Video: Q&A | Personlig 2025
Personlige assistenter ligner på utøvende assistenter eller kontorassistenter ved at alle utfører rutinemessige administrative typer oppgaver slik at noen andre ikke trenger. Tjenestene vil sannsynligvis inkludere screening eller besvare telefonsamtaler, brev og e-post, administrere tidsplaner og ta notater på møter.
Forskjellen er at personlige assistenter bare hjelper en enkelt person, og de kan også hjelpe med personlige oppgaver som å handle eller planlegge sosiale engasjementer.
Noen delegerer prosjektarbeid til sine assistenter eller har deres assistenter stå inn for dem i deres fravær.
Jobbkrav for personlige assistenter
Selv om det ikke er satt minimumskrav for personlige assistenter når det gjelder utdanning, hjelper en bakgrunn i næringsliv eller administrativt arbeid. Et annet eller et tredje språk kan også være viktig i noen tilfeller. Generelt er ferdighetene du har, viktigere enn utdanningen din. En diskusjon av noen av disse nødvendige ferdighetene kan hjelpe deg med å avgjøre om denne typen jobb er for deg.
Her er en liste over personlige assistentferdigheter for CV, omslag, jobbsøknader og intervjuer. Nødvendige ferdigheter vil variere basert på jobben du søker på, så også se vår liste over ferdigheter oppført etter jobb og type ferdighet. Se gjennom denne listen og se om du har brukt disse ferdighetene i tidligere jobber eller har fått dem gjennom trening.
Lag notater om når og hvordan du brukte eller utviklet disse ferdighetene.
Legg deretter dem til din CV og følgebrev eller vær nyttig når du fyller i jobbsøknader. Folk som viser applikasjoner vil ofte være på utkikk etter nøkkelferdigheter. Match opp dine ferdigheter med de som er lagt opp som nødvendig for jobben. Så vær sikker på at de er nevnt i ditt følgebrev og oppført i ditt CV.
Du bør også utvikle intervju svar på hvordan du brukte dine ferdigheter i tidligere stillinger. Gi et eksempel på hvordan du løste et problem på arbeidsplassen ved hjelp av en eller flere av disse ferdighetene. Vis hvordan du bruker dine ferdigheter som bidro til suksess for et prosjekt.
Eksempler på Personal Assistant Ferdigheter
Denne listen er ikke uttømmende, men inneholder noen av de viktigste, etterspurte ferdighetene til personlige assistenter.
Organisasjon og tidsstyring
Som en personlig assistent vil en stor del av jobben være å holde noen andre organisert og på plan. Du må derfor være godt organisert selv. Heldigvis kan organisasjonen bli lært. Det er spesifikke teknikker du kan vedta for å gjøre bruk av tid mer effektiv og ellers holde livet ditt og det som din leder har i orden.
Skriftlig og muntlig kommunikasjon
Du må forstå og følge instruksjonene, og du må overføre informasjon tydelig og ærlig.Avhengig av detaljene i posisjonen din, må du kanskje også ønske deg velkommen kunder, svare på korrespondanse eller opprette rapporter og presentasjoner. Alle disse oppgavene krever topp kommunikasjonsferdigheter, blant annet å snakke og skrive, lytte og lese.
Nøyaktighet og oppmerksomhet på detaljer
Oppmerksomhet på detaljer er en kritisk del av både å holde orden og kommunisere godt.
Vaghet eller unøyaktighet skaper ineffektivitet i beste fall, og kan også forårsake alvorlige feil eller fremmedlegge lederens kollegaer.
Kunnskap om relevant programvare
Hvilken programvare du må håndtere, kan variere, men vil trolig inkludere tekstbehandling, regneark, databaser, kalendere, desktop publishing og PowerPoint eller noe tilsvarende. Å være i stand til å gi minst teknisk støtte er et pluss. Det kan hende du må vurdere flere forskjellige programmer og programmer for å kunne velge selv som gir de beste verktøyene for å oppnå lederens mål. Alltid, jobben din er å gjøre sjefen din jobb enklere og enklere, og det kan kreve mye bak-scenen problemløsing.
