HR Best Practices for Communicating Benefits ved hjelp av e-post

Vi lever i en moderne verden hvor informasjonen glider rundt om i verden fra en person til den neste på få sekunder. Elektronisk post (e-post), tekstmeldinger og virtuelle møter har erstattet telefon- og sneglepostkommunikasjon i de fleste bedrifter. Selv den menneskelige ressursavdelingen er mer tilbøyelig til å sende ut en rask e-post for å sende en viktig oppdatering til flere personer samtidig på grunn av effektiviteten.

En nylig studie fra Adobe indikerer at tusenårig, den store gruppen av ansatte på arbeidsplassen nå, foretrekker e-postkommunikasjon. Derfor er det et must å ha en plan for å kommunisere viktige oppdateringer om personalutbytte.

5 måter å få mer fra fordeler Kommunikasjon med e-post

Det er fremdeles noen faste regler som gjelder når du sender ut personalinformasjonssammenheng via e-post og annen form for digital kommunikasjon. Disse reglene er utformet for å utføre to ting:

• Sikre sikkerheten til personlig helseinformasjon (PHI) av alle involverte
• Gi tydelig kommunikasjon om ansattes fordeler for sluttleseren

For å hjelpe HR-teamet til å bruke e-post til kommunikasjonsfordeler data, her er noen beste praksis å sette på plass nå.

# 1 - Vet spesifikt hva du vil kommunisere via e-post

Et av de primære målene med å kommunisere fordeler via e-post er å få informasjon ut til mange mennesker samtidig uten å ofre mye tid .

Det er imidlertid viktig å forstå hva du trenger for å kommunisere via e-post. Husk at mottakerne av e-posten sannsynligvis vil bruke omtrent 10 sekunder eller mindre å lese den. Gjør dette ved å opprette en fokusert kampanje som er rettet mot en bestemt melding. Hold informasjonen konsistent og begrenset til en sentral ide.

Hvis du har mer å dekke, send det ut i en oppfølgings-epost, slik at folk faktisk tar deg tid til å lese den. Også, før du sender ut en e-post, forstår du om meldingen er best levert via e-post eller om et annet format er nødvendig. Noen mennesker reagerer bedre på andre former for kommunikasjon.

# 2 - Bruk riktig e-post etikett og grammatikk

Det burde uten å si, men som en fordel for kommunikasjonsekspert, bør du alltid bruke den beste mulige grammatikken og e-postetiketten. Bruk en iøynefallende e-postlinje. Bruk en blindkopi når du sender ut e-posten til et stort antall ansatte samtidig, for å beskytte personlige e-postadresser. Begynn med et enkelt format for e-posten din som inneholder en hilsen, en kort introduksjons setning, støtte detaljer, og en pakke opp setning som inneholder en oppfordring (hvis nødvendig). Bruk fet skrift for tidsfrister eller datoer, og ta med hele nettadressen til noen påloggingsledd, fordi noen e-postleverandører ikke oversetter dette godt til mottakerne.Vedlegg kan ende opp med spam, så bruk dem sparsomt. Gi ansatte de opplysninger som er relevante for hva e-postmeldingen sier.

# 3 - Legg til et annet nivå av kommunikasjon til innsatsen

Husk at e-postmeldinger i stor grad ignoreres av forbrukerne, på grunn av at det rene antallet av dem mottas daglig i millioner innbokser daglig.

Forstå at folk ofte trenger å høre en melding i flere forskjellige formater og flere ganger før de handler på dem. Som fordelerkommunikator vil du bruke flere former for kommunikasjon for å formidle viktige meldinger til ansatte. Tenk på kommunikasjonsstrategien din som å ha flere lag. Videoer, skriftlige materialer, postkort og annet medium kan nå ansatte. Gjør all kommunikasjon tilgjengelig for de som kan ha ulemper eller språkbarrierer.

# 4 - Gi enkle å lese visualer for å støtte meldingen din

I tillegg til den digitale kommunikasjonen du utsteder, må du sørge for å fremme viktige fordeler og tidsfrister med markedsføringsbilder på stedet. For eksempel, hvis åpen innmelding nærmer seg, begynner du å sette opp plakater i områder hvor ansatte kan se dem som snakker om denne tiden.

Et annet eksempel kan være å fremme bedriftens velværeprogram med plakater og flygeblad som snakker om sunn livsstil. Kontinuerlig bevissthet og utdanning av fordeler ved hjelp av visuelle og markedsføringsverktøy som plakater, flygeblad og videoinformasjon er det som gjør fordelene for kommunikasjon mer effektiv. Sentre markedsføringen rundt de ansatte, deres helseproblemer og verdien av fordelene selskapet gir.

# 5 - Gi medarbeider all den informasjonen de trenger for å få mer støtte.

En av problemene som oppstår i fordelers e-post er at kritisk informasjon er utelatt, utilsiktet av personen som sender den. Udelatelse av kontaktinformasjon, fordeler telefonnumre, og en lenke for å finne mer informasjon om ytelsesplaner eller priser er aldri en god ide. Pass på å bevise e-posten og tenk på å lese den fra leserens perspektiv. I det minste, sørg for å inkludere informasjon om hvem du skal kontakte fordelsspørsmål og en nettsideadresse der leserne kan få mer informasjon.

Fordeler kommunikasjon er bare en av de mange faktorene som en e-postmelding kan tjene, men vær klok før du lurer på denne meldingen hele tiden. Bland opp ting og bruk tipsene ovenfor for å få mest mulig ut av dine ansattes fordeler kommunikasjonsarbeid.

Bildekreditt: Fotolia