Hvordan å forberede W-2 Lønn og skatteoppgjøret

Hva er Form W-2?

Skjema W-2 inneholder informasjon om ansattslønn betalt for det foregående kalenderår og tilbakeholdelse av disse lønnene, samt informasjon om ytelser og andre fradrag fra lønn.

Når er W-2 Forms Due?

W-2s skyldes ansatte innen utgangen av januar, for det foregående kalenderåret. Hvis 31. januar er en helg eller ferie, er rapportene på grunn neste arbeidsdag. Her er nøkkel på slutten av året lønnsskatt rapportering forfallsdato for inneværende år.

W-2 skjemaer skyldes Social Security Administration innen 31. januar. Etter at du har gitt W-2 skjemaer til ansatte, må du også sende inn disse skjemaene, sammen med overføringsskjema W -3, til SSA.

Januarfristen er et forsøk på å bekjempe skattefusk, men det betyr at du skal gi W-2 skjemaer til ansatte tidligere i januar, slik at de har mulighet til å se dem over før de blir arkivert. Tidligere distribusjon til ansatte vil redusere feilene i W-2-skjemaene, slik at du ikke trenger å sende inn en korrigert W-2.

Samle informasjon for å forberede W-2 skjemaer

Informasjonen for dette skjemaet kommer fra lønnsregisteret ditt, som viser årlige totalsummer for hver ansatt for lønn og tilbakeholdelse, sammen med fradrag for medisinske planer, helse sparekontoer og andre elementer.

Her er mer informasjon om den informasjonen du trenger for å forberede disse W-2 skjemaene.

Vanskelighetsgrad: Gjennomsnittlig

- 9 -> Tid kreves:

Avhengig av antall ansatte og antall fradrag og tilleggsbetalinger Slik forbereder du skjema W-2

Arbeidsgiverinformasjon

For hver W- 2 du forbereder, må du inkludere informasjon om din virksomhet: arbeidsgiver ID nummer (EIN) og arbeidsgiver navn og adresse.

Kontrollnummer

Du kan legge til et internt kontrollnummer på hver W-2, hvis du betaler mange ansatte. Du kan generere nummeret selv, eller lønnsprosedyringsprogramvaren kan generere dette nummeret.

Ansatteinntekter Du vil også trenge Sum lønn, tips og annen kompensasjon (boks 1). Dette er bruttolønn for alle timelønnede og lønnede ansatte.

• Summen av tilbakeholdenhet (boks 2)
• Summen av trygdeordninger (opp til maksimal sosial sikkerhet) (boks 3). Noen lønn er ikke inkludert i lønn for trygdeordninger, så du må redusere oppføringen med disse beløpene.
• Samlet sosialsikkerhetsskatt tilbakeholdt (boks 4)
• Samlede Medicare lønninger og tips (samme som total lønn) (boks 5)
• Medicare skatt tilbakeholdt (boks 6). Dette beløpet inkluderer mengden ekstra Medicare skatt for høyere betalte ansatte.
• Sosial sikkerhetstips (boks 7) og tildelte tips (boks 8)
• Deretter trenger du informasjon om ansatte og total lønn og tilbakeholdenhet for hver ansatt i fjor:

1. Andre betalinger.

2. Du kan ha betalt forhåndsbetalte EIC-utbetalinger (arbeidsinntektskreditt) (boks 9) og avhengige omsorgspenger (boks 10) betalt til ansatte. Informasjon om pensjonsplan Deltakelse, lovbestemte ansatte

3. På hver W-2 må du sjekke den aktuelle boksen hvis medarbeiderne deltar i pensjonsplan (boks 13) eller en ikke-kvalifisert plan (boks 11) hvis dette ansatt er en lovbestemt arbeidstaker (boks 13), eller hvis arbeidstakeren mottok sykepenger fra tredjepart (boks 13.
   boks 12

4. boks 12 gjelder for beløp for annen kompensasjon eller rapportering for å inngå 1-4 bokser Noen av de vanligste opplysningene i boks 12:
   Uncollected Social Security, RRTA (Railroad Retirement) eller Medicare Tax, på tips eller gruppelivsforsikring.

