Nøkler til Business Phone Greetings

Snakk om første inntrykk; telefonhilsener er kritiske. Utsikter bestemmer om du skal gjøre forretninger med deg eller ikke. Irate kunder bestemmer hvor nyttig og kompetent du er. Likevel mange firmaer convolute telefon hilsen til det punktet at ansatte hater å si det og kunder og prospekter frykter å lytte til det.

Når det kommer til telefonhilsener, er det kraft i enkelhet. For best resultat, innlemme tre enkle elementer i din bedrift telefon hilsener: hyggelig, kortfattet og oppriktighet.

Telefonhilsener må være hyggelige

En hyggelig telefonhilsen er viktig for en vellykket samtale fordi den setter scenen følelsesmessig. Generelt lytter lyttere til å speile eller "fange" de følelsesmessige tilstandene til høyttalere. Dette er et kommunikasjonsprinsipp som gjelder om man snakker til en gruppe på 1000, et lite møte på 10 eller en enkelt kunde over telefon.

Med andre ord, svarer folk i natura. Hvis vi svarer på telefonen gruffly, er sjansen for at den som ringer blir gruff. Hvis vi svarer på telefonen hyggelig, er sjansen for at innringeren vil være hyggelig, og vi vet alle hvilken som ringer er lettere å jobbe med.

Tenk deg at du er kunde som ringer til et forretningssted. Profesjonelle på den andre enden av telefonen høres irritert ut. Hva er ditt svar på en telefonhilsen sånn?

Når jeg er kunde, har mitt svar tendens til å være irritasjon. Jeg begynner å tenke på meg selv, "Vel, du tror du er irritert nå?" Vent til du er ferdig med meg, så vet du hva irritasjon er! " Jeg var ikke engang irritert da jeg ringte selskapet. Jeg har bare fanget den profesjonelle irritasjon.

Jeg har hatt den motsatte opplevelsen som kunde også. Jeg er irritert, svært irritert. Jeg vil virkelig la noen få det. Jeg ringer til selskapet, men personen som svarer på telefonen er så fin og profesjonell jeg kan ikke få meg til å rope på dem.

Jeg hater når det skjer. Denne gangen har jeg tatt sin profesjonalitet.

En av de enkleste måtene å oppnå en følelsesmessig tilstand raskt, for eksempel å være hyggelig, er å bruke kroppsspråk. Forskning utført av John Grinder og Richard Bandler antyder at kroppsspråket bidrar til å skape følelsesmessige tilstander. Hvis vi bærer oss med fallende skuldre, frynnende ansikt, bøyd hode, avviste øyne og grunne puste, vil vi trolig føle seg deprimert. Hvis vi smiler, puster dypt, trekker våre skuldre tilbake, og ser rett fram, vil vi sannsynligvis føle oss bra. Hvordan bærer du deg selv hele dagen på jobb?

Jeg anbefaler at fagfolk etablerer et ritual før du svarer på telefonen. For å høres hyggelig, må vi bære oss tilsvarende. Min telefon hilsen ritual er å sitte opp på kanten av setet mitt, dra skuldrene tilbake, ta en dyp pust, smil, la telefonen ringe to ganger, og svar.Jeg svarer aldri på telefonen min med mindre jeg har gått gjennom mitt ritual. Min virksomhet er for viktig.

Noen ganger står jeg selv før jeg svarer på telefonen hvis jeg trenger ekstra energi. Stå på hodet ditt. Gjør jumping jacks. Gjør det som er nødvendig for å oppnå en hyggelig tilstand før du svarer på telefonen. (Innenfor grenser selvfølgelig.)

Telefonhilsener må være oppriktige

Ingen skript. Jeg er imot skripting på telefonhilsener fordi de høres uheldig, irriterer innringere og fraråder ansatte. Skrifthilsen inneholder vanligvis en slags slagord. "Hei. Det er en vakker dag her hos XYZ Company."

Nå bryr jeg meg ikke om hvor du jobber. Det kan ikke være så bra hele dagen. På et tidspunkt sier, "Det er en vakker dag …" kommer til å være en strekning eller uoppfattelig. Den andre risikoen er at den som ringer er irat. En medarbeider fra et møbelfirma betrodde meg at hun hatet å svare på telefonen, "Det er en vakker dag …" fordi irate callers ville snakke tilbake: "Vel, det er ikke en vakker dag hvor jeg er og kom hit og reparer denne tingen!" Er det lurt på hvorfor ansatte og kunder hater skripthilsen?

Du vil ha hilsen til å være naturlig, noe som også gjør det enklere å høres hyggelig konsekvent.

Nøkkelelementene av en telefonhilsen er din avdeling eller firmanavn, ditt navn og et tilbud om assistanse, som i disse telefonsamtalene for telefonkonsulenter.

Et eksempel på en telefonbordhilsing på sentralbordet kan høres ut som dette, "XYZ Company. Dette er Bob. Hvordan kan jeg ringe? "

En hilsen fra noen i regnskapsavdelingen kan høres ut som dette," Regnskap. Dette er Bob. Hvordan kan jeg hjelpe deg? "

Oppgi firma- eller avdelingsnavn slik at kunder og potensielle kunder vet at de er på rett sted. Hvor mange ganger har du vært fem minutter i en ring bare for å innse at innringeren ville bli bedre servert i en annen avdeling?

Gi alltid navnet ditt, fordi det er et tegn på autoritet. Hvis du oppgir navnet ditt, betyr det at du er ansvarlig. Telefonhilsen med et spørsmål som uttrykker ønsket om å betjene den som ringer. (Se 8 Regler for god kundeservice.)

Telefonhilsen må være kort

Hold det kort Jeg har hørt telefonhilsener som er så lange, jeg fryktet at den personen som besvarte telefonen skulle hyperventilere og gå inn i hjertestans, og prøver å få det ut i ett pust.

For mange grunner er overdreven hilsener uprofesjonelle av mange grunner. Det er ikke hyggelig eller oppriktig fordi det teknisk sett er umulig å utføre. Ansatte hater dem a da de følelsene kommer gjennom. Ringer hater dem fordi de kaster bort tiden sin. Heldigvis, ved å følge retningslinjene ovenfor er korthet sikret.

Sammendrag

Telefonhilsener er en sterk del av å gjøre forretninger. For å lykkes, hold telefonhilsen enkel. Øv et rituelt å være hyggelig. Fortsett unscripted. Vær kort.

Se også Tidshåndteringstips for utgående telefonsamtaler og tidshåndteringstips for innkommende telefonsamtaler.