Hvordan sikre data nøyaktighet i jobbkostnad

Mange mindre og mellomstore bedrifter gjør feilen ved ikke å bruke en jobbberegningsplan eller bygge en som er sårbar for feil data eller data mangel. Med en solid jobbkostnadsplan er det enklere å analysere fremdriften til det samlede prosjektet, se på hvert trinn og identifisere områder som trenger forbedring. Store tidsbesparelser og sperringer kan lett unngås med en god plan. Også å ha en god jobbkalkuleringsplan med tiltak for å forbedre data-nøyaktigheten gir et selskap overtaket mot konkurrenter.

Når det er riktig implementert, gir en jobbberegningsplan følgende fordeler:

• Nøyaktig rapportering i tide.
• Å vite hvor og hvordan kostnadene påløper.
• Muligheten til å spore kostnader og sammenligne dem med jobbbudsjett og projeksjoner.
• Muligheten til å foreta endringer umiddelbart etter hvert som de blir nødvendige.
• En database med informasjon fra tidligere prosjekter for å øke nøyaktigheten i fremtidige prosjekter.
• En sjanse til å overvåke statusen for oppgaver involvert i prosjektet og det overordnede prosjektet på høyt nivå.

Handlingsplanlegging for jobbkostnad

Selv om et budsjett er den økonomiske ryggrad i et prosjekt, får det ikke alltid tilstrekkelig planlegging og overvåking. Mange mindre selskaper angir bare et dollarbeløp eller en rekkevidde for det totale prosjektet. Oppgaver kan ikke undersøkes riktig for å ta hensyn til mulige kostnadsavvik i forhold til estimater.

Budsjettene blir også forsømt når prosjektet utvikler seg.

Det er viktig å overvåke budsjettet og foreta justeringer regelmessig. Planlegg å gjøre dette, og har både et åpnings- og avsluttende budsjett.

Når budsjettet er satt, er det på tide å ta de nødvendige skritt for å sikre data nøyaktighet. Dette er noen gode fremgangsmåter for å implementere en solid jobbkostnadsplan som vil lagre feil og sikre korrekt dataregistrering.

en. Spor kostnadene grundig

En av de største feilene fra mange mindre selskaper sporer ikke data grundig. Legg det til en plan som ikke er bygget solid, og det er en oppskrift på katastrofe. Tenk deg å lukke på en jobb og deretter motta en regning fra en leverandør med en bratt sen betaling. Den sena avgiften kommer med en ekstra straffegodtgjørelse, og summen for den uberegnede feilen er nok til å gi en merkbar skade i prosjektets samlede lønnsomhet.

Utvikle et system for logging av anslåtte utgifter, og sørg for å spore dem gjennom prosjektets faser. Det skal være et system med data- og kostnadskontroll for hver fase av et stort prosjekt. Utsted alltid og spor kjøpsordrer for et klart bilde av kostnadene.

2. Utvikle en endringsordreprosess

Når oppgaver begynner å overlappe og tiden er begrenset, kan budsjettendringer finne sted, men ikke dokumenteres.Dette kan påvirke utfallet av prosjektet og dets forventede fortjeneste. Hvis det er noen endringer i budsjettet gjennom hele prosessen, dokumenter dem umiddelbart.

Dette hjelper alle involverte parter til å forstå de faktiske jobbkostnadene, og det sikrer betaling for selskapet som planlegger prosjektet. Utvikle et system for dokumentasjon og overvåking av endringsordrer for alle involverte parter.

3. Bruk Daily Time Sheets

Arbeidstimer som er dokumentert feil, sent eller ikke, kan komme opp til budsjettet når prosjektet er ferdig. Tenk deg å se på arbeidstimer og merke til at noen få arbeidere logget av på oppgaver, men logget ikke sine timer for den dagen, og dette mønsteret skjer flere ganger gjennom hele prosjektet.

Folk kan bli opptatt med et prosjekt umiddelbart og glemmer å dokumentere sin tid. Forsikre deg om at hver person bruker et daglig tidsark, og har en hovedliste for en leder eller veileder å bruke til å bekrefte tidsmeldinger hver dag. Det er mye bedre å dokumentere tid på daglig basis enn på ukentlig basis for å sikre nøyaktighet og forebygge økonomiske tap senere.

4. Sammenlign estimater til faktiske kostnader

Mange små bedrifter gjør feilen ved å skaffe estimater bare i begynnelsen av et prosjekt.

Når prosjektet utvikler seg, kan det oppstå problemer som berettiger behovet for kostnadsjusteringer.

