Ideelle organisasjoner Erstatning av ansatte med frivillige

Det er veldig fristende i tøffe tider å kutte betalt stabsstillinger og gjøre disse stillingene til frivillige. Men er det riktig? Virker det? Hva er fallgruvene eller fordelene?

Bruk av frivillige til å utføre oppgaver eller jobber som ellers kunne gjøres av betalt personale (ofte kalt jobbsubstitusjon), bør bare være en del av en overordnet strategi for å redusere kostnadene i vanskelige tider. Her er noen tips for å gjøre det riktig:

Ikke legg noen av med det formål å erstatte en frivillig for betalt personale. Slike tiltak er bundet til å få andre betalt ansatte til å frykte for sine stillinger og å motstå og motstå å jobbe med frivillige, frykt for at de kan ta jobben sin. Men når det er naturlig slitasje eller en generell omorganisering, bruk den muligheten til å revurdere hvordan organisasjonen din er opprettet, og hvordan du kan omkonfigurere jobber, slik at enkelte oppgaver kan gjøres av frivillige.

For eksempel har du nettopp forfremmet din resepsjonist til en administrativ assistentstilling som jobber med utviklingsdirektøren. Dette forlater resepsjonist jobben åpen. Kunne den stillingen bli fylt av frivillige? En organisasjon jeg besøkte nylig begrenser åpningstiden til fem hver dag (10a. M. -3p. M.) Og bruker frivillige til resepsjonen. Det er en annen frivillig hver dag. Den frivillige svarer på telefonen, hilser på besøkende, og utfører et utvalg av veldefinerte og dokumenterte kontoroppgaver.

På slutten av dagen bruker frivillig et skjema for å oppsummere de viktige tingene som skjedde den dagen, og eventuelle problemer som må løses ved neste dags frivillige.

Denne organisasjonen har de fleste feilene utarbeidet, og frivillige er lykkelige og lojale. Det er nå nok trente frivillige til å få et par ekstra frivillige på kontoret som tar seg av andre kontoroppgaver, og hjelper organisasjonen enda mer.

Bruk ikke bare frivillige til de mest rutinemessige oppgavene.

Mange frivillige er glade for å gjøre kontorarbeid eller få mailinger ut av døren eller løp ærend, men når det er en oppgave som dine ansatte virkelig vil gjerne gjøre men det er ingen tid, tenk på å bruke en frivillig. En frivillig kan være en frivillig koordinator, bidra til å skrive stipend eller forskningsbidrag, være ansvarlig for nyhetsbrev, trene andre frivillige eller til og med ansatte, planlegge og gjennomføre spesielle arrangementer eller en rekke andre ting. Tenk kreativt og se etter frivillige som har spesielle talenter eller erfaring.

Vurder å finne og bruke "dyktige" frivillige

Dygtige frivillige er vanligvis spesialister på de områdene som ikke er ideelle, for eksempel økonomi, menneskelige ressurser eller markedsføring.De er ofte ansatte i selskaper, en del av arbeidsgiverens samfunnsansvarsprogram. De får tid av sine selskaper å tilbringe tid med å jobbe med ideelle organisasjoner. I løpet av denne lavkonjunkturen er det også dyktige frivillige mellom jobber som kan være svært interessert i å holde sine ferdigheter skarpe og legge til på nytt.

Dygtige frivillige kan ikke erstatte ansatte, men de kan erstatte dyre outsourcing og eksterne konsulenter.

De kan hjelpe deg med å omorganisere, gjennomføre en organisatorisk revisjon, utvikle de dataene som trengs for å hjelpe styret til å ta organisatoriske beslutninger, finne måter å spare penger på viktige tjenester eller hjelpe medarbeidere fokusere på det som er viktigst i jobbene sine.

Forskning har vist at nonprofits ikke bruker dyktige frivillige (også kalt pro bono-arbeid) så ofte som de burde. Spør dine lokale bedriftsgrunnlag hvis de har et dyktig frivilligprogram, eller søk om et pro bono-stipend gjennom Taproot Foundation.

The Corporation for National & Community Service har et verktøy for å hjelpe nonprofits gjøre seg klar til å bruke ferdighetsbaserte frivillige. Du kan også legge inn dine åpninger for frivillige med faglige ferdigheter på Catchafire, en online-matching tjeneste.

Ikke tolerer et kastesystem på kontoret din

Jeg har sett kontorer der de betalte lederne gikk daglig ut til lunsj, vanligvis sammen, mens de ansatte og frivillige spiste eggesalatsmørbrød i bryterommet, mens de holdt ned fortet til lederne returnerte.

Hva en måte å gjøre kontorist og frivillige til å føle seg som førsteklasses borgere. Finn måter å være inkluderende og få alle til å føle at de er viktige for noe veldig viktig.

Rask når frivillige viser interesse

Frivillige har mange muligheter i mange organisasjoner. Gjør raskt når de viser interesse for din, eller de vil gå et annet sted. Det er vanlig at potensielle frivillige mottar dårlig vetting av ideelle organisasjoner. Enten er frivilligansvarlig toneavhengig av hva frivillig sier om hans eller hennes tid tilgjengelig (følelsen overveldet er så hyppig en grunn til frivillig fly som følelsen er underutilisert); eller frivillig mottar et overfladisk intervju som ikke avslører evner og erfaringer som kan være ledetråder ved å bosette frivillig til en givende situasjon.

Hold et åpent sinn om hvilke typer jobber som frivillige kan fylle.

Ja, du kan ha en liste over grunnleggende roller du alltid handler for, men når intervjuet ditt avslører andre muligheter, vær ikke bundet av presedens og regler. Ikke nøl med å skape en frivillig jobb som passer til den aktuelle personen, hans talenter og interesser. Du kan kanskje lette en betalt medarbeider i en oppgave og skifte den til en frivillig. Det burde la dine betalte ansatte tid til å bruke tid på andre presserende plikter. Det bør imidlertid aldri utsette en betalt personell til mulig tap av jobben.

Bunnlinjen er at det ikke er til ingen fordel å kutte kostnader ved å kutte personale og erstatte dem med frivillige, men det kan være kreative måter å gjøre det mulig for frivillige å fylle noen roller hvis du gjør det klokt.