Hvordan å gjennomføre effektive møter

Frykter du deg på det ukentlige stabsmøtet? Finner du deg selv sitter der, twirling din penn, og motstår fristelsen til å kikke på smarttelefonen, lurer på hvorfor i verden er du der når du har så mange andre ting å gjøre? Eller verre, er du på hodet på bordet som leder møtet mens du ser på andres uinteresse? Du er ikke alene. Dårlig styrt møter er en produktivitetsmord og de hjelper absolutt ikke med ansattes moral.

Si farvel til de kjedelige møtene og lær hvordan du utfører effektive møter som gir ansatte engasjert og motivert.

7 tips for effektive møter

Opprett møtetes mål

Før du sender ut en møtevarsel og legger den på kalenderen din, spør deg selv hvorfor du vil holde et møte og bestemme målet. Er det et møte for å få medarbeiderne på en forandring i ledelsen? Har du en beslutning om et prosjekt? Er det en brainstorming for en ny forretningsstrategi? Vær sikker på at samling av ansatte i et rom for ansikt til ansikt diskusjon og samhandling er nødvendig for målet ditt; Hvis formålet med møtet er en statusoppdatering, kan det være bedre å bruke alliansens tid til å sende ut en gruppepost.

Kommunisere møtens formål

Når du inviterer andre til møtet, vær klar over formålet med møtet. Dette vil ikke bare holde deg fokusert, men gjør det mulig for ansatte å delta i møtet, utarbeidet enten med dokumenter eller med tanker i saken for hånden.

Kommunikasjon er viktig for et effektivt møte.

Vær selektiv om deltakere

Ingen setter pris på å delta på et møte som ikke har noen tilknytning til dem eller deres arbeid. Bestem hvem som virkelig trenger å være der og hvorfor. Hvilken innsats trenger du? Hvilke kollegaer må delta og vil sannsynligvis ha spørsmål i saken?

Hvis noen er på listen som bare trenger å bli informert om hva som ble diskutert, gjør dem en tjeneste og ta dem av listen. De kan enkelt oppdateres med en oppfølgings-epost. Tiden er verdifull og ingen arbeidsgiver ønsker å påvirke produktiviteten negativt ved å ha ansatte på møter som er unødvendige.

Du må opprette en møteagenda

Å holde et møte uten en bestemt møteagenda, er i ferd med å klatre inn i en seilbåt og håper vinden tar deg der du vil. Du vil - helt bokstavelig talt - gå tapt til sjøs. Møtelageren din vil lede deg til ditt endelige reisemål. Inkluder emner som skal diskuteres og hvem som skal adressere hvert element dersom andre deltar. Send agendaen til deltakerne på forhånd, slik at alle vet hva de skal forvente og kommer forberedt.

Hold deg til din plan

Selv det best planlagte møtet vil gå galt hvis diskusjonen blir spart og går av på tangentielle emner. Det er derfor de fleste møter ikke klarer å nå sitt mål - de holder seg ikke på sporet. Ved inngangen til møtet ditt skal du opprette grunnregler og en angitt tidsfordeling for hvert element på dagsordenen, samt det samlede møtet. For eksempel, "Takk for at du kommer i dag. Allians tid er verdifull, og det er mitt mål å holde dette møtet i mindre enn en time.

La oss holde fast ved gjenstandene og reservere diskusjon om andre emner til en senere tid. "Rein i alle som monopoliserer diskusjonen eller introduserer emner, ikke på dagsordenen.

Hold dem engasjert

Visuelle hjelpemidler går langt for å holde alle fokusert på møtet og ikke på telefonene eller klokken. Legg inn agendaen på et smart styre foran på rommet. Prosjektbilder på en stor skjerm ved hjelp av en datamaskin; noe for å holde øynene oppe foran.

Sammendrag møtet

Har du noen gang forlatt et møte og har en helt annen takeaway enn din kollega? Pass på at dette ikke skjer med møtet ditt ved å sende en oppfølging innen 24 timer. Ta med et sammendrag, uthev viktige temaer adressert, oppgaver tildelt og angi frister. Sende dette ut i tide vil sikre at deltakerne ikke går i feil retning.