Takt og skjønn
Som personlig assistent blir du ofte utsatt for følsomt materiale, fra forretningshemmeligheter til svært personlig informasjon som du må beholde konfidensielt.
En relatert ferdighet er takt, evnen til å reagere forsiktig eller ikke i det hele tatt på informasjon som andre mennesker kan finne vanskelig eller pinlig. Du må med andre ord være en trygg person for at sjefen din skal være sårbar med. Tross alt vil du bare vite hvor mye hjelp de virkelig trenger.
Personlig assistentfagliste
Administrative ferdigheter
Disse ferdighetene er ofte en del av stillingsbeskrivelsen for en personlig assistent, eller er kompetanse med merverdi. Din arbeidsgiver kan trenge noen som kan gjøre disse oppgavene for henne.
- Administrasjon
- Utnevnelser
- Korrespondanse
- Errands
- Arrangementer
- Arrangementsplanlegging
- Arkivering
- Implementeringsprosedyrer
- Vedlikeholdsplaner
- Møter
- Kontoradministrasjon > Prosjektledelse
- Forskning
- Planlegging
- Tar diktering
- Ta med meldinger
- Ta notater
- Reisearrangementer
- Reiseplanlegging
- Kommunikasjonsferdigheter
Som personlig assistent, alle aspekter av kommunikasjon er viktige for jobben. Vær klar til å vise din erfaring eller opplæring.
Kommunikasjon
- Kommunikasjon
- E-post
- Hilsen Besøkende
- Håndtering Forespørsler
- Nettverk
- Ikke-verbal kommunikasjon
- Screening Calls
- Verbal Communications
- Skriftlig kommunikasjon
- Finansiell kompetanse
Har du erfaring eller trening for disse oppgavene?
Regnskap
- Budsjettering
- Innkjøp
- Sourcing
- Shopping
- Teknologi Ferdigheter
Kan du bruke forskjellige plattformer og enheter og gjøre grunnleggende feilsøking?
Datamaskin (PC, Mac, nettbrett)
- Databasestyring
- Microsoft Office
- Presentasjonsforberedelse
- Rapporter
- Tekstbehandling
- Personlig kompetanse
Disse ferdighetene er ofte en del av din personlighet.Vis hvordan du har brukt dem og utviklet dem.
Konfidensialitet
- Diplomatisk
- Diskresjon
- Fleksibilitet
- Interpersonell
- Multitasking
- Organisasjon
- Positiv holdning
- Problemløsing
- Professional Demeanor
- Selvmotivert < Team Player
- Time Management
- Arbeid Uavhengig
- Hvis du ikke har brukt disse ferdighetene til en tidligere jobb, se hvordan du har utviklet dem ved frivillige eller ubetalte jobber eller bruk dem i ditt personlige liv. Bruker du disse ferdighetene som en del av et trosfellesskap eller et studentprosjekt i skolen? Har du utviklet ferdigheter som en del av et idrettslag eller individuell sport? Denne erfaringen kan også være verdifull og gjøre deg til en bedre kandidat til stillingen.
- Relaterte ferdigheter:
Office Manager | Administrativ / sekretærfag | Datamaskinferdigheter | Kundeserviceferdigheter | Resepsjonistferdigheter
Relaterte artikler: Mykt vs Hard Ferdigheter | Slik inkluderer du nøkkelord i ditt CV | Fortsett ferdighetslister | Toppfag Arbeidsgivere søker i jobbsøkere
Definisjoner og eksempler på samtalealternativer, definisjoner og eksempler
, Utløp, premie, i penger og ut av pengene.
Medisinsk assistentfagliste og eksempler
Medisinsk assistentferdighet til å legge til i CV og bruk i intervjuer for å bevise deg er den beste for jobben.
Personlig ferdighetsliste og eksempler
Liste over personlige ferdigheter til bruk i CV, omslag, jobbsøknader og intervjuer, pluss generelle ferdigheter og søkeord lister og ferdigheter oppført etter jobb.