Fordeler og ulemper med 3 Prosjekt Organisatoriske Strukturer

Måten organisasjonen din har strukturert påvirker hvordan du administrerer og driver prosjekter. Det kan også påvirke hvor mye autoritet og nå deg, må jobbe som prosjektleder.

Det er tre vanlige organisasjonsstrukturer, og prosjektledere jobber i alle dem: funksjonell, prosjekt og matrise. La oss se på fordelene og ulempene for hver, slik at du vet hva du står overfor når du går med i en ny struktur.

En funksjonell organisasjonsstruktur

I en funksjonell organisasjonsstruktur jobber prosjektlederen og alle ressursene i samme bedriftsavdeling, som salgs- og markedsavdelingen. Generelt vil funksjonell leder ha mer myndighet enn prosjektleder.

Fordeler:

Den funksjonelle strukturen gir deg minst mulig kraft som prosjektleder, men det er mange andre fordeler:

Det fungerer bra for små lag og små prosjekter fordi funksjonen har full kontroll over lagmedlemmer og andre ressurser som kreves.
Du kan lett få tilgang til eksperter du trenger fordi de er i samme funksjonelle område.
Det er raskt å få alle sammen til å løse problemer knyttet til prosjektet.
Du kan begrense prosjektkommunikasjonsverktøyene du trenger å bruke fordi teamet er relativt lite og enkelt.
Du får ofte entusiastiske teammedlemmer som er ivrige etter å jobbe med prosjektet fordi det gir dem karriere muligheter. Prosjektarbeid kan være en fin måte å motivere laget ditt på.

Hvis du overfører prosjektet til et funksjonelt team, blir det det funksjonelle teamet du jobber i. Det kan gjøre det enklere å lukke et prosjekt.

Ulemper:

Selv om denne strukturen har mange fordeler, er det også noen ulemper:

Arbeid foregår i en silo, noe som kan bety at du ikke har tilgang til personer utenfor din funksjonelle deling.
Personer i prosjektgruppen kan være mer lojale overfor avdelingen eller lagleder enn deres arbeid på prosjektet, og dette kan skape konflikter.
Et stort prosjekt kan ende opp med en funksjonell prosjektleder fra hver funksjon. Det kan føre til at arbeidet faller gjennom sprekker hvis alle prosjektledere ikke jobber harmonisk sammen.
Funksjonsarbeid kan isoleres ved at du ikke har mulighet til å etablere et bredt nettverk i selskapet. Det kan være vanskelig å opprettholde et strategisk fokus.

Prosjektstrukturen

Dedikerte lag er satt sammen for å jobbe med prosjekter i en prosjekt organisasjonsstruktur. Prosjektlederen har sannsynligvis ansvaret for ledelsen for prosjektgruppemedlemmene. Eksempler på dette vil inkludere store byggebygg, men også bedriftsinitiativer som krever et dedikert team.Prosjektlederen har endelig autoritet, rapporterer til prosjektsponsor og prosjektstyret. Individer på samarbeidet direkte for prosjektlederen.

Fordeler:

Den åpenbare fordelen med en prosjektstruktur er at du har mer kontroll over laget, men det er også andre fordeler.

Lag kan ha en sterk identitetsfølelse. Det er den enkleste strukturen for å skape en sterk lagkultur.
Hele laget er fokusert på lagets mål, og det er ingen lojalitetskonflikt med dagjobben for de som jobber med prosjektet. Deres dag jobb er prosjektet.
Ressurser er dedikert til prosjektet, så det er mye lettere å planlegge arbeidet. Du vet når lagmedlemmene er tilgjengelige, og det er ingen risiko for at de blir trukket av til forretningsmessig arbeid for en annen leder med kort varsel.
Prosjekter som går i denne strukturen, er gode miljøer for å forbedre prosjektledelsesferdighetene, både som leder og flere tekniske ferdigheter.

Ulemper:

Prosjektstrukturen er den enkleste å jobbe innenfor, men det har fortsatt noen ulemper.

