Gjennomføre vanskelige arbeidsplassdiskusjoner

Utfordrende samtaler er livsnerven for ytelsesforbedring og problemløsing for ledere på alle nivåer . Dessverre forsinker for mange ledere å gjennomføre disse samtalene ut av frykt for gjengjeldelse, eller fordi de tror at samtalen vil sette deres forhold til den andre parten i fare. Det er viktig å få kontroll over disse følelsene, og den beste måten å utvikle tillit til å levere vanskelige samtaler, er å følge en strukturert prosess.

I et tidligere innlegg skisserte jeg tips for å hjelpe deg med å planlegge for suksess med din neste utfordrende samtale. I dette innlegget tilbyr jeg veiledning om å engasjere og administrere samtalen.

10 tips for å forbedre din komfort med vanskelige samtaler:

1. Planleggingen jobber. Gå tilbake og gå gjennom veiledningen i det første innlegget i denne serien. Din observasjon av de aktuelle oppføringene, og din evne til å koble disse oppføringene til virksomheten, er avgjørende. Vet hvor du vil at samtalen skal gå. Sann tilbakemelding mestere utvikle disiplinen til å skrive ut og øve sin planlagte samtaleåpner. Tidligere planlegging forhindrer elendig ytelse!

2. Aktualitet er viktig. Hvis du noen gang har mottatt en årlig ytelsesanmeldelse som inkluderte kritikk av noe du angivelig gjorde eller ikke gjorde for noen måneder siden, vet du hvordan verdiløs, uaktuell tilbakemelding er. Det er din jobb som en leder for å sikre at tilbakemeldingen er atferdsmessig, forretningsfokusert og rettidig.

Min skriftlige partner for min første bok, Praktiske leksjoner i lederskap, foreslo at verdien av konstruktiv tilbakemelding gikk ned med 50% hver dag du forsinket, og ga det.

Hvis følelsene er varme, la det kjøle seg litt. Mens jeg nettopp er ferdig, bønner dere om å gi tilbakemelding om tiden - så nær hendelsen som mulig - hvis ting er oppvarmet, ta en dag å la dem avkjøle seg litt.

Bare la det ikke ligge lenge.

3. Velg innstillingen . Hvis ditt vanskelige emne er potensielt pinlig eller du forventer en følelsesmessig respons, unngå åpne kontorer eller konferanserom med glassvinduer. Ikke ta feil på den andre siden ved å velge en innstilling som er laget for å skremme. En nøytral, privat innstilling er best for vanskeligere samtaler. Hvis du er redd for fysiske konsekvenser, kan du konsultere H. R.-representanten som kan bestemme seg for å være tilstede med deg.

4. Forbered din holdning. Det er viktig å gå inn i disse diskusjonene med en følelse av selvtillit og en demonstrasjon som viser at du er rolig og engasjert i et positivt utfall. Din stemme, kroppsspråk og øyekontakt er alle viktige. Husk at denne samtalen er viktig for bedriften din, teamet ditt og personen som sitter overfor deg.Behandle deg selv for å skildre det riktige løsningsnivået med riktig grad av bekymring for den andre partens velferd.

5. Bruk åpnings setningen du forberedte i planleggingsøkten . En god åpner identifiserer oppførselen, knytter den til virksomhetenes innflytelse, og indikerer behovet for endring. Ikke føl deg tvunget til å pakke det i ros. Mens noen tilbakemeldingsutøvere setter pris på "sandwiching" konstruktiv tilbakemelding med positive, tror mange dette bare forvirrer meldingen.

Og selvfølgelig bør du gi positiv tilbakemelding - når du tjener tidlig og ofte.

6. Ikke miste kontroll over samtalen. Flere enn få velmenende ledere har funnet seg opp og ned i disse samtalene. Hvis deltakeren reagerer på åpningserklæringen med noe som, "Vel, det ville jeg ha gjort hvis du var en bedre leder", ikke bli defensiv og la samtalen bli et argument om din forestilling. En rimelig respons kan være, "John, denne samtalen handler om atferden jeg beskrev, og hvilken innvirkning den har på vår virksomhet, ikke om ytelsen min. “

7. Ikke bli sporet av vannverk. Jeg har hatt både menn og kvinner gråt foran meg, og mens det er ubehagelig, er det ofte individets måte å reagere på stress. Vær forberedt med et vev.

Tillat tid for dem å komponere. Om nødvendig, ta en kort pause. Du kan være empatisk med situasjonen, bare ikke la tårene spore ditt fokus på å komme til riktig oppløsning.

8. Marker en dialog . De beste tilbakemeldinger og oppføringsfokuserte samtaler er diskusjoner, ikke monologer. Den andre parten vil gi deg åpninger for å skape en diskusjon der det er aktuelt. Probe å bekrefte forståelse og be om ideer om å styrke eller endre den aktuelle oppførelsen. Du vet at det fungerer når mottakeren tilbyr ideer om egne forbedringer.

9. Husk å jobbe mot din planlagte retning for samtalen. Hvis oppførselen er en ferdighet eller kunnskapsrelatert, kom forberedt med ideer til opplæring. Hvis det er coaching for å styrke tilliten eller oppmuntre personen til å ta det neste trinnet, må du sette på treningshatten. Hvis emnet er fokusert på en uakseptabel oppførsel, gjentar virksomhetsvirkningen av oppførselen og gir tydelig rådgivning om å unngå dette i fremtiden. Når det gjelder de vanskeligste problemene med ytelse eller oppførsel, må det være implikasjoner for manglende overholdelse.

10. Bygg en handlingsplan sammen. Når du har fått klarhet rundt problemet, jobber du sammen for å definere veien fremover. Enig på en handlingsplan og sett en klar dato for oppfølging og diskutere fremdrift.

Bunnlinjen for nå:

I mitt opprinnelige innlegg delte jeg hemmeligheten at de fleste ledere står på å gjennomføre hva de oppfatter, vil være en vanskelig samtale. Den andre hemmeligheten er at de fleste ønsker tilbakemelding og ønsker å forbedre seg. I meningsmåling etter avstemning i mine workshops, uttrykker individer overveldende at de ønsker at deres ledere vil gi dem mer tilbakemelding - både konstruktiv og positiv. I stedet for å forsinke disse prestasjons-, karriere- og forretningsforbedrende diskusjonene, planlegg for suksess og bruk prosessen og tipsene ovenfor for å hjelpe deg med å styrke din egen ytelse med dette kritiske styringsverktøyet.