Tips for å planlegge et lite forretningsmøte

Selv de minste forretningsmøtene krever riktig planlegging for å sikre at alle behov og mål er oppfylt for alle involverte. For å være effektiv, er det en ordre av operasjoner som bør følges for å forhindre at detaljer glir gjennom sprekkene. Oppført nedenfor er 8 grunnleggende skritt for å planlegge ditt neste små møte.

Velg ditt emne og plassering

Dette trinnet representerer de to variablene som målgruppen din vil vite før noe annet.

"Hvor og hvorfor" av møtet vil umiddelbart påvirke hvem som skal inviteres og om de skal delta.

Stedet du velger påvirker det generelle møtet og påvirker mannen andre avgjørelser du må gjøre når du planlegger hendelsen.

Identifiser deltakerne

En stor del av å drive et fokusert og produktivt møte, unngår forstyrrelser, og det betyr begrensende invitasjoner til topp beslutningstakere. Det er en tendens i bedriftskultur å inkludere alle nærstående parter i kommunikasjon, men du kan øke produksjonen ved å eliminere assosiere som kan sakte fremgang med ubetydelige diskusjoner. I stedet for å invitere ikke-stemmeberettigede deltakere, oppfordrer viktige deltakere til å snakke med sine underordnede før de kommer til møtet.

Tilby tre datoer og tider

Vær forsiktig med hvordan du spørre om hver deltakeres tilgjengelighet. Det er enkelt å åpne en "Pandoras boks" av problemer når det gjelder å planlegge en gjensidig fordelaktig dato for møtet.

En måte å unngå dette på er å tilby noen datoer og tider, så spør hver person hvilken som fungerer best. Hvis du er heldig, vil en av datoene samsvare for alle. Hvis ikke, vær ikke redd for å spørre utestengerne hvis de kan justere kalenderen for å imøtekomme flertallet.

Opprett en reiserute

Det er viktig å ha en tidsplan for hvilke emner som skal diskuteres sammen med hvem som skal lede hvert segment av møtet.

Planleggere må kanskje søke råd fra toppledere for å kunne opprette en reiserute nøyaktig. Når først utkastet er ferdig, skal det sendes til gruppen for godkjenning.

Diskuter presentasjonsbehov

Det er mange forskjellige måter å presentere ideer til gruppen, og hver planlagt høyttaler skal ha sin egen preferanse. PowerPoint-funksjonalitet, internettilgang og hvite brett er bare noen av komponentene du kanskje må ordne. Vær proaktiv når du ber om disse detaljene, og følg opp for å bekrefte dem noen dager før møtet.

Schedule Catering

Nøkkelen til å bestille mat til små møter er å holde menyen funksjonell. Du vil ikke at catering skal forstyrre noen del av virksomheten ved hånden, så unngå altfor formelle måltider hvis det er mulig.Hvis det ønskes tilbys en lunsj, prøv å bestille et tilstøtende rom for måltidet slik at deltakerne kan komme tilbake til møtet så snart som mulig.

Send siste detaljer

Omtrent syv dager før arrangementet vil du sende en endelig kopi av reiseruten og detaljer til hver deltaker. Dette bør inkludere alt som er bestilt for dagen. Ta også med anvisninger, parkeringsinformasjon, romnummer og nødkontakter.

Hvis du jobber med ledere, kopier du også deres administrative assistenter på e-posten.

Møtedag

Som møteplanlegger er det din jobb å sørge for at arrangementet blir sparket av med hell. Selvfølgelig vil du ankomme på stedet tidlig for å inspisere rommet og møte med catering og A / V-koordinatorer. Avhengig av plasseringen, kan du også legge til skilting slik at alle finner veien til rommet.

Og der har du det - åtte relativt enkle trinn for å planlegge et vellykket lite møte.

Gjennomføring av hvert trinn vil selvsagt ta tid og flid fra din side, men kommunikasjon av dine planer til deltakerne er halvt slag. Jo flere folk vet hva de kan forvente fra møtet, desto mer forberedt vil de være å komme seg til virksomheten.