Hvordan forhandles kostnadene med et hotell

Etterspørselen etter hotelltjenester har jevnt økt de siste årene, og vippet forhandlingens innflytelse til fordel for foretrukne egenskaper i stedet for hendelsesplanleggingsklienter. Dette har lagt ekstra press på hendelsesplanleggere for å finne måter å forhandle med hotellsalg for å senke noen av disse utgiftene.

Avhengig av hendelsesplanleggerens omstendigheter, vil disse tipsene bidra til å oppnå litt besparelse med gjesterom, møtetjenester og catering.

1. Utnytt flere møter på samme sted. En av de mer effektive strategiene for å spare penger er å holde størstedelen av hendelsene dine gjennom hele året på samme eiendom. Hotel salgsforvaltere ønsker å oppnå bestemte inntektsnumre som de sannsynligvis vil vise mer fleksibilitet til en klient som de vet, kommer tilbake hele året vs. en engangsklient.

2. Utnytt det totale antall rom for arrangementet. Hotellforvaltere vil vise fleksibilitet på møterom plass kostnader og selv catering utgifter hvis de vet at en hendelse vil inkludere en blokk av rom. Gjesterommene tilbyr en høyere fortjenestemargin enn noen annen hendelse.

3. Utnytt ekstra rabatter på gjesterommene. Salgsledere vil også rabatte gjesterom eller gi sine kunder den laveste prisen på den tiden. Arrangørplanleggere bør sammenligne prisene som salgsforvaltere gir mot enhver bedriftskontrakt som allerede er etablert med dette hotellet - spesielt hvis det er en kjede - for å sikre den beste prisen.

4. Forhandle mat og drikke krav. Mange planleggere vil kutte kostnader ved å justere denne kategorien, og hotellets ledere hjelper deg gjerne. Menyene er utformet for å tilpasses for å tilfredsstille alle budsjettene. Men i min erfaring er det bedre å identifisere dine foretrukne mat og drikkebehov, og be om rabatter da prisen overstiger budsjettet. Hotellforvaltere forstår: Arrangørplanleggere er i virksomheten for å holde sine gjester lykkelige, og det er også hotellet.

5. Forhandle lyd / visuell utgift. A / V er et område hvor skjulte utgifter raskt kan legge opp, og noen ganger kan forhandles, men ikke alltid. Leie LCD projektorer varierer fra sted til spillested, og kan bli priset ganske opprørende. Så lenge lokalet ditt ikke krever faglig arbeidskraft, vær modig og foreslå diskontering her, selv med å sitere din egen foretrukne avgift. Og be om at noen utgiftsposter skal fravikes, hvis det er mulig. Timepriser på arbeidskraft er ikke omsettelige. Spillestedene er klar over kundens frustrasjoner med A / V-avgifter og er outsourcingsoperasjoner til tredjepartsfirmaer i stedet; eliminere eventuelle forhandlingsansvar.

6. Utnytt totalt arrangement på hotellet. Salg vil gi en hendelsesplanlegger med kostnader for hvert kostnadselement og / eller tjeneste separat.Denne "line item" tilnærmingen favoriserer hotellet eller spillestedet og ikke klienten. Da dette skjer, bør en arrangementplanlegger samle den totale investeringen i deres program på en eiendom, og diskutere reduksjoner basert på den totale summen av pengene som brukes på alle tjenestene. På slutten av dagen vet hotellet salgsansvarlig hvor mye penger de ønsker å motta i bytte for sine tjenester. For de som teller sine kostnader og adresserer bunnlinjen, vil flere besparelser følge.

7. Vær ekstremt fleksibel på tid, rom og datoer. Hold et program i løpet av ikke-toppdatoer og se hvor fleksibel salgssjefen for hotellet blir. Også, hvis en planlegger er fleksibel på deres plassbehov, vil hotellsalget sannsynligvis finne dem et sted og en optimal pris. Mens en hendelsesplanlegger søker etter det ene rommet i løpet av et lite vindu når hotellet har alt annet ellers bestilt og ikke forventer å selge den plassen, skaper dette en mulighet for begge parter.

Tips

1. Sammenlign tilbudte hotellrom rabatter til online forbruksreiser søkemotorer. Det er utrolig hvor ofte du oppdager at søkemotorer som Expedia eller Travelocity, og andre nettsteder som kan tilby mer kostnadseffektive enn de som tilbys av en salgssjef for en bedrift eller organisasjonsklient.