Hva arbeidsgivere bør ikke beholde i personaldirektorater

Arbeidsgivere bør aldri plassere bestemte elementer i dine generelle personopplysninger. Innholdet i personaldata og -oppføringer er generelt tilgjengelig for Human Resources, ansatt, og ansattes leder og veileder, i enkelte selskaper.

I andre er tilgang begrenset til HR-ansatte, og ansatte kan be om tilgang til sine poster. Advokater kan også motta innholdet i personaldokumentene for rettssaker og likestillingsreklame (EEOC) klager.

En tidligere ansatt kan også be om en kopi av personopplysningene sine.

Med alle disse potensielle bruksområdene og potensielle seere av personopplysningene dine, må en arbeidsgiver ta vare på å opprettholde en objektiv dokumentasjon av en ansattes ansettelseshistorie i personopplysningene dine. Følg derfor disse generelle retningslinjene for dokumentasjonen du beholder i organisasjonens personopplysninger.

Generelle retningslinjer for innholdet til ansattes personellfil

• Opplysninger i personopplysninger må være faktuelle. Tilsynsansvarlig eller personalansvarlige meninger; tilfeldige notater; sladder; ubegrunnede rykter spørsmål, rapporter eller tattletale påstander fra andre ansatte som ikke er utforsket; anklager ikke forfulgt, undersøkt og konkludert; og annen ikke-faktiske opplysninger, kommentarer eller notater bør utelukkes fra en ansattes personellfil.
  Et av de verste eksemplene på støtende kommentarer som en HR-leder fant inn i en personellrekord, involverte en ansettelsesansvarligs intervjunotater. En sa: "Muligens for fett å komme opp og ned trappene etter behov. "Tenk på ansatt, advokat og til og med fremtidige ansatte og veiledere som leser kommentarer som disse.
  I et annet selskap fant lederen uberørte notater som ledere og andre hadde lagt inn i medarbeiderens filer som, "Mary er sint fordi hun ikke fikk en høyning. Hun reduserte sitt arbeid forsiktig for å komme seg med sin leder. " Se problemet?

• Personlige poster må være forsiktig tilordnet til de aktuelle filplasseringene. Bestem en protokoll for firmaets personopptegnelser basert på statlige og føderale lover, arbeidslovgivning som helseforsikringsportabilitet og ansvarlig lov fra 1996 (HIPAA), og arbeidsgiverens beste praksis.
  Så hold deg til protokollen. Du vil ikke finne tilfeldig doktors unnskyldninger gjemt inn i personellfilen når de tilhører en medisinsk fil. Du vil heller ikke ha begrunnelse og begrunnelse for en ansattes kampanje i lønnslisten.
  Du vil heller ikke ha oversikt over en ansettelsesbeslutning som involverer bakgrunnskontroll eller notater fra diskusjoner med tidligere arbeidsgivere i personaldokumentet.
• Tilsynsførere, ledere og andre ansatte som legger dokumentasjon i personoppføringer må være opplært for å skrive dokumentasjonen på riktig måte. Når du oppgir en ansattes påkjenning om at arbeidstakerne var en fullstendig deadbeat, vil du ikke vinne personellet ditt noen premier, men uutdannede veiledere har vært kjent for å skrive lignende uttalelser.
  Endre begrenset tilgangen til filene til din HR-personell som er ansvarlig for postene og vet hva som skal og ikke skal plasseres i en personellfil.
• Balanse informasjonen du plasserer i personopplysninger for å inkludere både positive og negative aspekter av en ansattes ansettelseshistorie. Altfor ofte legger personellpostene vekt på alle negative hendelser og savner de positive komponentene.
• Kjenne forskjellen mellom veilederens personlige notater om hans eller hennes rapporteringspersonale og de offisielle selskapspersonellene. Tilsynsmannens notater som brukes til ytelsesforbedring, sporing av prosjekter og målgjennomføring, og for å bestemme høyden og ytelsesutviklingsplaner, tilhører for eksempel en veileders private fil, ikke i selskapets offisielle personaldata.
  Anerkjenn også behovet for å trene veiledere i hvordan man tar notater og vedlikeholder dokumentasjon i styringsfilen. De samme kriteriene for fakta, ikke meninger, og spesifikke eksempler, ikke høresag, gjelder for private notater.
  Veiledningens private notater kan påklages i tilfelle av et søksmål, så varsomhet anbefales selv for private notater. Praksis av veiledere som holder kopier av poster som finnes i den offisielle medarbeiderpersonalfilen i deres administrasjonsfil, anbefales ikke.
• Ansatte dokumentasjon og intervju notater presenterer litt av en quandary. Den beste fremgangsmåten er å opprettholde en egen fil for hver posisjon du fyller ut som inneholder all dokumentasjon knyttet til å fylle den posisjonen fra stillingen til referansekontrollene. Søkernes CV, omslagstavler og søknader tilhører denne filen, bortsett fra at du skal flytte ansatt ansattes søknad til medarbeiderpersonalfilen.
  Denne filen har de offisielle sjekklistene og skjemaene som strever etter upartisk representasjon om potensielle ansattes kvalifikasjoner og støtter din beslutning om å ansette den mest kvalifiserte kandidaten. Hyresansvarets meninger og notater som ble tatt under ansettelsesprosessen, tilhører ikke denne filen. Menneskelige ressurser kan samle disse notatene for å opprettholde fullstendig dokumentasjon om en ansettelsesbeslutning, men de tilhører ikke personopplysningene.
• Faktisk dokumentasjon om ansettelsesbeslutninger som forfremmelse, overføring til sidestilling, og lønnsøkninger tilhører personopplysninger. Veiledningens eller HRs meninger om arbeidstakeren gjør det ikke. Offisiell disiplinær handling dokumentasjon som en skriftlig advarsel tilhører også medarbeiderens personellfil.

