Hendelse Registreringsveiledning: Løsninger for suksess

Fremskritt innen teknologi har hatt en betydelig innvirkning på hendelsesplanlegging og hendelsesregistrering spesielt. Langt borte er dagene av papirinvitasjoner som kommer i en konvolutt med et frimerke. Online registrering er stadig mer vanlig for alle typer arrangementer, fra forretningsseminarer og årlige konferanser til milestone bursdagsfest og selskapsferiefunksjoner. Selv om denne online prosessen kan virke enkelt, krever det fortsatt arbeid.

Heldigvis for eventplanleggere er det mange verktøy tilgjengelig for å hjelpe med hendelsesregistrering. Valg inkluderer enkle plattformer som takler grunnleggende om hendelsesregistrering og de som er mer avanserte, og tilbyr multifunksjonelle applikasjoner. Noen hendelsesregistreringsprogrammer behandler hendelsesbetalinger. Noen gir også automatiske refusjoner dersom en registrering avbrytes. Andre pakker oppretter registrerte navnekoder. Eventregistreringsverktøy kan også muliggjøre integrasjon med et konferanseselskap eller selskapets nettsted, samt koble til sine sosiale medier-plattformer.

Dessverre, med så mange alternativer, kan prosessen med å velge hendelsesregistreringsverktøyet for din virksomhet være overveldende, minst sagt. Her følger en enkel veiledning for valg av hendelsesregistreringsverktøy som best tjener planleggingsvirksomheten din.

Velge hendelsesregistreringsprogramvare: Hvor skal du begynne?

Når du velger hendelsesregistreringsverktøy, er det best å starte med å bestemme dine behov og ønsker.

Tenk gjennom registreringsprioriteter og arrangement for planlegging av arrangementer. Spør deg selv disse spørsmålene:

• Er dine behov enkle og krever bare behandling av registreringer og betalinger?
• Tilbyr du flere økter i hovedhendelsen som krever flere registreringer?
• Trenger du å håndtere hotellbestillinger eller reisearrangementer?
• Støtter du en konferanseside?
• Vil du gi navneskilt, koordinere audiovisuelle krav eller hosting spesielle uttrekkssessioner?
• Administrerer du mer enn én aktivitet samtidig?
• Er arrangementet en årlig begivenhet eller en engangsarrangement?

Svarene på disse spørsmålene vil hjelpe deg med å finne den registreringsprogramvaren som passer best for dine behov.

Eventregistreringsverktøy

Med så mange valg i hendelsesregistreringsprogramvaren, er det lett å bli fanget opp i prangende funksjoner og de nyeste verktøyene, uavhengig av om de jobber for arrangementet eller om de selv vil bli brukt i det hele tatt. Ikke bli lokket av den nyeste og største. I stedet lager du en liste over de funksjonene du bruker for øyeblikket i hendelsesregistreringsprosessen, og legg til de som du vil inkludere for å effektivisere prosessen. Enkelte funksjoner som er tilgjengelige, inkluderer følgende:

• Registrering av hendelser på nettet
• Registrering av hendelser på stedet
• Registrering av deltakeregrupper
• Deltakerinnsjekking
• Betalingsprosess for hendelser
• Deltagelsesstyring og rapportering > Opprettelse og administrasjon av deltagere
• Registrering for individuelle økter
• Formutvikling
• Hotellrengjøring
• Markedsføringsledelse
• Sosiale medier
• Undersøkelser og hendelser tilbakemelding
• Ikke alle hendelsesregistreringsverktøy er Kostbart

Mange hendelsesregistreringsverktøy tilbyr standardfunksjoner til en fornuftig pris, som er godt egnet når man håndterer enkle hendelser.

Disse programmene inkluderer grunnleggende registreringsskjemaer som kan kobles til nettstedet ditt. De kan samle registreringsinformasjon, inkludert kredittkortinformasjon, for å registrere og behandle kredittkortbetalinger. I tillegg kan deltakerregistreringslister kompileres eller eksporteres. Avhengig av hva slags hendelser du planlegger og hyppigheten av hendelsene, kan disse enkle verktøyene være en god passform ved å gi akkurat det du trenger uten å bli slått ned med alle slags ekstra funksjoner som ikke er til nytte for deg.

Multi-Faceted Eventregistreringsverktøy tilbyr ekstra muligheter

Hvis ditt arrangement med planleggingsplanlegger har du planlagt store konferanser, kan hendelsesregistreringsverktøy som gir ekstra funksjonalitet utover det grunnleggende, være akkurat det du trenger. Løsninger inkluderer de som behandler hendelsesregistrering og kombinerer denne funksjonen med muligheten til å spore og rapportere ulike detaljer om en større og mer kompleks hendelse.

Hvis arrangementsdeltakere skal registrere seg for konferansen og deretter registrere seg for spesifikke verksteder innen en gitt økt, er det verktøy for å aktivere denne funksjonen.

Enkel programvare vil tillate behandling av flere deltakere fra en organisasjon med en betalingskilde, samt tilby ulike prisstrukturer basert på gruppetilbud eller tidlig registreringsavgift. Hvis du trenger tilpassede rapporter, kan du se etter en arrangementsregistreringspakke som automatisk genererer rapporter ved å opprette attendance lister basert på individuelle verksteder eller andre parametere du velger. Konferanser krever vanligvis trykte navnemerker, så sett det på "må ha" -listen slik at disse kan opprettes automatisk som en del av hendelsesregistreringsprosessen og se etter tilpasning for å reflektere om deltaker er registrert for hele konferansen, en del av uken eller bare en bestemt dag.

Verktøy for integrering av registrering

For de hendelsesplanleggerne som gjennomfører mange hendelser, kan integrering av registreringsdata i din eksisterende database være en kritisk funksjon for din organisasjon. Vurder nåværende metoder for å legge til registranter i databasen din og identifisere forbedringsområder. Det er viktig å tenke på ulike måter denne informasjonen kan integreres med eksisterende informasjon, som personer som har frivillig eller donert. De fleste hendelsesregistreringsprogrammene gir muligheten til å eksportere data manuelt. Denne metoden er imidlertid tidkrevende fordi det krever manuelt å importere informasjonen i databasen din på nytt. Utforsk pakker som kan tilfredsstille ikke bare dine krav til registrering, men også støtte dine beherske ledelsesbehov.

Ta en prøvekjøring før du kjøper

Når du har begrenset ditt valg av hendelsesregistreringsprogramvare, må du avgjøre om de tilbyr en gratis prøveperiode. Det vil gi deg muligheten til ikke bare å teste ut funksjonene, men for å se om den har funksjonaliteten du trenger, og hvis det passer godt for arrangementet. Det er også en mulighet til å oppleve nivået på kundeservice når du svarer på dine spørsmål eller arbeider for å løse et problem du har.