Hvordan fullføre og filformular W-3

Hva er Form W-3?

A W-3 Form er en overføringsskjema som sendes til SSA (Social Security Administration), som viser total inntjening, lønnsforsikringslønn, Medicare lønn og tilbakeholdenhet for alle ansatte i det foregående året. Tittelen på skjemaet er "Transmittal of Loon and Tax Statements." For å utarbeide et W-3-skjema må du legge opp lønninger for alle ansatte i hver kategori, fra alle ansatte W-2-skjemaer, og bruk W-2-totalene for å fullføre W-3-skjemaet.

W-2-skjemaet er lønns- og skattesummen gitt til ansatte, slik at de kan sende inn denne informasjonen på deres personlige inntektsskatt.

Når må et W-3 skjema bli arkivert?

Du må sende inn et W-3-skjema, sammen med alle W-2 skjemaer for alle ansatte, innen utgangen av januar, etter skatteåret. Så hvis du for eksempel har utarbeidet W-2er for ansatte i 2016, må du sende inn alle W-2s pluss overføringsskjema W-3 innen 31. januar 2017.

Fristen den 31. januar er den samme for innlevering av både papirskjemaer og elektronisk arkivering.

Fristen for 31. januar er ny i 2017. Det betyr at du må gi W-2 skjemaer til ansatte innen denne dato, og send også W-2 og W-3-skjemaet til SSA innen samme dato. Det er en god ide å gi skjemaene til ansatte tidligere i januar, så det er tid til å rette feil før du sender inn alt til SSA.

Hvordan får jeg W-3 skjemaer?

Du kan ikke bare kopiere et W-3-skjema eller skrive det ut av internett, fordi skjemaet er trykt med en spesiell rød blekk.

Du må kjøpe den ønskede typen W-3-skjemaer på samme sted som du kjøper W-2-skjemaer, eller du kan få din lønnsprosessor eller skattemaker til å fullføre disse skjemaene.

Hvordan fullfører jeg skjema W-3?

Her er delene av skjemaet W-3, hvis du vil arbeide gjennom dem selv. Sjekk også instruksjonene for dette skjemaet.

Informasjon om arbeidsgiveren. Denne delen (a through h) inneholder felles informasjon om din virksomhet som arbeidsgiver. Et par notater:

• Type betaler. De fleste virksomheter i avmerkingsboksen 941. 941-skjemaet er kvartalslønns- og skattemeldingsskjemaet fullført av de fleste arbeidsgivere. Andre alternativer inkluderer husholdnings arbeidsgiver og andre.
• Type arbeidsgiver. De fleste bedrifter vil sjekke boksen "none apply". De andre boksene er for ideelle organisasjoner og føderale regjerings arbeidsgivere.
• Etablering nummer. Etableringstallet er gitt slik at arbeidsgivere kan identifisere ulike områder av virksomheten, enten etter sted, datterselskap eller divisjon. Hvis du identifiserer etableringsnummer, må du skille ut W-2 og W-3 skjemaer for hver bedrift. Eller du kan kombinere alle virksomheter og sende inn alle W-2 skjemaer sammen, sammen med ett W-3-skjema.

Lønn og skattinformasjon. Den andre delen, nummerert 1 til 19, tilsvarer de nummererte delene på skjema W-2. På denne W-3-skjemaet må du oppgi totalsummer for alle W-2-er du sender inn.

Kontaktinformasjon for arbeidsgiver. Denne siste delen av skjemaet krever at du oppgir kontaktinformasjon, inkludert en e-postadresse.

Når og hvordan lager jeg skjema W-3?

W-3-skjemaet må sendes til SSA senest i slutten av februar, sammen med en kopi A av W-2 W-2 skjemaene for hver ansatt.

Summen for hvert element på W-3 må svare til totalene for alle disse elementene på alle ansatt W-2 skjemaer. W-3 inkluderer også total statslønn og tilbakeholdenhet for alle ansatte.

Du må sende skjema W-3, sammen med W-2 skjemaer for alle ansatte, på den siste arbeidsdagen i februar. Se denne artikkelen om frister for innbetaling av lønnsskatt for spesifikk informasjon om innleveringsdato for dette året.

Fristen for å legge inn 2016 skatteår W-2s og W-3s er 31. januar 2017,

Hvis du velger W-2 skjemaer elektronisk

Hvis du velger å arkivere ansatt W-2 skjemaer elektronisk til Social Security Administration, trenger du ikke å samle alle W-2-informasjonene og sende inn et W-3-skjema.

IRS anbefaler sterkt at du gir W-2 skjemaer elektronisk til Social Security Administration. SSA har to alternativer for elektronisk arkivering gjennom sin Business Services Online-seksjon:

• W-2 Online. Du kan bruke et fylt ut W-3 skjema for å sende inn opptil 50 W-2 skjema om gangen.

• Filopplasting. Du kan bruke spesifikk lønnsskatt programvare som formaterer filer til SSA-spesifikasjoner for Filing Forms W-2 elektronisk (EFW2).

Finn flere detaljer om elektronisk arkivering av W-2 skjemaer fra personvern.

Hva om jeg gjør en feil på en W-3?

Hvis du har en feil på en W-3, som følge av beregninger, eller hvis en eller flere W-2 er feil, må du sende en W-2c og en W-3c-skjema hos Social Security Administration . Les mer om hvordan du retter feil i W-2 og W-3-skjemaer.