Hvordan man bruker File W-2 skjemaer og W-3 skjemaer

OPPDATERING: Ny tidligere innleveringsdato for W-2 skjemaer og W-3 Form

IRS har kunngjort at søknadsfrist for innlevering 2016 W-2 og 1099 skjemaer, med Social Security Administrasjon, inkludert W-3-skjemaer, er 31. januar 2017. Det er en måned tidligere enn den tidligere innleveringsdatoen; Tidligere dato ble satt opp for å bidra til å forhindre skattesvikt. Tidligere dato gjelder for alle søknader, inkludert online arkivering. Les mer de nye W-2 og 1099 arkiveringskravene.

Hvordan arkiverer jeg W-2 skjemaer og W-3 skjemaer på nettet?

W-2 Lønnings- og skatteerklæringer for hver ansatt må sendes til SSA hvert år for alle dine ansatte, for det foregående kalenderåret. W-2 skjemaer for ansatte sendes sammen med skjema W-3, som er et sammendrag.

W-2-skjemaene forfaller, sammen med W-3 ​​sammendragsoverføringsformer, i slutten av februar for året før. Siden disse skjemaene skyldes ansatte i slutten av januar, gir dette tid til at skjemaene skal vurderes av ansatte og for eventuelle feil som skal korrigeres.

Du kan e-post Forms W-2 online på SSAs nettside for Business Services Online. Du kan lage utfyllingsversjoner av disse skjemaene, skrive ut kopier for arkivering med statlige eller lokale myndigheter, for distribusjon til ansatte, og for dine egne poster.

Arkivere 250 eller flere W-2 skjemaer? Du må sende på nettet

Sosialforvaltningen sier,

Hvis du legger 250 eller flere skjemaer W-2 i løpet av et kalenderår, må du arkivere dem elektronisk, med mindre IRS gir deg avslag. (Du kan bli belastet en straff hvis du ikke sender filen elektronisk når det kreves.)

Fordeler ved e-arkivering W-2 skjemaer og W-3 skjemaer

• E-arkivering, ifølge IRS, sparer tid og krefter og bidrar til å sikre nøyaktighet.
• Du trenger ikke å beregne og sende inn et W-3 transmittal skjema; Sosialtilsynet genererer automatisk en W-3.
• Hvis du er e-fil, er forfallsdato slutten av mars, en måned senere enn hvis du legger inn disse skjemaene via post.
• Du kan bruke BSO-siden til å bekrefte personnummer for lønnsrapporteringsformål.
• BSO-nettstedet tilbyr en opplæring, håndbøker, en sjekkliste og mange andre nyttige opplysninger som hjelper deg med å e-fil disse W-2-skjemaene.
• Hvis du gjør en feil i en eller flere W-2 skjemaer etter at du har arkivert, kan du sende inn W-2c skjema for å rette feilen.

Før du sender inn disse skjemaene elektronisk

For å sende inn W-2 skjemaer på Internett, må du først registrere deg hos Sosial Sikkerhetsadministrasjonens Business Services Online-seksjon.

Da må du opprette og lagre W-2 skjemaene dine ved hjelp av et spesielt filformat og sende dem til BSO.

Etter at filene er sendt, kan du se de opplastede filene og se feilrapporter, inkludert navn og sosiale feilnummer, og foreta korrigeringer.

Du kan også se gjennom statusen for innleveringen og se om filen er akseptert.

Fortsatt forvirret om Form W-2? Svar på dine spørsmål om W-2-skjemaet