Spesifikke eksempler på dokumentasjon som ikke burde være i personopplysninger

Følgende opplysninger skal ikke plasseres i personopplysninger.Dokumentasjonen kan kreve en egen fil, kan klassifiseres som tilsyns- eller ledelsesnotater, eller bør ikke holdes i det hele tatt av en arbeidsgiver.

• Eventuelle medisinske opplysninger tilhører den medisinske filen.
• Lønninformasjon tilhører lønnsfilen.
• Dokumenter som inkluderer arbeidstakerens personnummer eller informasjon om en ansattes beskyttede klassifikasjoner som alder, rase, kjønn, nasjonal opprinnelse, funksjonshemming, sivilstatus, religiøs tro og så videre, bør aldri holdes i personaldataene.
• Tilsynsdokumentasjon med det formål å styre en ansattes arbeid, sette mål, tilbakemelding gitt osv., Skal arkiveres i en privat, veileder eller leder-eid mappe.
• Undersøkelsesmateriale , inkludert arbeidstakerens klage, vitneintervjuer, ansattes intervju, funn, advokatrekommendasjoner og oppløsning, samt oppfølging for å sikre ingen gjengjeldelse, skal være i en undersøkelsesfil som er skilt fra personopplysninger.
• Fil ansatt I-9 skjemaer i en I-9-fil eller -sted, vekk fra personellposter.
• Plasser bakgrunnskontroller, inkludert kriminell historie, kredittrapporter osv., Og resultatene av narkotikatesting i en egen fil som veiledere, ledere og medarbeider ikke kan få tilgang til. SHRM anbefaler enten denne separate filen eller anbefaler at denne informasjonen også kan arkiveres i medarbeiderens medisinske fil.
• Arbeidsgivers likestillingsregistre som selvidentifikasjonsskjemaer og regjeringsrapporter bør ikke lagres i den personlige filen eller hvor som helst tilsynsføreren har tilgang.

Hvis du følger disse retningslinjene, lagrer organisasjonen din faktisk, faktisk, støttbar arbeidshistorie og personopplysninger på de aktuelle stedene.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp. -