Hva skal arbeidsgivere beholde i ansattes personellfiler?

Det er en god ide for en arbeidsgiver å vedlikeholde en personellfil for hver ansatt. Dokumentasjon av sysselsettingshistorie, bidragsposter og prestasjoner, disiplinærbekreftelser, kampanjer, ytelsesutviklingsplaner og mye mer tilhører en personellfil. Smarte arbeidsgivere holder også mer enn en personellfil.

Arbeidsgiver har gode grunner til å beholde flere personellfiler - noen juridiske og noen for beste praksis for arbeid.

Dokumentasjon er nødvendig, slik at arbeidsgiveren har et nøyaktig bilde av en ansattes ansettelseshistorie. Dokumentasjon støtter arbeidsgiverens avgjørelser og kan beskytte arbeidsgiveren i en rettssak, bevart riktig.

Innholdet i personellfilen gir en historisk oversikt over de viktige hendelsene i en ansattes karriere. De støtter de avgjørelsene som er gjort om arbeidstakeren og hans eller hennes karriere. De demonstrerer arbeidsgiverens begrunnelse bak ansettelse, kampanjer, overføring, belønninger og anerkjennelse og avgjørelser.

Ulike retningslinjer er knyttet til ulike typer filtyper av personell

Fordi flere typer personellfiler anbefales, er ulike regler og retningslinjer knyttet til hver type personellfil.

• Hver type personellfil har en annen grunn til eksisterende og annet innhold, basert på den grunnen.
• Hver type personellfil lagres annerledes.

• Tilgang til en personellfil er begrenset til enkelte ansatte i de fleste organisasjoner. Ulike personell filtyper har forskjellige tilgangsretningslinjer.
• Medarbeider tilgang til hans eller hennes personopplysninger er tillatt, men de fleste arbeidsgivere fastsetter retningslinjer for arbeidstaker tilgang med personell fil tilgangspolitikk i medarbeiderhåndboken. (Ulike stater og jurisdiksjoner har forskjellige regler, så hold deg oppdatert for din plassering.)
  De fleste organisasjoner tillater ikke ansattes leder å få tilgang til den generelle personellfilen. De forventer at ledere skal beholde relevant dokumentasjon i sin egen ansattes fil som ikke er den offisielle personellfilen.
• Menneskelige ressurseravdelingen eier og er ansvarlig for ansattes personellfiler.

Anbefalte personellfiler

Her er typer anbefalte personellfiler og hva du trenger å vite om å jobbe med dem.

Ansattspersonellfil

Dette er den viktigste personellfilen en arbeidsgiver opprettholder for hver ansatt. Personellfilen lagrer hver ansattes ansettelseshistorie. Dette er hva du trenger å vite om en ansatt personellfil.

Medisinsk fil

Medarbeiderens medisinske fil har alvorlige juridiske begrensninger som arbeidsgiveren må vite og respektere.Her er det du trenger å vite om konfidensialiteten og innholdet i en medarbeider for en medarbeider.

Lønnfil

Medarbeider tilgang til lønnslisten for arbeidstakeren er mindre restriktiv enn tilgang til enten medisinsk eller personellfil. Lønnfilen inneholder informasjon om lønn, valgvalg, lønnsendringer, garnishments og annen juridisk dokumentasjon som påvirker en ansattes lønnssjekk. Ulike regnskaps- og HR-ansatte får tilgang til informasjonen i lønnslisten.

I-9 Skjemaer for ansatte

På grunn av tilgangsrettigheter til ulike myndigheter følger du best praksis ved å opprettholde en egen fil for ansattes I-9 skjemaer. Finn ut mer om lagring av I-9 skjemaer.

Oversikt over personaldirektorater

Vil du bare ha de raske og grunnleggende detaljene om personellfiler for ansatte? Se her for en oversikt over personellfiler.

Personvernfiltilgangspolicy for ansatte

Du vil aktivere hver ansatt å vite hva som er i hans eller hennes personellfil, men du må kontrollere integriteten, fullstendigheten og grundigheten av filen. Opprettholdelse av ansattes og arbeidsgiverens konfidensialitet og begrenset tilgang er sikret med en personellfiltilgangspolicy.

Hva skal ikke inkluderes i en ansattpersonalfil

Leter du etter retningslinjer for innhold som aldri skal inkluderes i en ansatt personellfil? Her er mine beste anbefalinger om innholdet du vil opprettholde, enten på et eget, uformelt sted eller ikke i det hele tatt. Oppbevaring av unødvendig og rent uttalt dokumentasjon kan skade deg.

Dokumentasjon

Vet du hvilken dokumentasjon det er? Ordet, dokumentasjonen, kaster opp ofte i arbeidslivet og menneskelige ressurser. Men, betydningen av dokumentasjon og hvorfor du kanskje vil dokumentere spesielle ansettelseshendelser, er grundig dekket her. Finn ut mer om dokumentasjon av ansattes historie og ytelse.

Dette er den hyppigst nødvendige informasjonen om medarbeiderpersonellfiler. Klikk gjennom til hvert emne for grundig informasjon.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er kun veiledende.