Hva er uoppfordret eiendom og hvordan håndterer jeg det?

Hva er uoppfordret eiendom?

Du kan ha kreditorer (uanmeldte sjekker) du ikke kan sende til en leverandør, overbetalinger til en kunde eller en lønnsslipp som ikke er utbetalt av en ansatt eller annen eiendom som tilhører noen andre, men som bedriften din har i sin besittelse og du vet ikke hvordan du får denne eiendommen til den personen som eier den.

Det er viktig å merke seg at lovene som gjelder ikke-påkrevd eiendom (inkludert lønnsslipp) er regulert av de enkelte stater. Forskriftene er de av staten der mottakeren er, ikke staten hvor virksomheten din er.

Hvis virksomheten din befinner seg i situasjonen hvor du ikke finner eieren av uberettiget eiendom, er det to ting du må gjøre:

1. Gjør all rimelig innsats for å finne mottakeren av betalingen, slik at du kan gi dem pengene.

2. Hvis du ikke finner mottakeren innen rimelig tid, må du rapportere manglende betaling til staten og betale pengene til staten, så den er tilgjengelig for mottakeren på et senere tidspunkt.

La oss si at du har betalt en ansatt som har forlatt bedriften din, og som ikke har innbetalt en lønnsslipp. Du har penger i din lønnskonto, men husk at det ikke er din eiendom. Uoppfordret eiendom betraktes som en forpliktelse for regnskapsmessige formål; det vil si det er eiendom du holder, men som ikke er bedriftens eiendom.

Virksomheten har to ansvarsområder for uopptjent eiendom: (1) å rapportere og betale uoppkrevne eiendeler til riktig stat, og (2) for å sikre at selskapet korrekt reflekterer forpliktelsen i balansen.

Uoppfordret eiendom og din bokføring av virksomheten

Når du kommer til det punktet der du må rapportere uanmeldte sjekker til staten, kan du vurdere å annullere sjekken og sette beløpet inn i en sperrekonto. Dette vil bidra til å sikre at midlene ikke utilsiktet blir brukt.

Du burde allerede ha betalt arbeidsskatt på dette beløpet.

Behold alle registreringer om denne betaleren eller arbeidstaker, og sørg for at du fortsetter å prøve å kontakte personen regelmessig. Justin Pritchard, Banking Expert på Balansen, har en mal for fremragende sjekker du kanskje vil vurdere å bruke.

Rapportering og betaling til statlig

Prinsippet om escheat (uttales "es-cheat" akkurat som det ser ut) styrer her. Escheat betyr "overgivelse", og det er basert på en felles lovdoktrin som krever uoppfordret eiendom returnert (overgitt) til staten, ikke beholdt av personen som har det. Tanken er at eiendommen ikke er din, og at staten har flere ressurser for å finne den enkelte eller et selskap som har eierskap.

Hvis ingen eier er funnet, beholder staten eiendommen. Hvilke typer eiendom som kan være aktuelt, er sjekker (inkludert lønnsslipp), sperringsfonde, overbetaling av kunde, betalingskrav, du kan ikke betale til leverandører, lønnskontroller og provisjonskontroller.

Statlige lover på uoppfordret eiendom

Alle stater har escheatlover som beskriver tidsperioder og prosedyrer. Statlige lover inneholder vanligvis disse trinnene:

• Staten angir en tidsperiode uten kontakt angående eiendommen.
• Deretter er det en periode med å prøve å finne eiere, sende due diligence-brev til den siste kjente adressen. Det ville være fint å sende disse brevene med sertifisert post eller "tilbakebetaling av kvittering", så du har en oversikt over å prøve å kontakte personen eller firmaet.
• Etter denne perioden i året må du sende inn en rapport til staten og et beløp på grunn av eiere som du ikke kunne kontakte.

Uanmeldte lønnspakker

Uanmeldte lønnsslipp er også gjenstand for escheatlover som uopptatt eiendom. Loven i staten der arbeidstakeren sist arbeidet gjelder. Hvis du har en lønnsslipp for en tidligere ansatt eller ansatt som ikke har blitt hevdet for en periode, må du følge samme statusrapporteringstidslinje som for annen eiendom. Se denne artikkelen for mer diskusjon om hvordan å håndtere uanmeldte lønnsslipp.

State Escheat Laws

Du kan søke etter statens navn og ordet "escheat". For eksempel, søk etter "Iowa escheat lover." Du kan se på statens kasserer, institutt for inntekt eller skattemyndighet for å finne informasjon. Husk at hver stat har forskjellige krav. Denne nettsiden av en advokat inneholder mer informasjon om uoppfordret eiendom, inkludert lenker til eskeatlover i alle stater.

Regnskap for uoppfordret eiendom

Regnskap for uoppfordret eiendom varierer avhengig av sannsynligheten for at eiendommen skal hevdes. Ifølge Journal of Accountancy er det i mange tilfeller best å gjenkjenne tapet, fra et regnskapsmessig synspunkt, selv før du slår det over til staten. Snakk med skatterådgiveren før årsskiftet for å diskutere listen over potensielle uopptjente eiendommer.

Noen forslag til å håndtere uoppfordret eiendom

1. Finn ut lovene i staten din , eller for alle stater hvor du har ansatte som jobber. Vær særlig oppmerksom på perioden etter hvilken du må rapportere uavhentet eiendom til staten.
2. Konfigurer retningslinjer og prosedyrer for å fange opp informasjon om ikke innhentet eiendom og en tidslinje for gjennomgang av listen og sende ut varsler hvert år.
3. Deretter, sett en gang hvert år for rapportering og betaling for uinnhentet eiendom.

Statlige revisjoner

Endelig, husk at uavhentet eiendom ikke er eiendommen til din bedrift. Stater kan og gjør tilsyn med ubebodd eiendom, og kan vurdere bøter og straffer for manglende overholdelse av statlige lover.