9 Trinn til en mer produktiv arbeidsdag

I dagens hektiske arbeidsplass har nedskjæring og økende arbeidsbelastning tvunget oss til å jobbe smartere. Tim Kehl, en spesialist for arbeidslivsbalanse i Madison, Wisconsin, tilbyr noen tips nedenfor om hvordan du skal jobbe smart og være mer effektiv.

For ytterligere strategier, vurder disse tipsene for tidshåndtering og tips om arbeid og livsbalanse.

Hvordan jobbe smart og være mer effektiv

Bruke tid mer effektivt er en viktig ferdighet som alle fra resepsjonisten til administrerende partner kan lære.

Ved å vedta riktig kombinasjon av tidshåndteringspraksis kan du redusere stress og spare deg opptil en time om dagen. Nedenfor er ni tips om hvordan du skal jobbe smart og være mer effektiv.

en. Bruk teknologi for å bli organisert. Du kan ikke være din mest produktive hvis du er uorganisert og omgitt av rot. Bli kvitt disse tilfeldige haugene med papir og notater og bruk et enkelt elektronisk arkiveringssystem. Det finnes mange programvare som kan hjelpe deg med å organisere et bredt utvalg av kunde- og produktdetaljer, noe som gir rask og enkel tilgang. Også vedta et personlig planleggingsprogram som lar deg holde en kalender, gjøremålslister, arbeidsplaner og en katalog over kontakter.

2. Grupper innkommende meldinger. Kontinuerlig å sjekke og svare på e-post, telefonsvarer og andre meldinger, avbryter bare tankegangen og hindrer produktiviteten, spesielt i jobber som krever kreativ, nyskapende eller strategisk tenkning.

Lær å svare på innkommende meldinger i grupper og vurdere å sjekke dem bare tre eller fire ganger om dagen.

3. Vedta en "one-touch" tilnærming. Bruk "Do, Delegate, Delete eller File" -prinsippet for å håndtere e-post, brev, regninger, tekstmeldinger, talemeldinger og andre forespørsler.

4. Slipp tidsvaskere. Det går mye tid på jobben ved å forutse, gjøre «travelt arbeid», besøke distraherende nettsteder (spesielt sosiale medier), delta i unødvendige møter, overredigeringsrapporter og samhandle med chatty kollegaer som alltid sladrer eller klager.

Konsentrere deg om oppgavene og aktivitetene som faktisk flytter nålen i virksomheten og redusere eller eliminere de som ikke gjør det.

5. Ta hyppige mini-pauser. Selv de travleste menneskene trenger å rydde deres sinn og strekke bena sine nå og igjen. Ta jevnlig en fem til ti minutters pust fra skrivebordet ditt. Ta en rask tur utenfor hvis du kan, gjør noen strekkøvelser eller gå opp og ned trappene noen ganger. Snakk med noen du liker. Drikk vann. Spis en sunn matbit som frisk frukt og grønnsaker. Kort å gå bort fra arbeidet ditt, vil du slappe av kroppen din og forynge ditt sinn. I tillegg blir du mindre frazzled når du kommer hjem om kvelden.

6. Delegate. Du trenger ikke å gjøre alt. Egentlig. Andre mennesker er ganske i stand til å håndtere noen av oppgavene du vanligvis reserverer for deg selv. Vurder hvilke oppgaver du kan dele med andre. Deretter begynner du sakte å pakke ut noen av disse ansvarene. Dette vil tillate deg å fokusere på dine høyt prioriterte elementer mens du gir kollegaene en sjanse til å vokse og skinne.

7. Lær å si nei. Et lite ord, men så vanskelig å si. Når noen spør deg om å gjøre noe som ikke er din lidenskap eller prioritet, høflig men fast nedgang.

Påminn deg selv at å si nei til en ting gir deg friheten til å si ja til noe annet som er mer oppfylt og mer verdig til din tid og ferdigheter.

8. Stopp sikte på fullkommenhet. Du kommer sjelden til det, og det er nesten alltid unødvendig. Perfeksjonisme fører ofte til mikrostyring, dårlige forhold til medarbeidere, utsettelse, lav produktivitet, depresjon, stress og angst. De mest vellykkede menneskene er de som er fornøyd når en jobb er godt utført og sparer deres behov for perfeksjon for de få, virkelig viktige tingene.

9. Vet når du skal be om hjelp. Hvis du er overveldet på jobb, og det forårsaker ubehagelig stress, må du ikke lide i stillhet. Skyv Superwoman / Superman-bildet og forklar din situasjon til sjefen eller veilederen din. Uholdbare arbeidsforhold kan vanligvis lindres, men det vil ta litt selvsikkerhet fra din side.

På samme måte, hvis et balansert liv fortsetter å unnslippe deg, eller hvis du opplever kronisk stress, snakk med en profesjonell (en rådgiver, en psykisk helsepersonell eller en prestasjon). Benytt deg av tjenestene som tilbys av ditt ansattes hjelpeprogram (EAP). Å tillate livet ditt å overvelde deg hver uke, måned etter måned, kan føre til alvorlige fysiske, mentale og sosiale problemer. Vær positiv, og vet at det er løsninger på dine problemer, men du må søke hjelp.