Slik beskytter du ditt firmas digitale eiendeler

Det er det 21. århundre, og alt er digitalt, det vil si online. I din bedrift har du digitale eiendeler som du kanskje ikke har tenkt på. Disse eiendelene, som alle dine forretningsmessige eiendeler, er verdifulle og bør beskyttes.

Hva er digitale eiendeler?

Din virksomhet har eiendeler - ting av verdi. Disse eiendelene inkluderer alt fra kontanter og kundefordringer, gjennom forretningsmateriell og kjøretøy til land og bygninger.

Regnskapsføreren din har sannsynligvis inkludert kostnaden og nåverdien av dine eiendeler på balansen din, men kanskje de glemte digitale eiendeler.

Digitale eiendeler er eiendeler som eksisterer online. Noen av dine digitale eiendeler kan eksistere på dine egne servere, eller de kan være "i skyen". Digitale eiendeler inkluderer:

• Bedriftsbilder som du har opprettet. De kan være bilder av forretnings- eller forretningsprosesser. Dette er eiendeler fordi de kunne bli solgt.
• Bedriftswebsteder eller blogger . Innholdet har verdi, og "utseendet" av nettstedet kan være verdifullt hvis det er varemerket.
• Forretningsprosesser (på regneark, for eksempel) som dine ansatte har utviklet, og som kan dupliseres og selges.
• Apps som bedriften din har opprettet, enten å selge eller til eget bruk.
• Email kontaktlister og kundelister eller kundelister , inkludert nyhetsbrevlister, har verdi fordi de kan selges.
• Abonnementer til elektroniske tidsskrifter har verdi for abonnementsperioden.

• Intellektuell eiendom -kopiert materiale, varemerker eller servicemerker (firmaets logo, for eksempel), patenter. Disse eiendelene kan eksistere i papirform, men oftest er de bare digitale.
• Produkter i en nettbutikk , som er en del av bedriftens beholdning. De burde være under din kontroll, selv om de lagres på nettet. Hvis du er en Amazon-selger, kan produktene for eksempel være på lageret, men du får salg.

Hvorfor er digitale eiendeler viktige?

Som alle verdifulle ting som eies av virksomheten din, er digitale eiendeler til stor nytte for bedriften din.

• Du kan kreve utgifter knyttet til kjøp og bruk av eiendeler på din virksomhetsskattedato. Kostnaden for kortsiktige eiendeler (f.eks. Forsyninger) kan kostnadsføres umiddelbart, mens kostnaden for langsiktige eiendeler (de som varer minst et år) kan kostnadsføres over tid (enten gjennom avskrivninger eller avskrivninger).
• Du kan selge mange av disse eiendelene eller lisensiere dem mens du fortsatt eier dem.
• Eiendeler er verdifulle til investorer eller noen som kjøper virksomheten din . Beløpet noen kan betale for å kjøpe virksomheten, er i stor grad avhengig av verdien av virksomhetenes eiendeler.
• Noen digitale eiendeler, som lister over kunder eller lister over nyhetsbrevabonnenter, er spesielt nyttige for å etablere goodwill. Verdien av goodwill fra et regnskaps- og verdsettelsesperspektiv er basert på disse lister.
• Beskyttelse av regnskap og ansattsposter online betyr at de er tilgjengelige for revisjoner. Ikke å ha regnskapsposter betyr at du kanskje ikke kan bevise kostnadsfradrag. Å ha ansatt rekord kan bety at du er i fare for bøter og straffer.

Hvor begynner jeg å beskytte mine digitale eiendeler?

Finn og liste. Begynn med å lage en omfattende liste over alle disse eiendelene.

Bruk listen ovenfor som utgangspunkt, men vær kreativ. Tenk på alt du har på Internett eller på bedriftens server som kan være verdifullt. Du leter etter ting som er proprietære (som bedriften din eier), ting som ingen andre har og kanskje vil kjøpe - eller ta. Vurder disse digitale eiendelene som mulige varer til salgs. Hvilken vil du ha eller vurdere verdifullt hvis du kjøpte dette selskapet?

Etablere Eierskap og Verdi. Se på de digitale eiendelene du har oppført. Hvem eier dem? Før du kan beskytte disse eiendelene, må du opprette et bestemt eierskap. For eksempel kan du bevise at firmaet eier e-post eller e-postlister? Sjekk med en advokat for å skrive opp retningslinjer for etablering av eierskap.

Selv om det kan være vanskelig å sette en bestemt verdi for noen av bedriftens digitale eiendeler, er det en god ide å få en viss følelse av den verdien før, snarere enn senere.

Ja, verdien av disse digitale aktivaene kan fortsette å endres, ettersom du legger til kunder i listen eller sidene på nettstedet ditt eller gjør oppdateringer til prosesser, men en grunnlinjeverdi kan settes gjennom verdsettelse. Finn en bedriftsbedømmer som kan gi deg et estimat nå. Det er mye lettere å verdsette noe som eksisterer enn noe som er blitt stjålet eller ødelagt av en katastrofe som en flom eller brann.

Hvis du har produkter du selger gjennom en online selger som Amazon eller eBay, les avtalen for å sikre at du beholder eierskap.

Lag beskyttelsesavtaler. Beskytt dine digitale eiendeler gjennom avtaler med de som kan stjele dem. Vurder å ha ansatte, kunder og konsulenter signere avtale om opplysning. Disse avtalene gjør andre oppmerksom på at tyveri av digitale eiendeler kan føre til rettslige skritt.

Registrer ditt eierskap. Mange digitale eiendeler kan registreres for å fortelle verden av eierskap. Bedriftsbilder, prosesser og innholdet på nettsteder og blogger kan være opphavsrettsbeskyttet. Digitale eiendeler som logoer og design kan være varemerket. Og ikke glem patenter for prosesser.

Plan for fremtiden. Hva skjer med bedriftens digitale eiendeler hvis noe skjer med deg? Ta med dine digitale eiendeler i selskapets avtaler. For eksempel må digitale eiendeler eid av et partnerskap bli regnskapsført i partnerskapsaftalen, sammen med andre eiendeler.Hvis du har en liten enkeltperson eller familiebedrift, inkluderer du disse eiendelene i dine suksessplaner.

Backup! Det er viktig å finne et backup-system for å beskytte alle dine digitale eiendeler. Å ha en sikkerhetskopi av en sikkerhetskopi er ikke gal; Lifewire foreslår et dobbelt backup system, ved hjelp av flere eksterne harddisker. Du vil kanskje også ha både en harddiskskopiering og online backup for å gjøre dobbelt så sikker.

Endelig, opprett protokoller for å beskytte digitale eiendeler

Når du har konfigurert det digitale ressursstyringssystemet, må du dokumentere det. Opprett bestemte løpende oppgaver for sikkerhetskopier og tidslinjer for vurderinger og oppdateringer.

Mye av virksomheten din er online; holde det humming sammen pent ved å beskytte disse online digitale eiendeler