Strømlinjeforme dine poster med PayPal og Excel

Hvis du har vært eBay-selger for en viss tid, vet du allerede at PayPal er en fin måte å godta betaling på nettet. Det er raskt, det er enkelt, og PayPal holder nøye med registrerte transaksjoner denne måten. Faktisk kan du få tilgang til disse transaksjonene i et praktisk, regnearksklar format for å strømline dine regnskapspraksis - uansett om du er en kjøper, en selger eller begge deler, trenger du ikke å bruke PayPal-nettstedet direkte for å få tilgang til posten for hver transaksjon.

I kombinasjon med et regnearksprogram som Excel, kan denne PayPal-funksjonen gjøre bokføring for små og mellomstore kjøpere og selgere et stykke kake, spesielt hvis du er forsiktig med å bruke PayPal for de fleste dine transaksjoner.

Ved hjelp av Excel for å få tilgang til PayPal-poster

PayPal gjør sin database med transaksjonene tilgjengelige for deg i et format som heter CSV, eller "kommaseparerte verdier." De fleste regnearkprogrammer som Excel, Quattro Pro eller OpenOffice. org Calc-de samme som du kan bruke til å balansere sjekklisten din eller gjøre dine skatter, er i stand til å lese og importere filer lagret i dette formatet.

Fordi PayPal kan opprette CSV-filer for deg basert på datoperiodene, kan du bruke PayPal til å generere rask, nøyaktig, fullstendig regnskapsinformasjon (inkludert PayPal-avgifter, frakt og håndteringsbeløp og andre detaljer) om dine eBay-transaksjoner som du kan lagre på din egen datamaskin og manipulere i en regnearkprogram, for eksempel å sortere etter transaksjonstype eller få hurtige totaler for skattemessige formål.

Opprette en CSV-fil ved hjelp av PayPal

Hvis du vil opprette en CSV-fil for PayPal-transaksjonene, logger du deg på PayPal-nettstedet, akkurat som du vil se kontoen din normalt. Når du er logget inn og ser på standard «Min konto» -siden, følger du disse trinnene:

1. Klikk på «Historikk». Klikk på den blå og hvite "Historikk" -linken nær øverste senter på siden. (Hint: Den ligger rett til høyre for "Uttrekk" -koblingen.)
2. Velg datoperiode. Bruk verktøyene øverst på siden til å velge et datoperiode for transaksjoner som skal vises. Du kan velge vanlige forespørsler som «Siste uke» (for alle transaksjoner i løpet av de forrige sju dagene) eller "Siste måned" (for alle transaksjoner i løpet av de siste 30 dagene), eller du velger å vise et bestemt datointervall.
3. Klikk på koblingen "CSV". Klikk på "CSV" -linken til høyre for ordet "Download:" øverst til høyre i visningsområdet. En popup vil dukke opp og spør deg om å velge et nedlastingsformat.
4. Klikk på "Last ned" -knappen. Uten å endre filtypen fra "CSV," klikker du på den gule "Download" -knappen. PayPal vil pause i noen få minutter for å få tilgang til databasen før du sender nettleseren din en fil som heter Downoad.csv. Lagre dette på skrivebordet for enkel tilgang.

Avanserte brukere som leser sammen med denne artikkelen kan allerede vite hva de vil gjøre med dataene på dette stadiet. Hvis dette er deg, kan du laste ned til andre formater (for eksempel Quicken eller Quickbooks-formatene) eller avvike fra følgende prosedyre.

Importere CSV-filer til Excel

Når du har lastet ned en CSV-fil som inneholder de transaksjonene du har valgt, og filen har blitt lagret på skrivebordet, følger du disse trinnene for å laste filen i Excel.

1. Start Excel. Hvis CSV-filen på skrivebordet allerede ser ut som en Excel-fil (dvs. ikonet som representerer filen, ser ut som de ikonene du vanligvis ser for Excel-filer), kan du bare dobbeltklikke på filen for å åpne den og vóila-du er ferdig! Mange brukere vil imidlertid finne at CSV-filen ikke åpnes automatisk i Excel når ikonet er dobbeltklikket. Hvis dette er deg, bruk startmenyen til å starte Excel-programmet.
2. Velg "Fil" -menyen, velg deretter "Åpne". Når Excel-programmet er åpent, klikk på "Fil" -menyen øverst til venstre i vinduet og velg "Åpne" -alternativet fra liste over valg. Du bør bli møtt av et mindre dialogvindu med etiketten "Open" som viser filer på datasystemet.
3. Velg skrivebordet. I nyere versjoner av Excel kan dette oppnås ved å klikke på ikonet "Skrivebord" til venstre for dialogboksen "Åpne". I eldre versjoner av Excel, klikk på rullegardinlisten Sted nær toppen av vinduet og velg "Desktop" fra den lange listen over steder som vises.
4. Sett filtypen til "Alle filer." Klikk på rullegardinlisten "Filer av type" nær bunnen av vinduet og endre filtypen fra "Excel-filer" til "Alle filer". Dette vil føre til at dialogboksen "Åpne" viser noen CSV-filer på skrivebordet.
5. Dobbeltklikk på "Last ned" -filen. Finn CSV-filen (kalt "Last ned" eller "Last ned. Csv" avhengig av hvilken versjon av Windows du måtte søke gjennom en liste over alle filene på skrivebordet) i listen over filer som vises i " Åpne "dialogboksen og dobbeltklikk på den.

Det er alt der er til det! Du bør nå se en organisert, sorterbar liste over alle dine siste PayPal-transaksjoner i Excel. Hvis du allerede er kjent med Excel, bør du kunne sette denne informasjonen i bruk i dine økonomiske poster umiddelbart for å behandle, filtrere, ordne, søke eller på annen måte manipulere PayPal-poster.

Merk, som det ble nevnt i starten av denne artikkelen, at lignende trinn kan følges for å importere PayPal-postene dine til OpenOffice. org eller Quattro Pro. Bare bruk regnearkprogrammet ditt til å importere eller åpne en "CSV" eller "kommaseparert verdier" -fil.

Som en endelig notat, vær oppmerksom på at hvis du vil fortsette å bruke denne informasjonen, bør du sannsynligvis lagre den i Excels standardformat (eller hvilket standardformat regnearket ditt bruker) for enkelhets skyld. For å gjøre dette, klikk på "Fil" -menyen øverst til venstre i Excel-vinduet og velg "Lagre som" -alternativet.Deretter velger du "Microsoft Excel Workbook" fra rullegardinlisten "Lagre som type" nær bunnen av dialogboksen "Lagre som" som vises.

Glad bokføring!