Video: The Science of Thinking 2025
Som ledere bruker vi for mye av dagen vår og prøver å tilpasse seg mer arbeid til mindre tid. Et felles svar for overarbeidede fagfolk på alle nivåer er å forsøke å multitask ved å utføre flere aktiviteter samtidig. Problemet er at multitasking ikke fungerer.
Multitasking virker ikke
For eksempel, tenk at når du pusser tennene om morgenen, begynner du å tenke på dagsordenen for et stort møte senere på dagen.
Det tar ikke mye av hjernens prosessorkraft for å pusse tennene dine, og du kan faktisk konsentrere deg om dagsordenen mens du håndterer tennene på rengjøringsdagen din.
Men hva med to oppgaver som krever mer av hjernens kapasitet? Du kan snakke på telefonen mens du forbereder frokost. Du kan få begge oppgavene gjort riktig, men muligheten for feil på grunn av bortfall i oppmerksomhet er stor. Og som vi alle vet, blander
Chunking Works Better
Chunking "beskriver hvordan menneskelig minneutnyttelse fungerer. Det er viktig å huske dette konseptet som vi ser på å fullføre flere oppgaver samtidig. Vi skifter faktisk mellom dem i stedet for å gjøre dem samtidig (selv om du børsterer tennene dine, kan det virke som om de er samtidige).
Tenk deg at du er på telefonen når noen går inn på kontoret. De ber om råd eller en rask beslutning om en problemet.
Du slutter å lytte til personen på telefonen, skanne notatet foran deg, skrive et svar og gå tilbake til telefonsamtalen. Du gjorde ikke De to aktivitetene (telefonsamtale og personlig samtale) på samme tid.
Du har faktisk gjort tre oppgaver i rekkefølge, startet telefonsamtalen, hadde den personlige samtalen, og deretter gjenopptatte telefonsamtalen.
Akkurat som i frokosteksemplet ovenfor, kan du ha fått dem begge til å bli bedre, og i mindre total tid, hvis du hadde gjort t hemme etter hverandre i stedet for samtidig. Årsaken er at når du starter hver oppgave må du fokusere på det og komme i gang.
Oppstartstid Drab Multitasking
Når du startet telefonsamtalen, måtte du tenke på det, finne telefonnummeret og ringe. Når du ble avbrutt, måtte du finne ut hva personen ønsket fra deg for å kunne gi dem en avgjørelse. Til slutt, når du fortsatte telefonsamtalen, måtte du huske hvor du sluttet. Du har kanskje måttet si, "Ups, beklager, noen gikk inn. Hva sa du?"
Jo mer starter og stopper du gjør i løpet av dagen, desto mer tidskrevende oppstart øyeblikk du har. Disse øyeblikkene er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport å forberede, er oppstartsmøtet sannsynligvis ganske kort sammenlignet med det for rapporten du bare gjør kvartalsvis.Likevel, hvis du forbereder den rapporten og du blir avbrutt, har du nesten samme tid for oppstart hver gang.
Jeg kan skrive min ukentlig rapport om ca 30 minutter uten forstyrrelser. Jeg har hatt det ta flere timer å fullføre bare fordi jobben min er i drift og krever at jeg behandler uplanlagte oppgaver mye.
(Det er kode for at jeg har mange forstyrrelser i min tid.) Men den skyldige var ikke folkene som forstyrret meg. Den skyldige var tiden som var nødvendig for oppstartsmomenter hver gang jeg startet rapporten på nytt.
Noen ganger må du multi-oppgave
Ok, noen ganger må du multitask. Din jobb kan være operativ som min. Så hva er bedre enn multitasking? Chunking er bedre.
Chunking er konseptet om å bryte opp dagen til større biter i stedet for å reagere på konstante forstyrrelser. Jo flere tidspunkter du kan bruke til bestemte oppgaver, jo færre oppstartsmomenter du vil ha, og effektiviteten din forbedres på riktig måte. Siden du ikke vil bruke så mye tid i oppstartsmomenter, vil du ha mer tid og du vil bli mer ferdig. Som en bonus, siden du vil kunne fokusere på den enkelte oppgaven ved hånden, vil du gjøre det bedre.
Som et sidebar, har prosjektleder for lenge siden funnet ut kraften i denne teknikken og opprettet sin egen versjon av "chunking" via arbeidsoppdelingstrukturen.
Komme i gang med Chunking
Så hvordan kan du begynne å chunking?
- Start små til du får følelsen av det. Velg en enkelt oppgave, kanskje din ukentlige rapport.
- Legg til side de 30 minuttene du vet det vil ta.
- Lukk døren eller legg opp et skilt som leser "Geni på jobben" eller noe sånt, og konsentrerer deg deretter om rapporten og ingenting annet enn rapporten.
- Ignorer telefonen.
- Ikke sjekk e-post.
- Skriv bare rapporten.
Prøv det samme med telefonsamtaler, ansattes møter og andre vanlige aktiviteter. Fokusere, kutte dine dager ut og etter noen uker med praksis, vil du føle deg og være mer effektiv.
Bunnlinjen
Ikke kast bort så mye av tiden du prøver å multi-oppgave. I stedet gjør deg mer effektiv og mer produktiv ved chunking. Mens begrepet er vanskelig, er konseptet effektivt!
-
Oppdatert av Art Petty
6 Oppførsel reduserer effektiviteten som en leder
Mange ledere er uvitende om deres egne dårlige oppføringer . Her er 6 du bør slutte umiddelbart og 4 ideer for å hjelpe deg med å oppdage disse dårlige vaner.
Liker ikke sporingskostnader? Prøv 80/20 Budsjettet
Budsjettet 50/30/20 er populært, men det krever at du sporer utgiftene dine. Vil du ikke gjøre det? Prøv en enda enklere tilnærming: 80/20-metoden.
Ideer for å forbedre effektiviteten på bordet med tusenårene
Akklimatisering av nye tusenårige ansatte til bedriftskultur krever kreativ tenkning og moderne taktikk, inkludert kreativ bruk av video og sosiale medier.