Hvordan å skille et godt hotell RFP

Det er ingen hemmelighet at hotellboere alltid er på utkikk etter måter å identifisere møte- og arrangementplanleggere som kan velge hotell og andre steder for møter, incentivturer, konferanser og utstillinger.

Mange hoteller har støttet seg på nettsider for RFP (Request for Proposals), for eksempel Conventionplanit. com og sabrehotelrfp. com for å fremme sine møte- og konferanse-tjenester. De har også utviklet sine egne online RFP-skjemaer.

Men mange planleggere er motvillige til å sende sine hotell-RFPer gjennom tredjeparts søkemotorer. Mange planleggere foretrekker å sende inn sine forespørsler om hotellbud direkte til hotell- og konferansesentrene.

Hvilken informasjon er inkludert i et hotell RFP?

Et godt verktøy for å hjelpe planleggere begynner å utvikle egne former for hotellbud og andre hendelsesbehov, er arrangementet akseptert praksis utveksler verktøy fra konvensjonsindustrirådet.

Grunnleggende elementer for et hotell RFP skal inneholde følgende:

• Forhandlers grunnleggende kontaktinformasjon (navn, tittel, organisasjon, adresse, telefon, e-post osv.)
• Hendelsesdato minst to forskjellige alternativer)
• Romblokker nødvendig (datoer og antall rom)
• Møterom forespørsler (datoer, romstørrelser, mengder)
• Krav til mat og drikke
• Tilgangskrav
• Frakt og motta krav
• Andre relevante opplysninger

Fordeler med RFP-verktøy

I tillegg gir Global Business Travel Association (GBTA) sine medlemmer et omfattende hotell RFP-verktøy som hendelsesplanleggere kan ønske å vurdere.

Elementer i GBTA-hotellet RFP inkluderer følgende:

• Oversikt over hotellfasiliteter Oversikt
• Oversikt over RFP-forespørsler
• Kontordetaljer for gjester
• Størrelse på hotellets totale møterom
• Totalt antall møterom
• Størrelsen på hotellets største ballsal eller møterom
• Takhøyde for største ballsal eller møterom
• Har hotellet et fast styrerom satt opp?
• Hvor mange personer vil styrerommet imøtekomme?
• Har hotellet dedikert utstillingsplass?
• Hva er størrelsen på utstillingsområdet?
• Hva er avstanden til områdets kongressenter?
• Hva er konferansesenterets navn?
• Hva er skatteprosent på mat og drikke?
• Hva er bankettprisen prosent?
• Skal bankettene belastes?
• Tilbyr hotellet in-house audiovisuelt (A / V) -tjenester?
• Vil hotellet tilby rabatt på interne A / V-tjenester?
• Vil hotellet tillate kunder å ta inn utenlandske A / V-leverandører?
• Hvor mange møterom inneholder trådløst høyhastighets Internett?
• Hvordan kan møterom inneholde videokonferanser?
• Er det gebyr for bruk av egne A / V-leverandører?
• Accepterer hotellet bedriftskort "møtekort" for betaling?
• Tilbyr hotellet møtepakkepriser?

I tillegg vil det være nyttig å dele med hotellsalg hvilken type arrangement du er vert for. Dette vil gi dem innblikk i målene møtet ditt kan ha.

De gode nyhetene om å jobbe med hotell er at de fleste bør være ganske erfarne på å sette sammen lignende arrangementer, og en god salgs- eller cateringforvalter vil kunne dele flere detaljer med deg om måter å hjelpe hendelsesplanleggere til å oppfylle sine mål.

Relaterte artikler

• Slik lager du en killer Event Planning Resume
• Handelsmesser for Eventplanleggere
• Slik blir du en Certified Meeting Professional
• Slik blir du en sertifisert hendelsesplanlegger