Enkel e-postadministrasjon for travle hjemmebesøkere

Email tilbyr en god og rimelig måte å markedsføre hjemmeforretningen din på, holde kontakt med kunder og gi kundeservice; Det kan imidlertid også være kjedelig og bortkastet tid. Med mindre du ansetter en virtuell assistent, må du finne en måte å administrere e-post som gjør at du kan svare på en riktig måte, og likevel ikke tilbringe hele dagen med å svare på det. Her er tips for hvordan du administrerer e-posten din.

1) Reduser mengden e-post du mottar.

Det finnes flere måter du kan begrense mengden e-post som vises i innboksen din.

Den første er svar på de vanligste spørsmålene du mottar på nettstedet ditt med en FAQ-side. På denne siden skriver du spørsmålet og svarer på det. Henvis til folk på det på din kontaktside, og foreslå at de sjekker der først for å se om deres spørsmål er besvart. Ved å gi så mye informasjon som mulig på nettstedet ditt, kan de besøkende få svarene sine uten å sende deg e-post.

Den andre måten å redusere eposten du mottar, er å avmelde fra lister du ikke leser. Hvis du finner ut at du sletter eller sorterer nyhetsbrev og andre forretningsoppdateringer, men ikke leser dem, er det på tide å avslutte abonnementet. Hvis du vil holde deg oppdatert med en blogg, er det bedre å bruke en feed-leser, som vil fange opp og liste alle nye innlegg uten å fylle inn innboksen din.

En tredje måte er å "vaske" e-posten din for å blokkere spam og stoppe uønsket e-post. MailWasher tilbyr gratis og pro versjoner som kan bidra til å blokkere spam, søppelpost og phishing-svindel.

2) Begrens antall e-postkontoer du har.

Noen hjemmevirksomheter lager flere kontoer, for eksempel en for kundeservice og en for teknisk hjelp, og tenker at det vil hjelpe dem å sortere og administrere e-post. Men flere kontoer skaper bare mer arbeid, med mindre du har en virtuell assistent som jobber med å manere en eller flere av e-postkontoene.

Til slutt trenger du bare to kontoer; en for personlig og en for virksomheten.

3) Begrens antall ganger du sjekker e-post hver dag.

Kontroller e-post virker som en godartet aktivitet, og likevel er det en av de største tidswastersne, rett bak sosiale medier. Fordi e-post er rask og umiddelbar, er det en ide om at du må være på den hele tiden, men det er ikke sant. Mens du ikke vil la kundene dine eller kundene henge lenge, trenger du ikke å svare på e-post når det kommer. I stedet, sjekk e-post to eller tre ganger om dagen. Når du sjekker det, forplikte seg til å håndtere alt i innboksen din på den tiden.

4) Utvikle et system for å håndtere og sortere e-post.

De fleste e-postprogrammer lar deg lage mapper der du kan sortere e-post. For eksempel kan du opprette mapper for "å gjøre", "kvitteringer", "å lese", etc.Hver e-post som kommer inn, besvares og / eller sorteres på riktig måte. Hvis du er en visuell person som meg, kan du bruke Googles Gmail-program til å lage flere innboks. Når e-post kommer inn i hovedinnboksen, kan du sortere den til "innkassering" for å gjøre, "å svare", "å lese", "klientinfo". Alle disse spesialiserte innbokser vises i forskjellige seksjoner på Gmail-siden. En annen fordel for Gmail er muligheten til å bruke etiketter, for eksempel kvitteringer, for å merke e-post.

5) Slett, slett, slett.

Hvis du får mye unødvendig e-post, slett den så enkelt som mulig. Vurder bruk av en nettbasert e-post for å slette uønsket e-post før du laster ned til e-postprogrammet ditt. Hvis du bruker nettbasert e-post, skal du skanne, sjekke og slette søppel først. Dette etterlater bare elementene du må svare på. Se # 1 om å redusere e-postmeldingen du mottar hvis du finner ut at du sletter typer e-post eller mye e-post fra en enkelt avsender.

6) Tøm innboksen din.

Dette er mye vanskeligere enn du tror. Og når det er tomt, er det like vanskelig å holde det tomt. I utgangspunktet vil denne oppgaven være vanskelig fordi odds er at du har mye e-post, og det er tidkrevende å gå gjennom hvert stykke for å sortere eller slette. En mulighet er å bruke søkefunksjonen til å finne e-post fra steder som kontakter deg mye. For eksempel, hvis det er et nyhetsbrev du abonnerer på, søk nyhetsbrevet etter navn eller e-postadresse.

Når du har listen med nyhetsbrev, kan du håndtere det i bulk ved å velge alt og arkivere det i mappen "for å lese" eller "nyhetsbrev". Eller du kan jukse ved å velge alle elementene i innboksen din og sette den i en mappe som heter "som skal arkiveres". Dette tømmer innboksen uten å måtte sende hvert e-post, og likevel har du heller ikke mistet e-posten. Når innboksen din er tom, forplikte du til å administrere hver e-post som kommer til den angitte tiden du har planlagt å håndtere.