Forståelse av risikostyring i fast eiendom

Administrasjon og risikostyring er en kritisk del av eiendomsforvaltning. Opptaksfunksjonen må håndteres nøye, og jo større detaljnivået er, desto bedre er det sannsynlige resultatene.

I de fleste stater er langt det største antallet forbrukerklager, provisjonsstraff og lisens suspensjoner og tilbakekallelser knyttet til eiendomsforvaltning. Det er ikke slik at de rettighetshaverne som gjør eiendomsforvaltning er dumme.

Det er at det er en veldig transaksjonskrevende virksomhet. Mens en gjennomsnittlig agent kan gjøre et dusin salgstransaksjoner om året med en kjøpsavtale og beslektede dokumenter, kan gjennomsnittlig eiendomsforvalter gjøre hundrevis av mindre transaksjoner.

At de er mindre, gjør ikke disse transaksjonene mindre viktige, og det reduserer ikke risikoen for å gjøre dem. Som eiendomsforvalter samarbeider du med en eier for å markedsføre og leie eiendommen, samle leien og overdra dem til eieren, og forvalte eiendommen, fra vedlikehold til leietakerregulering.

Ved å gjøre dette handler du med eiere, leietakere, reparasjonsfirmaer, reklamemedier, entreprenører og andre. Hver og en av disse transaksjonene innfører en viss risiko i virksomheten din. Det er ikke nødvendigvis mye risiko i hvert tilfelle, men det er kumulativt.

De finansielle funksjonene er langt mest sannsynlig å skape problemer for megleren.

Finansielle funksjoner innebærer:

• markedsførings- og finansfunksjonen krever oversikt over utgifter og inntekter, samt skatteoppføringer, reklamefakturaer og mer,
• Leietakshåndtering innebærer oversikt over alle deres forespørsler, utleie betalingshistorie og regler brudd , og
• vedlikehold og reparasjoner av anlegget krever vedlikeholdsplaner, reparasjonsrekorder for garanti og personellposter for ansatte og underleverandører.

Risikostyringskomponenten er selvsagt svært viktig. En stor katastrofe kan true økonomisk overlevelse av eiendommen. Opptegnelsene som er beholdt er en del av dette, ettersom eventuelle rettslige skritt tatt av andre kan motvirkes hvis det foreligger detaljerte oppføringer som avviser deres krav.

En del av risikostyringen er bestemmelse av risiko mot belønning. Et godt eksempel er et badestamp eller svømmebasseng på eiendommen. Eiendomsforvalter og eier må balansere verdien av bassenget med de påløpte risikoene. Når en risiko som dette er identifisert, er det tre måter den kan adresseres på:

1. Unngå - Beslutningen kan gjøres for å fjerne badestamp eller basseng, da den ekstra leieinntekten ikke er verdt kostnaden for forsikring eller risikoen.

2. Kontroll - Hvis boblebadet beholdes, vil det kanskje være installert en kodet lås og gjerd for å holde ut yngre barn.

3. Risikooverføring - Den mest vanlige måten å håndtere risiko på er å kjøpe forsikring for å overføre risikoen til forsikringsselskapet.

Den vellykkede eiendomsadministratoren vil planlegge for problemer, holde gode filer og poster over hver aktivitet, og vurder kontinuerlig disse funksjonene for å avgjøre om endring er nødvendig.

Dokumenter og e-post

I mange stater er du kun pålagt å opprettholde transaksjonsoppføringer i seks år.

Det anbefales imidlertid å holde dem lenger, spesielt hvis du har lov til å gjøre det i elektronisk format. Du kan satse på at hvis noen av partiene kan ha krav, vil noen som vil stevne deg for noe seks år og ti dager siden, fortsatt ha dokumentdokumenter. Det er mye vanskeligere å be om saken din hvis du allerede har ødelagt dine kopier.

Når det kommer til e-post, kan enhver rettshandling som involverer et føderalt garantert lån (stort sett alle våre boligtilbud), tvinge deg til å produsere e-post relatert til transaksjonen og kommunikasjon med kunden / klienten. Det finnes mange måter og programvareprodukter for å lagre beslektede e-poster, men les noen av artiklene her om Evernote, en løsning av mange grunner. Slik håndterer du e-post ved hjelp av Evernote og Gmail-arkivene dine.

Endre for å passe din e-postløsning.

• Konfigurer automatisk videresending i Gmail av hver e-post til eller fra kunden / klienten din.
• De går inn i en notatbok i Evernote for transaksjonen.
• Et par uker etter avslutning trekker du opp alle e-postene i Evernote og skriver dem i kronologisk rekkefølge til en PDF-fil.

Siden PDF-filer er søkbare, kan du raskt trekke opp noen e-post som noen vil ha med søkeord. Det fungerer ganske bra.