Når må jeg betale ansatte for reisetid?

Hva er Medarbeider Reise?

Generelt bør tidsavbrudd av arbeidstakere for arbeidsrelaterte aktiviteter betales. Reise som er uavhengig av arbeidstakerens plikter og tid brukt pendling (reiser mellom hjem og arbeid) er ikke betalt. Reisetiden kan inkludere både lokale turer og reise hjemmefra.

Reistid vs pendlingstid

Pendling går frem og tilbake for å jobbe. Alle (minst alle som ikke jobber hjemme) pendler til en jobb.

Pendlingstid er personlig tid, ikke forretningstid. IRS tillater ikke bedrifter å fratre pendeltid som en forretningsutgift, og ansatte bør ikke betales for pendlingstidspunktet.

Arbeidsdepartementet (DOL) diskuterer ansatte som kjører arbeidsgiverforsikrede biler. DOL vurderer tid brukt i arbeid fra hjemmet til en arbeidstaker i en arbeidsgiver-forsynt bil, eller i aktiviteter utført av en ansatt som er tilfeldig for bruk av kjøretøyet til pendling, er vanligvis ikke "arbeidstimer" og, derfor trenger ikke å bli betalt.

Her er en mulig tommelfingerregel: Hvis du godkjenner en tur, uansett hvordan arbeideren reiser (bil, tog, buss, etc.) skal reisetiden betales.

Reise Pay for Hourly Employees

Betaling til ansatte for lokal reisetid gjelder kun for ikke-fritatte (timetids) ansatte, ikke for å fratre (profesjonelle eller ledende) ansatte. Unntatt ansatte er betalt for sin kompetanse ved jobben, ikke i timen.

Reiseeksempler: Betalt eller ikke betalt?

• En ansatt kjører til jobb fra sitt hjem hver dag. Du ber ham om å stoppe på vei og hente bagels til stabsmøtet. Denne kjøretiden er ikke betalt. Tid pendling til jobb er aldri betalt tid; tiden for å stoppe bagels er "tilfeldig" til pendling og er ikke en del av ansattes jobb.
• Du ber en ansatt å kjøre til en butikk på arbeidstid for å få bagels til kontormøtet. Hvis arbeidstaker gjør denne turen i løpet av normal arbeidstid, skal han / hun bli betalt.
• En LPN (lisensiert profesjonell sykepleier) jobber for sykepleie og reiser mellom de to plasseringene av dette anlegget som beskrevet, og sørger for omsorg for pasienter på begge steder. Hennes daglige reisetid må inngå i hennes lønn fordi hun ikke pendler, men reiser mellom arbeidsplasser.

Betalende ansatte for tid brukt bort fra hjemmet

Ansatte som reiser til et annet sted for forretningsformål er et annet tilfelle. Generelt må du betale ansatte for tiden som er under din kontroll og tid som de ikke kan bruke som de ønsker. Så hvis en ansatt reiser fra Cleveland til Pittsburgh for et to-dagers seminar i retning av selskapet, bør en del av ansattes tid kompenseres.

For lønnstakere er det ikke et problem å betale for reisetid, fordi lønnsmedarbeider er betalt for jobben, ikke for arbeidstimer. Betaling for forretningsreise tid kan være et problem, men i tilfelle av en time ansatt.

Å betale for reisetid for en-dagers eller overnatting er komplisert.

Ta kontakt med nærmeste distriktskontor på US Department of Labor for informasjon om bestemte forekomster av reisetid som påvirker virksomheten din. Du vil kanskje også kontakte en arbeidsadvokat for å diskutere disse problemene.

Betaling for reiseutgifter

I tillegg til å betale ansatte for reisetid, bør du betale utgifter for reise. Arbeidsdepartementet krever ikke refusjon av reiseutgifter, men det er fornuftig å betale ansatte hvis du trenger dem til å reise. Reisekostnader er fradragsberettiget for virksomheten din, og ansatte kan trekke fradragsberettiget reiseutgifter. Hvis ansatte blander forretningsreiser og personlige reiser, må du sortere ut den delen som er forretningsrelatert og betale kun disse utgiftene.

Statlige forskrifter for betaling for ansattes reise

Sjekk med din statlige arbeidsavdeling for å se om det er noen regler som kan erstatte de føderale reglene.

For mer informasjon

Balansen har noen tips for å redusere kostnaden for ansattes reise.

SHRM (Society for Human Resource Management) har mer informasjon om å betale reisetid for arbeidstakere.

For mer informasjon fra IRS på reisetid for arbeidstaker, se IRS-publikasjon 535: Forretningsutgifter.