Hvordan lønnstjenesten kan hjelpe deg med årsrapporten

Mange bedrifter har lønnservice for å hjelpe med å behandle lønnsslipp for ansatte. Selv en svært liten bedrift kan dra nytte av å ha lønnservice. Men det er noen andre oppgaver du kan få hjelp med, spesielt i slutten av året og på vei inn i det nye året.

Jeg spurte Teresa Ray, eier av lønnsavdelingen, Inc., om hva slags årsoppgaver en lønnstjeneste kan tilby kundene.

- 9 ->

Innhenting av informasjon til 1099-tallet

Hvis du har betalt ikke-ansatte (for eksempel uavhengige entreprenører og frilansere, for eksempel) at du må gi 1099-MISC-skjema på år -Du kan spørre lønnstjenesten din for å gjøre disse betalinger gjennom hele året. Din tjeneste kan også være ansvarlig for alle 1099-forberedelsene og arkiveringen. Hele oppgaven er tatt av skrivebordet som arbeidsgiver!

Teresa foreslår at du begynner med å gå tilbake gjennom firmaets kontokontrollregister for å finne utbetalinger til ikke-ansatte for året.

Du må også sørge for at hver ikke-ansatt har skrevet en W-9-skjema, og gir informasjon om skattebetalers ID og postadresse.

Da må du avgjøre om en 1099-skjema er nødvendig for hver person eller virksomhet på listen din. Dette er en to-trinns prosess. Generelt er det nødvendig med 1099 for alle enkeltpersoner og ikke-bedriftsvirksomheter som du betalte $ 600 eller mer i løpet av året.

Det er spesielle regler for advokater. Denne artikkelen gir deg informasjon om hvorvidt en 1099-MISC-skjema er nødvendig.

Når alle nødvendige data er samlet, kan du sende den til lønnstjenesten, og de kan klargjøre og sende de nødvendige skjemaene og sende mottakeren også sin kopi. Din lønnservice gjør alt elektronisk.

For deg som arbeidsgiver å undersøke hele denne prosessen og gjøre det nøyaktig, vil det ta litt tid. Og siden det er gjort bare en gang i året, må du relearn prosessen hvert år.

Innsamling av informasjon for W-2 skjemaer

W-2 skjemaer skal gis til ansatte hvert år og sendes til Sosialtilsynet, og gir opplysninger om arbeidstakerens bruttolønn og tilbakeholdenhet. Teresa sier at W-2-informasjon ligner en slutteksamen som en arbeidsgiver tar ved årsskiftet. Alle fire fjerdedeler av 941-skjemaet (kvartalsvis lønns- og skatterapport) samsvarer mye med dine W-2-skjemaer.

Hvis du har en lønnservice, er det ikke nødvendig å samle informasjonen ved årsskiftet. Din tjeneste vil ta vare på å forberede W-2, arkivere dem med de ulike myndighetene, samt gi en kopi til deg som ansatt og til hver ansatt.

Sikkerhetskopiering av tilbakeholdende papirarbeid

I enkelte tilfeller kan du bli bedt om å holde tilbake føderale inntektsskatter fra ikke-ansatte. Dette sikkerhetskopieringsavdrag kan håndteres av lønnstjenesten. Tjenesten kan trekke de nødvendige skattene som kreves av IRS.

Tilbakebetaling av kontanter uten kontanter

Ved utgangen av hvert år er arbeidsgivere lovpålagt å returnere ubetalte arbeidslønn til staten.

Sjekker kan erstattes mot et gebyr, men statsloven krever sjekker som ikke er erstattet for å bli overført til staten.

Lønnstjenesten kan årlig hjelpe deg ved å identifisere de utestående kontrollene og, hvis det er mulig, kontakte medarbeideren for å fortelle dem om sjekken.

Hva lønnstjenesten din ikke vil gjøre

• En lønnservice blir ikke involvert i nye ansettelsesskjemaer for ansatte og skjemaer for å ansette uavhengige entreprenører.
• En lønnservice gir ikke opplysninger til arbeidsgivere som utarbeider egne skjemaer, for ansvar. Hvis tjenesten utfører oppgaven, tar de ansvar for nøyaktighet og riktig rapportering.

Avsluttende tanker om lønnsservice Hjelp for arbeidsgivere

Teresa sier,

"Nylig har jeg fortalt folk at lønn er et" dyr ". Med regjeringens endringer kommer det raskt, er det vanskelig for arbeidsgiverne å forbli De har gode hensikter, men hvis de blir korte, er det ikke mye sympati som kommer fra Internal Revenue Service.

Vår jobb hos The Payroll Department, Inc. skal informere våre kunder om compliance og prosesskvalitetslønn. Når vi gjør dette, arbeidsgiver har mer tid til å gjøre det de gjør best, og de kan ha ro i sinnet at lønnslisten blir forberedt på riktig måte! "