Det du trenger å vite om møter før møter

Møter og arrangementsplanleggere forventes å holde et "pre-con" møte med konferansesjefssjefen på hotell, konferansefasiliteter, konferansesentre og andre steder før en planlagt konferanse.

Det er i hovedsak konferansen før konferansen.

For de som kanskje ikke planlegger hyppige møter, kan et pre-con-møte virke ubehagelig eller vanskelig i begynnelsen fordi det kan inkludere nye vilkår eller språk, for eksempel "arrangement CV" eller "bankett arrangement ordre."

< ! --1 ->

Hva bør Eventplanleggere forvente fra en pre-con?

En pre-con er et møte som arrangeres med arrangementsleverandører og leverandører der arrangementet eller programmet er planlagt å finne sted. Det holdes vanligvis en eller to dager før den aktuelle hendelsen, og er forskjellig fra turen gjennom det som skjer på dagen for en hendelse.

Noen mennesker kan knytte pre-møter med planlegging av større konferanser, kongresser, kongresser og insentivprogrammer. Det er imidlertid også vanlig å holde pre-con møte for seminarer og andre spesielle arrangementer.

Hva du kan forvente under en pre-con-møte

Pre-con-møtet gir arrangementsplanleggeren mulighet til å gjennomgå all endelig logistikk for et gitt program med leverandørledelsen som er involvert i programmet.

Vanligvis er et pre-con møte koordinert og planlagt av stedets konferansesjef. Han eller hun vil invitere ledere fra ulike områder som er involvert i hendelsen for å gjennomgå logistikken av deres spesielle rolle for en hendelse.

Dette er en utmerket tid for møte- eller arrangementplanleggeren å etablere en rapport med alle involverte.

Under pre-con er det hensiktsmessig at arrangementplanleggeren markerer noen av hovedmålene til arrangementet, inkludert viktig informasjon om organisasjonen som arrangerer arrangementet, viktige meldinger som blir formidlet ved arrangementet og viktige VIP-er.

Pre-Con er riktig tidspunkt for å gjennomgå hendelsen CV

En hendelse CV er også kjent som hendelse spesifikasjoner. Den inneholder all relevant informasjon om et program eller en hendelse, inkludert detaljer om selve programmet. Disse elementene kan omfatte noen eller alt av følgende: datoer, tider, kontakter, deltakerprofiler, nødkontakter, mat og drikke, transport, fraktinformasjon, fakturering, audio / visuelt og andre spesielle behov.

Hver avdelingsleder vil gjennomgå hans eller hennes forståelse av hendelsen, inkludert relevante detaljer og deres typiske driftsprosedyrer. De vil også se gjennom forståelsen av arrangementskontrakten og informasjonen som tidligere ble delt på banketthendelser.

Planleggere for møte og arrangement bør huske å stille detaljerte spørsmål knyttet til hendelsesspesifikasjonene i løpet av denne tiden, for eksempel bemanningsnivåer og navnene på viktige kontakter under selve arrangementet fra alle representerte områder.Nøkkelelementene i pre-con diskusjonen kan omfatte en gjennomgang av:

• Krav til mat og drikke
• Krav til gjesteromlisten (hvis det er aktuelt)
• Konferanse- og messeutstillingskrav
• Møterom og messerom krav (gulvplaner)
• Tekniske krav, for eksempel elektrisk og telekommunikasjon
• Detaljer om signageplassering

Dette er den ideelle tiden for å gjøre endringer i siste liten. Selv om de kanskje ikke alltid liker det, forventer de fleste leverandører og leverandører rimelige (og urimelige) endringer. Selvfølgelig, hvis pre-con er planlagt i en tid når oppsettet pågår, bør du vurdere å foreta en tidlig romkontroll for å sikre at alt går tomt.