Hva er en bankettbegivenhetsordre (BEO)?

Spillestedene vil være sikre på at store hendelser går uten hak eller, hvis det er et løft, vil de være sikker på at det ikke er feilen deres. Med det for øye oppretter de nøye utformede Bankett Event Orders (BEO) som arrangementskoordinatorer må signere. Selv om det kan være vanskelig å saksøke hvis en BEO ikke følges til brevet, er det i all sin hensikt en lovlig kontrakt; sikkert, det bør leses nøye før det er signert.

Hva er en bankettbegivenhetsordre (BEO)?

Nesten alle store arrangementer planlagt på et hotell eller et spesielt arrangement krever en Bankett Event Order eller BEO, som er en kontrakt som skisserer hver eneste detalj av arrangementet. Hvis du er en eventplanlegger, vil du bli kjent med BEOs, slik at du kan sikre at alle detaljer er dekket riktig.

Avtalen er ofte omtalt på et skjema som beskriver valg for mat og drikke, lyd / visuelt, romoppsett, inkludert bordspesifikasjoner, bemanningskrav og alle andre ting som er relatert til arrangementet. Inkludert i BEO er en brukket liste over kostnader du må betale.

Avtalen innebærer sannsynligvis "blokker" av informasjon under underposisjoner, for eksempel kontaktinformasjon, tidsplan, mat og drikkearrangementer, romoppsett, audiovisuelt, vilkår og betingelser og signaturblokkene.

Lesing av arrangementet for bankettbegivenhet

Selv om det er åpenbart, må du lese BEO og godta vilkårene som er angitt i avtalen, pass på at du også leser utskriftene.

Pass på at du er fullt informert om hva du godtar, inkludert alle kostnader.

Kontroller at følgende er omtalt i den generelle delen av BEO:

Informasjon på stedet, inkludert et mobilnummer
Bruk av plassen for dagen for arrangementet (dobbeltsjekk for å være sikker på at Mellomrom nevnt er de mellomrom du faktisk turnerte)
Oppsett, start og sluttid for arrangementet
Det totale antall forventede gjester

Mat og drikkearrangementer

En del av BEO vil bli viet til mat og drikke arrangementer. Du vil sørge for at følgende er detaljert i denne delen:

Hele menyen, inkludert alle kursene
Hvert element i buffé, og hvordan hver stasjon skal settes og plasseres i rommet
Hvordan spillestedet har til hensikt å imøtekomme behovene til gjester som har spesielle kostholdsrelaterte bekymringer (for eksempel glutenfri eller vegetarisk diett).
Servitider
Spesielle ting om service, for eksempel vin og glitrende vann på bordene.
En sammenbrudd av alle matpriser
Detaljert liste over alkohol, merkevarer av alkohol og øl tilgjengelig i baren

Romoppsett

BEO skal spesifikt skissere hele rommet som er satt opp. Dette inkluderer:

Plassering av bord
Antall seter per bord
Plassering av matstasjoner
Plassering av underholdning (og detaljer om innkvartering av underholdningsarbeidere, om nødvendig, inkludert lagring av utstyr, tilgang til mat og drikke, endre plass, etc.)
Plassering av bar / s

Noen BEOer kan til og med inkludere et diagram over rommet som er satt opp.

Audiovisuelle og eksterne leverandører

Audiovisuelle arrangementer vil noen ganger komme på en BEO, men siden mange arenaer utfører kontrakterte tjenester til en tredjepart, kan det hende at det er en egen kontrakt.

Hvis det er inkludert i BEO, må du sørge for at alle detaljer er avsluttet før du signerer kontrakten.

Vilkår og betingelser

Alle kontrakter, inkludert BEO, har vilkår og betingelser du må overholde. Sørg for at du er klar over alle vilkårene før du signerer dokumentet. For eksempel, hva er avtalens vilkår i tilfelle avbestilling? Hvordan skal tvister avgjøres dersom en gjest glir og faller?

Det er viktig å stille spørsmål fra anleggsføreren og bekrefte detaljer med klienten din før du signerer. Når du har signert BEO, er det en bindende kontrakt.