Skriver en incentiv tur eller Executive Retreat Agenda

Arrangørplanleggere er de som har til oppgave å produsere en kort, men informativ agenda for møter og arrangementer de organiserer, inkludert dagsorden for ukes lange retreater. Hvorvidt dagsordenen er for en dag med møter for filialforvaltere eller fire dager med lagbyggingsøvelser for nye ansettelser, forblir de grunnleggende elementene de samme.

Tips for å skrive agendaen

Skrive en agenda for en begivenhet - spesielt en flerdagers begivenhet - er noen ganger utfordrende fordi agendaen (eller en oversikt over reiseruten) må være kort samtidig som du gir all nødvendig informasjon.

Når alt kommer til alt, vil de fleste deltakere være kjent med programmene som tilbys, og vil ikke slepe rundt et omfattende dokument for å finne ut hvor de skal være og når. Det er din jobb som en eventplanlegger for å gjøre deltakerne liv så enkelt som mulig.

De grunnleggende elementene i en agenda bør inneholde følgende opplysninger:

• Navn og sted for arrangementet.
• Dag og eksakt tidspunkt for hver aktivitet / aktivitet ned til kvartalet.
• Den type hendelsen som kreativ hjernestormende sesjon vs en strategisk målinnstillingssesjon mot paneldiskusjon med gruppeledere.
• Relevant informasjon om arrangementet, for eksempel hvordan å kle på en samling om det er lunsj, middag eller cocktailparty (dvs. forretningsmessig casual vs. black tie)
• Tips: La alltid deltakerne vite hvor de kan finne ytterligere informasjon, for eksempel vertsorganisasjonens nettsted.

Eksempelmøte agendaformat

De fleste agendaformatene har en overskriftsseksjon i midten av siden med en til tre linjer med tekst med navnet på arrangementet, navnet på organisasjonen som er vert for arrangement og datoen som hendelsen starter.

Dagsordenen er så organisert i to kolonner: venstre kolonne inneholder datoer og tider. På høyre side er navnet på arrangementet sammen med detaljer om aktiviteten.

Dagsorden din bør være lett å følge, og hvis det er en en-dagers begivenhet, prøv å få alt på en side. Husk at den generelle reiseruten er en av flere ting du har til oppgave å forberede sammen med andre formelle invitasjonsmaterialer som elektroniske og trykte invitasjoner.

Fordi deltakere vil motta flere deler kommunikasjonsmateriale fra deg, vil det være mange muligheter til å gi grundig informasjon i et annet dokument.