Tre forretningsprosesser du bør automatisere nå

Før 1440 var prosessen med å lage en bok minst sagt omhyggelig. Alt ble gjort for hånd, og å skape enda en kopi av en bok var en heltidsjobb.

Skriv inn Johannes Gutenberg, en gullsmed i handelen som revolusjonerte utskrift med pressen hans, som inkluderte flyttbar type, som muliggjør masseproduksjon av trykte materialer. Vedtaket var raskt, og historien ser ikke tilbake. Men det er ikke å si at det ikke var noen holdouts.

For eksempel trosset mange adelsmenn i det 15. århundre utøvelsen av masseproduksjon, og nektet å til og med tillate trykte bøker i sine biblioteker og insisterte på at de ikke var like godt laget som håndtrykte bøker.

Hva trykkpressen har gjort for utskrift og publisering, har automatisering gjort for virksomheten. Som med all ny teknologi faller adopsjonsraten langs en bellkurve, og det er noen ivrige holdouts: De gamle måtene er mer kjent, det er en følelse av kontroll involvert i manuelt innlasting av data fra et papirblad ved hånden eller utskrift av en faktura deg selv. Men, som utskriftstrykk, ser de bedrifter som gjør spranget til kjerneautomatiserte systemer ikke tilbake.

Hva er de mest kritiske automatiserte prosessene virksomheten din bør vedta i 2016 for å øke produktiviteten og effektiviteten din dramatisk?

Tidsporing, lønn og fakturering.

Ikke bare fungerer disse tre prosessene synergistisk sammen for å redusere kostnadene og øke effektiviteten drastisk, men hver enkelt eliminerer antall kjedelige manuelle arbeid og datainngang, frigjøre den tiden for mer strategisk forretningsarbeid.

Tidsporing

For de fleste virksomheter er direkte lønnskostnader kostnaden # 1. Og timene som kreves for å spore, gjennomgå og legge inn data fra papirbladene tar opp en betydelig del av tiden for bokholderne og admins - for ikke å nevne tiden arbeidstakere bruker, prøver å huske hva de egentlig har jobbet med.

Den amerikanske lønnsforeningen anslår at det i gjennomsnitt tar 5 minutter å behandle et håndskrevet arbeidstidskort - og at en automatisert tidsporingsløsning kan redusere tiden det tar å behandle et kort til 1 minutt pr. ansatt .

Chris Langford, som gjorde spranget fra manuell tidspost til automatisert tidssporing i fjor, sier, "Fire timers lønn hver uke har blitt 15 minutter. Hvilket betyr at jeg brukte 16 timer i måneden til å løpe lønn før jeg begynte [automatiserer tidssporing]. Nå er det en time. "Han legger til," Når ansatte sender sin tid til meg nå, er mitt arbeid i utgangspunktet gjort. Alt jeg trenger å gjøre er å skanne over alt og sørg for at det er riktig. "

Og det er ikke den eneste fordelen ved å automatisere tidsdata: Ifølge Robert Half International og American Payroll Association (APA)," tyveri "(f.eks.g. , når ansatte "fudge" sin tid ved å avrunde opp til nærmeste time eller mangler å registrere lange lunsjer eller pauser) overstiger 10 minutter per dag, per ansatt. Høyverdige, automatiserte tidssporingssystemer vil inneholde en visning av hvilke ansatte som er klokka og hvor de befinner seg via GPS; en oversikt over alle endringer, tillegg og sletting av tidsdata; Overtidsstyringsalternativer; tidssporing innstillinger som er DCAA-kompatible; og muligheten til å enkelt integrere med andre viktige prosesser som lønn og fakturering.

Lønn

Nøyaktig, automatisert lønn kan gjøre en utrolig forskjell i firmaet, for ikke å nevne å møte de stadig strengere kravene til revisjoner, arbeidstvister, statlige forskrifter og skatteforpliktelser.

NFIB, har funnet ut at 64% av små bedrifter har egen lønnsomhet internt, og at 62% bruker et regneark til å behandle lønn. Hvorfor gå til tiden og omhyggelig innsats for å manuelt skrive inn tidsdata i et regneark? Tretti og sju prosent svarte at det var gjort i et forsøk på å "spare penger", mens 32% citerte et forsøk på å "opprettholde større kontroll. "

Når det gjelder å spare penger, finner American Payroll Association at bedrifter sparer gjennomsnittlig 2-8 prosent av en ansattes lønn ved å automatisere lønn. Når det gjelder kontroll og nøyaktighet, med sanntids timer som strømmer inn fra din automatiserte tidsporingsløsning, er det ikke nødvendig med manuell oppføring eller gjetning, og resultatene taler for seg selv.

Hvis du har 20 ansatte, hver gjør $ 20 per time, det er $ 20 000 i besparelser årlig, bare fra å bytte til automatisk tidssporing.

I tillegg til å eliminere manuell oppføring og økt hastighet og nøyaktighet i løpende lønn, vil du også få fordelene ved å betale ansatte i tide og ha en lett tilgjengelig og nøyaktig registrering av lønnsslipp.

Fakturering

Å unngå klienttvister og få betalt i tide kan bety forskjellen mellom nødstrømssituasjoner og jevn seiling. Sikre muligheten til å generere fakturaer raskt, nøyaktig og automatisk, er eneste alternativet for langsiktig suksess .

Med synergien til automatisert tidsdata og fakturering kombinert, er det enkelt å dra og slippe tid fakturert av klient, sted eller prosjekt i en spesifisert faktura som tydelig viser når arbeidet ble fullført, den fakturerbare prisen og eventuelle notater knyttet til tidsdataene. Så langt som vendingstid går det, er det nå mulig å fakturere en klient nesten umiddelbart, mens tjenesten som utføres, fortsatt er opptatt, oppmuntrer til raskere betaling.

Ved å automatisere, vil du også få en lett tilgjengelig tilgang, hvis du trenger å trekke opp en gammel faktura eller identifisere utgifter, kommer skattetid.

Endring er ikke lett. Men "prøvd og sant" kan være en glatt skråning til "sakte og utdatert. Gi disse tre moderne forretningsoppdateringene et forsøk. Hvis du er som de fleste bedriftseiere, ser du ikke tilbake.

###

Om Kelly Bistriceanu

Kelly er kjent som "Accountant Big Cheese" rundt TSheets kontoret.Hun har en ubemerket forpliktelse til å jobbe sammen med regnskapsførere og bookkeepers som de navigerer i de stadig forræderiske farvannene i den stadigvoksende industrien. Hennes ordliste, "I <3>