Enkle hjemmevirksomhetsarkiveringssystemer

Selv i denne digitale verden er det overraskende hvor mye papir en hjemmevirksomhet kan akkumulere. Videre er det så mye å spore i hjemmevirksomhet, fra dine økonomiske kontoer, markedsføringsstrategier, prosjekter, kunder og mer. Det er viktig å utvikle organisasjonssystemer tidlig i virksomheten din for å forsikre deg om at du kan finne det du trenger når du trenger det.

Hva du trenger å lagre og organisere

Til en viss grad vil de elementene du trenger for å utvikle et arkiveringssystem, være avhengig av virksomheten din.

Hvis du for eksempel selger et håndgripelig produkt, trenger du noe som sporer lagerbeholdningen din. Men her er en generell liste over elementer du trenger for å holde styr på hjemmevirksomheten din:

• Forretnings- og markedsføringsplaner.
• Juridiske dokumenter (dvs. LLC-papirarbeid, forretningslisens og registreringer av immaterielle eiendeler, kontrakter)
• Kontakter (profesjonelle, kunder, leverandører, tjenesteleverandører, osv.)
• Finansiell informasjon (resultatregnskap, balanser, Forpliktelser / fordringer)
• Skatt
• Forretningsutgifter (kvitteringer)
• Prosjekter

Sammen med denne listen vil du legge til elementer som er spesifikke for virksomheten din.

Systemer for organisering av hjemmevirksomheten

Odds bruker du en rekke metoder for å lagre og håndtere papirene og annen viktig informasjon. Nøkkelfaktoren er å velge en metode som passer best for deg. Hver og en har en annen måte å tenke på og organisere. For eksempel, for noen mennesker, er det mer sanselig å organisere filer i alfabetisk rekkefølge, men for andre, finner de det lettere å organisere etter dato.

Hvis du ikke er sikker på hva som fungerer best for deg, kan du prøve en, og hvis du sliter med å opprettholde den, må du adoptere et annet system.

Her er tre måter å organisere dine filer og informasjon på:

Enkelt bindemiddelarkiv:

For små bedrifter som ikke genererer for mye papirarbeid, er bindesystemet et godt valg.

Det er også ideelt for folk som liker å ha alt på ett sted eller som trenger informasjonen deres for å være mobil. Bindesystemet bruker et stort tre ringbindemiddel, arkbeskytter og seksjonsdeler. Bruk delingsdelerene til å organisere bedriftskategorier som ventende ordrer, gjennomførte ordre, masterkopier av forskjellige former … etc. Derfra begynner du å samle filene i arkbeskytterne.

Når bindemidlet blir fullt - i slutten av uken, måned eller tre måneder - er det på tide å rense. Du overfører bare kundeordrefiler og andre historiske poster til et tradisjonelt arkiveringssystem som tett reflekterer bindemiddelets organisasjon.

Tradisjonelt arkiveringssystem:

De tradisjonelle arkiveringssystemene bruker et arkivskap, hengende filer og manila-mapper. Nesten alle virksomheter vil til slutt trenge denne typen søknad ettersom virksomheten vokser.Det er bare for mye papirarbeid generert over tid, for ikke å ha en. Og siden skatteoppgavene må beholdes i syv år, trenger du et sted å lagre alle disse postene. Tradisjonelle arkiveringssystemer er ideelle for gjenstander som må holdes, men ikke tilgjengelig regelmessig, for eksempel tidligere års skatter og forretningslisenser. Her er noen tips for å få ditt tradisjonelle arkiveringssystem fra bakken og vellykket:

• Tenk på hvilken type system du faktisk skal bruke. Du kan gå og kjøpe kjølige kontorrekvisita og utarbeide det mest forseggjorte og fargerike arkiveringssystemet i verden, men hvis det ikke passer til din arbeidsstil, blir det bortkastet oppsetttid og penger.
• Opprett et system for å administrere papiret ditt som gir minst mulig "berøringer". Du vil unngå å bygge bunker med papir, og håndtere hver del flere ganger. I stedet jobber du med å ta avgjørelser om hvor et stykke papir må gå første gang du berører det.
• Sett tid til å arkivere. Det er enkelt å unngå denne oppgaven som pesten, men det er nødvendig og vil hjelpe bedriften å kjøre mye mer jevnt. Spesielt kvitteringer og andre gjenstander brukt på skattetid, holder disse tingene organisert gjør det å legge inn skattene dine så mye lettere.

Elektronisk arkiveringssystem:

Den digitale verden har ikke helt eliminert behovet for papirlagring, men det har gjort lagring av opplysninger lettere. Digitale systemer kan opprette, sende og administrere fakturaer, og det kan spore hjemmet økonomi og deretter importeres til skatteprogramvare for e-arkivering. Du kan skanne kvitteringer og lagre dem i en fil på datamaskinen din (selv om du sikkert bør holde papirversjonen også). Elektroniske systemer kan lagre dine klienter, kunde og prospektinformasjon i et kundeforholds styringssystem for enkel tilgang, e-post, fakturering og mer. Nettbaserte systemer kan brukes til å lagre ideene dine, hjelpe deg med å håndtere prosjekter, organisere informasjon eller forskning.

Men som papirfilsystemer, trenger ditt digitale arkiveringssystem å ha en organisasjonsstruktur, ved hjelp av mapper og filer lagret på datamaskinen eller i skyen. For enkleste ledelse, bruk samme struktur og filnavn i ditt digitale system som du gjør i papirsystemet ditt.

For å beskytte dine digitale filer, sikkerhetskopiere dem på en egen harddisk eller til et online lagringssystem.

En kombinasjon av alle de ovennevnte

Sjansen er at du må bruke mer enn ett system for å administrere all data og materiale du må lagre i din bedrift. Først må du bestemme hva som fungerer best for deg, og deretter implementere det. For eksempel kan du ha et bindesystem som hjelper deg med å organisere den daglige ledelsen av virksomheten din, for eksempel din tidsplan, markedsføring og kopier av skjemaene dine. Ditt tradisjonelle system kan holde alle dine langsiktige papirer som tidligere års skatter, tillatelser og forretningslisenser og registreringer av immaterielle rettigheter. Du kan bruke et digitalt system til å lagre dine ideer, for eksempel Evernote, og spore prosjekter.

På den annen side kan du være så digital som mulig, ved hjelp av en online oppgaveliste og kalender, skanner alle kvitteringer til datamaskinen, og bruker programvare eller online-tjenester til alle andre forretningsbehov. Likevel vil du fortsatt ha et system for å administrere papiret som genereres. Nøkkelen er å finne systemet som er enkelt for deg å holde fast med og finne den informasjonen du trenger, når du trenger den.

Oppdatert september 2016 Leslie Truex