Forsyningskostnader for enkelte varer kan øke, og enkelte prosjekter kan kreve flere forsyninger enn det opprinnelige estimatet. Disse endringene resulterer i en høyere total kostnad, og det kan være en stor skade hvis det er en overraskelse på slutten av prosjektet. Har en estimator gjøre flere estimater gjennom hele prosjektets levetid for å sikre at de anslåtte kostnadene er i tråd med de faktiske kostnadene.

5. Overvåk utgifter gjennom hele prosjektet

Det er lett å overse kostnadsendringer, ekstrautgifter og feil når prosjektet utvikler seg. Det er apper og programvare som gir varsler når bestemte jobber ikke har blitt fakturert eller når kostnadsfremskrivninger begynner å falle under faktiske kostnader. Tenk deg å fullføre et prosjekt og deretter innse at en stor jobb ikke ble fakturert. Dette er bare en av mange mulige måter å miste penger på.

Et sporingsprogram er en verdifull ressurs for ethvert større prosjekt og kan hjelpe fagfolk til å gjøre justeringer for å holde seg på budsjett og holde tritt med fakturering. Hvis et program også har en mobilapp, gjør dette det enkelt å spore og oppdatere kostnader eller sende regninger fra hvor som helst. Det er alltid bedre å fullføre oppgaver som de kommer til å huske i stedet for å sette dem av før de kommer tilbake til kontoret.

6. Minimere kodingsfeilrisiko

Mange selskaper bruker regnskapsmessig programvare for å legge inn alle utgifter. Ved hjelp av en ekstern regnskapstjeneste for å håndtere kostnadsrapporter og alle detaljerte oppgaver for regnskap er en stor fordel og den mest nøyaktige måten å spore økonomi på. Men fagfolkene som driver disse tjenestene må ha nøyaktige data for optimale økonomiske resultater.

I mange tilfeller legger prosjektarbeidere feilkoder inn i interne rapporteringssystemer.Når disse feilkodene overføres til eksterne regnskapsavdelinger, registreres de feil og kan forårsake problemer. Det samme gjelder for interne regnskapsavdelinger, men kan også koste selskapet mer tid og penger for å finne feilene.

Hvis et kodesystem forårsaker problemer, er det på tide å revurdere det og komme opp med et enklere eller klarere system. Alternativt kan du bruke elektronisk koding med en bekreftelsespørsmål for hvilken som helst innkodskode som beskriver hva koden betyr og gjør at brukeren bekrefter denne informasjonen før du sender den inn.

7. Vet hvem som gjør endringer

Hver profesjonell forstår betydningen av ansvarlighet. Men selv profesjonelle kan ikke eie opp til sine feil hvis det er mulighet til å gjøre det. Når flere parter jobber med et prosjekt, er det viktig å dokumentere hvem som fullfører oppgaver, som lager dataendringer, hvem endrer økonomiske prognoser og som foretar kjøp. Dette gjør det lettere for alle parter å vite hvem som skal kontakte for ulike problemer og også identifisere hvem som kan gjøre kritiske feil.

Selv om feil fortsatt kan påvirke utfallet av prosjektet, må de som gjør dem identifiseres for å hjelpe dem å forstå feilene sine og gjøre nødvendige endringer for å forhindre de samme problemene i fremtiden. Bruke programvare som krever at brukere logger på for å gjøre noen av disse viktige endringene, er en god start.

Data nøyaktighet og jobbkostnad er en innsats for teamet

Det viktigste rådet å huske når du bruker disse handlingstipsene er å holde prosjektet en innsats. Alle må bidra til data nøyaktighet for et prosjekts optimale utfall. Definer hver avdeling eller arbeidsgruppe sine plikter, og identifiser hvordan disse plikter og data nøyaktighet er knyttet til prosjektets samlede økonomiske suksess.

Lag en presentasjon som beskriver hvordan hver del av teamet fungerer. Møt med alle før prosjektet begynner å gå over disse punktene og for å sikre at alle forstår deres roller og rollen til andre.

En viktig del av å bygge et sterkt team og hjelpe dem å forplikte seg til datakontroll i jobbkostnad, ber om hjelp. Bare å fortelle lagene om deres plikter og økonomiske fremskrivninger, informerer dem bare. Å føle seg verdsatt, for å bedre forstå deres roller og aktivt ønsker å delta, må de være involvert.

Når du møter alle medarbeiderne, må du sette opp en brainstorming. Be om deres innspill, og bygg en handlingsplan basert på alles innsikt og forslag. Siden ikke alle lag som er involvert i et prosjekt fullt ut forstår oppgaver eller utfordringer fra andre lag, kan denne øvelsen ta en lang vei for å løse eventuelle hindringer, skjulte kostnader og andre problemer.

Alle disse forsiktige trinnene forbedrer data nøyaktigheten, bygger en solid jobb kostnadsplan og bidrar til et vellykket overordnet prosjekt.