Skrive ferdigheter - kommunisere med ord

Av alle klassene jeg tok på høyskole og høyere utdanning, har de to som har hjulpet meg mest i min karriere vært engelsk komposisjon og bedrifts engelsk. I disse klassene lærte jeg effektive skriveferdigheter som jeg har brukt i hver jobb jeg noensinne har hatt. Ingen annen jobb, men arbeidet mitt på dette nettstedet inkluderte skriving som en del av jobbbeskrivelsen min. Til tross for dette var jeg pålagt å skrive i hver jobb, og det ble tatt for gitt at jeg kunne gjøre dette.

Dette er tilfellet med de fleste jobber - om du må skrive interne notater, korrespondere med klienter, eller bidra til å designe salgsmaterialer. Å skrive vakre prosa og poesi er et talent. Skrive effektivt, men er en ferdighet som kan læres.

Organiser skrivingen din

Enten du komponerer et notat til din medarbeider eller en rapport for sjefen din, bør du bestemme hvilken informasjon du vil formidle. Slik gjør du dette:

1. Liste hvert element du må diskutere i notatet eller rapporten.
2. Sett dem i rekkefølge - fra mest til minst viktige.
3. Skriv en kort oppsummering av hele notatet ditt - dette blir ditt første avsnitt.
4. Utvid på hvert element som er oppført i trinn 1.
5. Hvis noen tiltak må tas av mottakeren, oppgi det i avsluttende avsnitt.

Noen tips

Unngå ordlighet. Si høyt hva du prøver å skrive. Lytt til hvordan ordene høres ut. For eksempel setningen "Jeg fant ut at jeg bør se på våre tidligere salgstall for å komme med en plan for å hjelpe oss med å revurdere vår salgsteknikk" kunne mer enkelt oppgis som "jeg må ta en se på våre tidligere salgstall for å revurdere vår salgsteknikk. "

Skriv for publikum.

Bruk enkelt språk. Du vil ikke at leseren trenger en ordbok for å dechifisere det du prøver å si. Du bør ikke prøve å imponere leseren med det store vokabularet. Sjansen er at du vil frustrere leseren din i stedet. De fleste mennesker jonglerer flere oppgaver på samme tid, og er interessert i å motta kun nødvendig informasjon.

Du er ansvarlig for at dette skjer. I stedet for å si: "Hans gregarious natur legitimerer ham som en superlativ kandidat til jobben," si "Hans vennlighet gjør ham til en toppkandidat for jobben."

Hold deg unna jargong, leseren din forstår kanskje ikke. Hvis arbeidet ditt er veldig teknisk, men personen du skriver til, ikke er kjent med dette feltet, hold deg til ord som personen vil forstå. For eksempel, hvis du er en webdesigner, vil denne setningen i et notat til din klient, en psykolog, ikke gi mening: "Hva vil du at jeg skal bruke som BGCOLOR for nettstedet ditt: # ADD8E6 eller #FFFFFF?" Enhver dyktig i websidedesign vet at dette spørsmålet kan oversettes til "Hva vil du ha bakgrunnsfargen på nettstedet ditt for å være: Lyseblå eller Hvit?"Forvent ikke at klienten din skal være mer kjent med dette tekniske sjargonget enn du ville være med hennes diskusjon om et psykologisk begrep som trichotillomania.

En kliché om dagen holder leseren borte - eller i det minste ikke gjør at han eller henne husker hva du sier. Du vil at din skriving skal være minneverdig. Fordi vi ofte hører klichéer, blir vi desensibilisert til dem. Ordene er da ikke entydig knyttet til skrivingen din.

I stedet for å si " Ikke ta av til i morgen hva du kan gjøre i dag "i et notat til en underordnet du prøver å motivere. Bare si" Stop procrastinating. Få jobben gjort nå. "

Bruk den aktive stemmen når det er mulig. Den aktive stemmen gjør setningen sterkere og vanligvis kortere. La oss prøve disse eksemplene. Passiv stemme:" Salget økte på grunn av nettverket jeg gjorde. "Aktiv stemme : "Mitt nettverk økte salget."

Ikke bli overflødig. Det er ikke nødvendig å si "2 s. m. på ettermiddagen "eller" den forventede gravide kvinnen. "Sier" 2 s. m. "eller" 2 på ettermiddagen "eller" den forventede kvinnen "eller" den gravide kvinnen "overfører alt det du vil si og er mindre ordlydende.

Observer selvfølgelig grammatikken. Bruk Strunk og White > Stilelementer , tilgjengelig på nettet. En god ordbok bør være i nærheten, sammen med en ordbok. En tesaurus vil tillate deg å holde skrivingen frisk ved å hjelpe deg med å finne en rekke ord som skal brukes. av disse ressursene er tilgjengelige på nettet.

Prooflesing er en av de viktigste tingene du kan gjøre. Siden du sannsynligvis gjør det meste av skrivingen din på en datamaskin, har du tilgang til automatiserte stavemåte og grammatikkbrikker. Vær oppmerksom skjønt - noen ord, Brukes i feil sammenheng kan bli savnet av datastyrt stavningskontrollere. For eksempel kan setningen "Til ansatte som deltok i møter, to lære om gnu-programvaren," passere stavekontrollen uten at feilstavinger blir oppdaget. Har noen andre korrekturlært dokumentet ditt, om mulig. Hvis tiden tillater, legg komposisjonen din på vekk, og korrekturles det senere, eller enda bedre, neste dag.