Small Business Accounting med hurtigbøker Camille Wright

Mens jeg var på BlogHer-konferansen i San Francisco, fikk jeg en sjanse til å snakke med Camille Wright, bokføringskonsulent for små bedrifter. Hennes firma, Wright Solution, lærer småbedriftseiere hvordan man holder styr på deres økonomi og får et bedre bilde av hvordan deres bedrifter gjør.

Tre viktige punkter i dette intervjuet med Camille Wright, en liten bedriftskonsulent og QuickBooks ekspert:

1. De fleste småbedrifter (spesielt eneeiere) har ingen anelse om hvordan deres virksomhet gjør økonomisk fordi de ikke har godt vedlikeholdte bøker.
2. Mange brukere av økonomisk programvare, som Quickbooks, benytter ikke fullt ut kraften i moderne regnskapsprogramvare.
3. Intuit har et ton av forskjellige versjoner av Quickbook (Business Accounting) og Quicken (Personal Finance). Det er sannsynligvis en versjon som spesialiserer seg på virksomheten din.

Etter konferansen svarte Camille nådig flere spørsmål i det følgende intervjuet:

1. Hva er noen av de mest oversett skattefradrag for probloggers og online-entreprenører? Hvilke fradrag er mest misforstått?

Jeg tror at den mest oversett fradrag langt er kjørelengde. Siden de fleste bloggere jobber ut av deres hjem, vil alle miles drevet fra dette nettstedet til hvor som helst som er forretningsmessige, kvalifisere som en virksomhetsfradrag.

Med føderal kjørelengde for tiden på $. 585 per kilometer, kan dette være et betydelig fradrag.

Jeg vil si at det mest misforståtte fradraget er "Kontant i hjemmet" fradrag. IRS har meget spesifikke retningslinjer knyttet til arbeidsplass i hjemmet, og hvis bedriftseiere velger å kreve dette fradraget, må de være sikre på at rommet faller innenfor de parametrene som er satt av IRS.

Dette er egentlig ikke et fradrag, men jeg finner at det mest oversett elementet for en liten bedrift som filer som eneeiere er den selvstendig skattetaten de er ansvarlige for og kreves å betale i avdrag fire ganger i året. Selvstendig næringsskatt (trygd og medisare) er ca. 15. 3% av nettoomsetningen din. Det kan være et stort beløp på slutten av året hvis du ikke har gjort de riktige estimerte utbetalinger gjennom året som nødvendig. Og selvfølgelig må du legge til renter på grunn av underbetalingen også.

2. Mange nettbaserte gründere tror at siden de ikke tjener mye penger, trenger de ikke å bekymre seg for regnskapet. Er du enig med det? Hvis du ikke gjør det, hvordan snakker du dem om å forandre deres tenkning?

Dette er et enkelt spørsmål for meg. Hvis du ikke beholder nøyaktige dokumenter, hvordan vet du om du tjener penger eller ikke?

Selv om det ikke bare er å vite om du tjener penger, men også hvordan bruker du pengene du lager.

Mange småbedriftseiere er det vi vurderer "skoboks" -kunder som betyr at de kommer opp en gang i året på revisorens kontor med konvolutten full av kvitteringer, eller de presenterer sider og sider i Excel-regneark.

Uansett har de ingen anelse om hvordan de gjør det (annet enn at de har penger på bankkontoen) til regnskapsføreren forteller dem etter at han har dechifisert alle disse papirene. Det kan være et virkelig sjokk å finne ut at du skylder penger på dine skatter når du trodde du ikke hadde gjort nok til å skylde noe.

I tillegg finner jeg bokføring uvurderlig som et budsjetteringsverktøy. Hvis du holder deg oppdatert med inntekt og utgifter, vil du kunne se månedlig på et øyeblikk når du har travle tider, og når du kanskje må øke markedsføringen din for å trekke i mer virksomhet.

Det kan også vise deg nøyaktig når og hvor mye du bruker på ulike utgifter for bedriften din. Ved å se på utgiftene dine månedlig, kan du bestemme når og hvor mye penger du vanligvis trenger for å dekke disse utgiftene.

På den annen side kan det vise deg hvilke elementer du kan bruke for mye på, slik at du kan finne frem til en måte å kutte dem ned i fremtiden eller spre dem ut på en annen måte.