Å ha et team dedikert til ett prosjekt er en dyr forpliktelse. Det har en tendens til å være et alternativ bare på store prosjekter.
Hvis du fjerner folk fra deres funksjonelle jobber, kan de få det vanskelig å gå tilbake, spesielt hvis prosjektet er lang. Prosjektarbeid strekker seg og vender tilbake til det du gjorde før etter en periode som jobber i et tverrfaglig miljø på et nytt, utfordrende prosjekt. Det er ikke et attraktivt prospekt for mange mennesker. Det kan gjøre det enda viktigere for deg å styre overgangen til teamet når du lukker et prosjekt.
Noen ganger kan lukking av et prosjekt bety at du mister jobben din hvis virksomheten har gått på, og det er ikke en annen rolle tilgjengelig for deg å flytte inn på.
Av deres natur suger dedikerte lag ressurser til å jobbe med bare én ting. Det kan begrense antall prosjekter som selskapet kan gjøre på en gang, spesielt når ulike prosjekter krever de samme ferdighetene.
Prosjektledere i denne typen struktur gjør også linjestyring for deres lag. Det betyr å bruke tid og krefter på menneskelige ressursoppgaver som du ikke trenger å gjøre i andre strukturer. Hvis du liker dette elementet med å jobbe med mennesker, kan dette være en fordel.

Matrisens organisasjonsstruktur

Det tredje alternativet er en matriksstruktur. Ressurser deles på tvers av både forretnings-og-vanlig arbeid og prosjektarbeid. Det kan bety at du har to ledere, eller "stiplede linjens ansvar" til en prosjektleder, samt til lederen. Den funksjonelle lederlinjestrukturen er normalt på plass først, og prosjektlederen tar den stiplede linjen.

Denne strukturen deler kraft og autoritet mellom funksjonell eller divisjonsteamschef og prosjektleder. Du må bruke dine forhandlingsferdigheter til full kraft!

Fordeler:

Matrise strukturer er svært vanlige fordi de tillater ledere å gjøre veldig fleksible valg med hvordan folk bruker sin tid.Det er høyst sannsynlig at du vil jobbe i matrisemiljø på et tidspunkt i din karriere. Fordelene ved denne strukturen er:

Ressurser brukes effektivt og kan bevege seg mellom prosjekter etter behov.
Du kan jobbe med mange forskjellige ting, noen ganger parallelt - selv om det kan hevdes at dette også er en ulempe.
Lag og enkeltpersoner kan være svært lydhør. Hvis et nytt prosjekt følger med som må prioriteres, er det lett nok å svinge og plutselig fokusere på noe annet. Du kan ikke gjøre det enkelt i en prosjektstruktur, noe som tar lengre tid å oppløse og omgruppere.
Strukturen krever at alle bruker samme prosjektledelse livssyklus og metodikk, så det er enkelt å flytte mellom prosjekter. Mennesker kan bli med i et prosjektteam med relativt lite ombord påkrevd når terminologien og prosessene er vanlige.

Ulemper:

Som med alle oppsett, har denne også sine fallgruver. Til tross for at det er en felles struktur, tror jeg ikke mange moderne arbeidsplasser har sprakk problemene med overbelastning. Det kan være enkelt å gi en person for mye å gjøre hvis du ikke har systemer på plass for å administrere og overvåke hele arbeidsbelastningen. Andre ulemper inkluderer:

Konflikt mellom prosjekter er vanlig fordi du kanskje kjemper for de samme ressursene som et annet prosjekt.
Det andre prosjektet kan ha inngjerdet de beste ressursene - de mest hensiktsmessige med de rette ferdighetene - eller deres linjeleder kan ikke gjøre dem tilgjengelige for prosjektarbeid.
Det kan være noen konflikt mellom forretningsmessige oppgaver og prosjektarbeid for enkeltpersoner, spesielt når begge ledere gir dem ulike prioriteringer.
Ressurser kan ha en konflikt om hvilken utviklingsbane de tar for deres fremtidige karriere. Selv om du kanskje vet at du vil være i prosjektledelse, kan du få muligheten til å gå videre til en mer senior funksjonell rolle eller en mer prosjektorientert rolle. Men mange karrieremuligheter er en god ting, selv om det gjør for vanskelige beslutninger.

En organisasjonsstruktur som fungerer perfekt for alt arbeid som vanlig, fungerer ikke alltid for prosjekter, og du må klare deg i det miljøet du jobber med. Det er en god ide å få erfaring i hver av disse strukturene, hvis du kan, slik at du kan oppleve dem førstehånds. Det vil hjelpe deg med å bestemme hvilket miljø som passer deg best og passer dine ferdigheter og preferanser. Deretter kan du ta et informert valg hvis du får sjansen til å bestemme ditt fremtidige arbeidsmiljø.

Forstå fordelene og ulemperne til hver vil gi deg en sjanse til å finne ut hvor best du vil bruke tid og innflytelse for å få mest mulig ut av laget ditt og hjelpe prosjektet med å konkludere med suksess.