   • Valgfrie utsettelser til 401 (k), 403 (b) og andre kvalifiserte pensjonsordninger
   • Ikke-skattepliktig sykepenger
   • Gyldne fallskjermbetalinger
   • Ekskluderbare refunderte flyttekostnader
   • Bidrag til medisinske sparekontoer eller helse sparekontoer
   • Ikke-lovbestemte personalemisjoner
   • Utpekte Roth-bidrag under 401 (k) eller 403 (b) planer
   • Kostnad for arbeidsgiver-sponset helsedekning, ved hjelp av Code DD, i henhold til rapporteringskravene til rimelig omsorgslov
   • boks 14 Oppføringer i boks 14 er for andre fradrag eller kompensasjon som må bli oppgitt til ansatte for deres selvangivelse. For eksempel

5. Etterskatt pensjon
   Auto refusjoner

   • Spesielle avgifter for California, New York, New Jersey og Washington
   • Velgørende bidrag trukket fra lønn til ansatte
   • Helseforsikring og fredsfordeler > Uniforme fradrag (for kostnaden av uniformer)
   • Utenriksbar fradrag
   • Ikke-skattepliktige inntekter
   • Kjøretøyutgifter inkludert i lønn (100% av leieverdien av kjøretøy innredet til ansatt og inkludert i boks 1 lønn)
   • Der er også en boks for "Andre ikke-på-listen" -elementer du har trukket fra ansatte
   • Statlig og lokal informasjon
   • I denne delen vil du angi informasjon om statlig og lokal lønn og tilbakeholdenhet. Skriv inn:
   • Merk at det er plass til to stater og to steder på skjemaet. Hvis noen har jobbet i mer enn to stater eller steder i løpet av året, bruk en annen W-2 for å inkludere tilleggsinformasjonen.

6. Statens lønnsnummer (boks 16)
   Statens inntektsskatt tilbakeholdes (boks 17)

   Statens lønnsnummer Lokal lønn, hvis noen (boks 18)

   • Lokal inntektsskatt tilbakeholdes (boks 19)
   • Lokalitetsnavn (boks 20)
   • Sjekk etter nøyaktighet
   • Bruk tid på å forsikre deg om at informasjonen du gir til ansatte (og i siste instans til Social Security Administration og IRS) er nøyaktig. Kontroller regnskapstallene for året og kjør en W-3 for å sikre nøyaktigheten av all informasjon du sender.
   • Fortrykte skjemaer
   • Hvis du skriver ut egne W-2 skjemaer, kan du få dem fra flere kilder:

7. W-2 er en flerdelte form. Her er sidene i dette skjemaet:
   IRS Forms Order-nettsiden (tar 7-15 dager)

8. En online formleverandør eller kontorforretning.
   Kopier A går til Sosial Sikkerhetsadministrasjon. Kopier A skrives vanligvis ut på rødt.

   Kopi 1 er for byen, staten eller lokaliteten

   • Kopi B er for arkivering med ansattes føderale avkastning
   • Kopi C er for medarbeiderens poster
   • Kopi 2 er en annen kopi for en annen by, stat , eller lokalitet
   • Kopier D er for arbeidsgiverens poster.
   • Skriv ut W-2s
   • Skriv ut skjemaene, kontroller for å se at de stemmer overens med et fortrykt format hvis du har en.
   • Distribuere W-2s
   • Til Medarbeider: Kopier B, C, 1 og 2

9. Til Sosial Sikkerhetsadministrasjon - Kopier A. SSA krever at du sender kopi A fra hver ansattes W-2 , sammen med Form W-3, innen utgangen av februar.
   Hold kopi D for dine poster.

10. Fortsatt forvirret om Form W-2?

    • Svar på dine spørsmål om 2011 W-2-skjema
    • Tips om å utarbeide skjema W-2
    • Bedriftens statlige skatt ID-nummer er IKKE ditt statsomsalgsskatt ID-nummer. Mange stater bruker det føderale skatte-ID-nummeret (EIN) og legger til siffer på slutten. Sjekk med statens avdeling for inntekt for informasjon.

11. Tipsinntekt. Ansatte tips inntekt er underlagt Sosial sikkerhet skatter og Medicare skatter, inkludert tillegg Medicare skatt.

Boks 12 - Mer enn 4 gjenstander

1. Hvis du har mer enn 4 elementer til boks 12, må du legge de ekstra elementene på en annen W-2. Men ikke medarbeiderens lønn og tilbakeholdenhet på denne ekstra W-2.
2. Skjema W-3, sammen med Kopier A fra alle ansatt W-2 skjemaer, skyldes Sosialforvaltningsadministrasjonen innen 31. januar. Når du har fullført W-3, har du alle W-2 skjemaer, send disse til ansatte så snart som mulig, så de har mulighet til å se gjennom skjemaene. Hvis de finner feil, kan du fikse dem før du sender konsolidert rapport til SSA innen 31. januar.
3. Ansvarsfraskrivelse
   Informasjonen i denne "Hvordan" er for generelle formål for å hjelpe deg med å samle informasjonen du må forberede og skrive ut W-2 skjemaer. Det er ikke ment å være skatteråd og på ingen måte forsøker denne informasjonen å være omfattende eller fortelle deg all informasjon som må inkluderes i W-2-skjemaene. Snakk med skatteadministratoren for informasjon om din spesielle situasjon.
4. Tilbake til Arkivering av årsskatt på lønns- og skattemeldinger