten min, Barbara Colson. Hennes e-postadresse er bcolson @ xyz. com.

Happy Holidays!

Shahira

Microsoft tilbyr maler og andre eksempler som kan bli funnet her: Maler og eksempler utenfor kontoret.Ikke glem å slå av denne midlertidige meldingen når du kommer tilbake til kontoret, ellers vil alle som e-poster deg etter at du er tilbake på kontoret, fortsatt motta denne samme meldingen.

Nå som du har opprettet den utgående e-posten, er det enkelt å opprette en lignende, konsekvent utgående talemelding som hilser alle dine innringere. Bruk de samme ordene fra e-posten, referansen som skal kontaktes i fravær og tilstand når du kommer tilbake.

For talemeldingen er det nødvendig å oppgi personens telefonnummer i stedet for e-postadressen sin.

Eksempel:

Hei,

Du har nådd skrivebordet til Shahira Raineri. Vennligst lytt til hele denne meldingen. Jeg vil være ute av kontoret til mandag 5. januar. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, vennligst ring min assistent, Barb Colson. Hennes telefonnummer er 212-555-xxxx.

Jeg ser frem til å snakke med deg når jeg kommer tilbake. Takk.