Krav til å beholde lønnsposter for ansatte

Oppbevar lønnspostposter og annen ansattsdokumentasjon er mandat av Arbeidsavdelingens lønns- og timedivisjon og lov om rettferdig arbeidskraft. Arbeidsgivere må holde styr på kompensasjon og fridag, og interntjenesteservice krever også at du beholder lønnsposter for alle nåværende ansatte i minst seks år etter at arbeidet er avsluttet.

Hvilke Paycheck Records er arbeidsgivere pålagt å beholde?

Du vil normalt beholde de fleste registre som kreves av loven bare i løpet av forretninger, slik at etterlevelse ikke bør ta mye i vei for ekstra trinn eller arbeid.

Gjennomgå rekordene du allerede må sørge for at du er i tråd med IRS- og FLSA-kravene.

Plater kan opprettholdes i alle former, inkludert elektronisk. Følgende må holdes for alle ikke-fritatte arbeidstakere og de som er omfattet av minimumslønnskrav:

Personlig informasjon, inkludert ansattes navn, hjemmeadresse, yrke, kjønn og fødselsdato dersom han er under 19 år.

• Timen og dagen da hans arbeidsuke begynner.
• Totalt antall arbeidstimer hver arbeidsdag og hver arbeidsuke
• Totalt daglig eller ukentlig rettidig inntekt
• Vanlig timelønnsfrekvens for en uke når overtid er arbeidet
• Sum overtidstidsbetaling for arbeidsugen
• Sum lønn betalt hver lønnperiode > Betalingsdato og betalingsperiode dekket.
• Ikke-fritatte arbeidstakere må betales minst minste lønn og motta overtid for arbeidstimer over 40 uker. En ansatt kan være fritatt dersom han blir betalt minst 455 dollar i uken på lønnsbasis, og hvis han utfører visse arbeidsoppgaver, typisk administrativ, leder eller ledelse.

Rettidig lønn er det som er opptjent i løpet av de første 40 timene i en arbeidsuke.

Krav som kreves for fritatte arbeidstakere, er forskjellig fra de som ikke er fritatt, og det kreves spesiell informasjon for de ansatte i husholdningen, for arbeidstakere som arbeider under uvanlige lønnsordninger, for ansatte til hvem losji eller andre fasiliteter er innredet, og for ansatte som får remedial utdanning.

Hvis noen av dine arbeidere faller inn i disse kategoriene, må du konsultere en advokat.

Skjemaer du må beholde

I tillegg til lønnspostoppføringer, bør du beholde noen andre dokumenter på filen for hver ansatt.

En signert kopi av hans W-4 skjema som viser føderal tilbakeholdenhet. Dette skjemaet kan endres mange ganger, så sørg for at du holder den nyeste skjemaet på toppen.

En kopi av enhver form som en ansatt har godkjent avdrag for, inkludert fordeler og spesielle donasjoner som United Way eller andre veldedige organisasjoner.

• En kopi av ansattens opprinnelige søknadsskjema og eventuelle underlag, som et CV eller transkripsjoner.
• Meldinger om endringer i lønnsnivåer, inkludert kampanjer eller demoteringer, og årsakene til disse handlingene.
• Hva er den beste måten å holde lønnspostkuponger på?
• Lønnspostoppføringer, inkludert de som dokumenterer alle arbeidstimer, endringer i betalingsstatus og lønnsatser, skal lagres i en egen fil.

Du må også registrere deg for alle endringer som gjøres til lønn og ytelser fra arbeidstakere, inkludert arbeidstakers samtykker. Du må ha skriftlig samtykke på fil for fradrag fra en ansattes lønn med unntak av FICA-skatter og garnishments.

Susan Heathfield, human resources ekspert, har mer detaljert informasjon om hva som skal holdes i en ansattes personellfil.

Hvem er tillatt å se ansattes rekord?

De fleste bedrifter beholder ansattsposter i et begrenset område og tillater bare tilgang til personer som kanskje trenger å se postene på grunn av deres ansettelsesranger eller stilling. Ansatteposter bør aldri bli fjernet fra rekordrommet. Hvis du har mer enn noen få ansatte, kan du sette opp en personellfiltilgangspolicy slik at ansatte i menneskelige ressurser vet hvordan du svarer på forespørsler.

Ansatte bør ha lov til å se sine egne poster. Du vil kanskje ha noen som bor i rommet med en ansatt mens han ser på sin egen rekord.

Utpek hvilke selskapsansatte som kan se ansattsposter. Tilgang er vanligvis begrenset til ansatte i human resources avdelingen og ledere og ledere over et visst nivå.

• Ulike føderale og statlige revisorer kan få tilgang til ansattsposter med henblikk på revisjon. Du kan kreve en warrant før du tillater en revisor tilgang til ansatt poster.
• Advokater som representerer ansatte i rettssaker, kan få tilgang i bestemte konkrete tilfeller. En øverststående tjenestemann eller selskapets advokat bør verifisere advokatens forespørsel før du tillater poster som skal vises.