3. Har du noen forslag til hvordan du velger en god regnskapsfører?

Jeg vil gjerne si at alle regnskapsførere vet hva de gjør, men jeg har ikke alltid funnet det for å være tilfelle. Det beste jeg kan si er å handle rundt. Ikke bare trenger du å finne noen som har den nødvendige kunnskapen, men også noen som er villige til å jobbe med deg, være der når du har et spørsmål eller et problem. Under en kort samtale med en potensiell revisor, bør du kunne fortelle om du klikker.

En siste ting om regnskapsførere, bare fordi de har en CPA-betegnelse betyr ikke at de vil være best egnet for deg. Du vil ha noen som kjenner reglene, men du bør også lete etter noen som kan jobbe og vokse med deg.

4. Du har konsultert småbedriftseiere i nesten to tiår. Tror du at nettbaserte entreprenører (probloggers, eBay-selgere, web 2. 0 personer) har forskjellige regnskapsbehov i forhold til folk som starter murstein og mørtel? Står de overfor ulike utfordringer?

Virkelig, forretninger er forretninger. Vi jobber alle sammen med tall for å fortelle vår historie. Selv om jeg tror at et problem som står overfor nettbaserte gründere, ville være integrasjonen av deres finansielle poster med standard programvare. Vi vet alle at programmering er her i dag og utdatert i morgen, så det er opp til regnskapsbransjen for industrien å holde tritt med behovene til nettsamfunnet.

Det er mange tredjeparts programvare selskaper som har og fortsetter å utvikle programmer som vil fungere som tillegg til standard regnskapsprogramvare. Disse kommer i grunnleggende eller bransjespesifikke programmer, så det er alt et spørsmål om å finne den beste passformen for bedriften din.

5. Kan du fortelle oss litt om hvordan du startet Wright Solution, og hvorfor du ønsket å jobbe med små bedrifter?

Jeg har alltid sett på virksomheten som et slags spill, et puslespill og jeg elsker puslespill. Det er et sted og grunn til alt, og forretningsfolket trenger bare å finne ut hvordan man setter sammen alle brikkene for å fortelle sin historie.

Problemet jeg så tidlig på, var at de fleste oppstart eller små bedrifter var fokusert på driften av sin virksomhet. Dette er hva de bør gjøre, men de pleier å legge ut grunnleggende som vil vise dem om hva de gjør er effektiv og lønnsom.

Når jeg jobber med små bedrifter, gleder jeg meg til å se pæren fortsette når de ser nøyaktig hvordan deres virksomhet fungerer økonomisk.

6. Du er medlem av Intuits revisors høyttalerbureau. Kan du fortelle oss hvorfor du bestemte deg for å jobbe med Intuit?

Når flere av mine klienter ba meg om å se på QuickBooks for dem, brukte jeg litt tid på å lære alt jeg kunne om programmet. Gjennom årene har jeg funnet ut at mange som bruker programmet egentlig ikke har en forståelse av hva de gjør, eller kraften i programmet, så mye av tiden min er brukt til å rette opp arbeid eller trene mine klienter på programmet.

Intuit Speakers Bureau består av fagfolk som meg selv som liker å hjelpe folk å få mest mulig ut av de produktene Intuit produserer. Jeg hater å se at folk sliter når alt de trenger, er en liten veiledning for å sette dem på riktig vei.

QuickBooks-produkter er en rimelig løsning for småbedriftseierne, og jeg skjønte at hvis jeg ønsket å være i bedriften selv, måtte jeg bli dyktig i produktene mine klienter brukte.

7. Du ble nylig utnevnt som en forretningsekspert på BlogHers San Francisco-konferanse, den fremste bloggingkonferansen for kvinner. Hva var noen av de vanligste spørsmålene fra kvinnene bloggere?

De fleste kvinnene jeg snakket med var veldig tidlig inn i sine virksomheter, så lette etter informasjon om hvordan de skulle strukturere sin virksomhet: som eneeier, LLC eller et selskap.

Det var også spørsmål om de virkelig trengte å sende en selvangivelse dersom de ikke tjente mye penger.

Så var det selvsagt de vanlige spørsmålene om hvor mye de kunne skrive ned for de forskjellige utgiftene de pådrar seg.

8. Jeg har hørt fra mange småbedriftersklienter at QuickBooks har mange funksjoner som de ikke bruker fordi de ikke har tid til å utforske og lære. Hvor kan de gå, finne kompetent hjelp? Både gratis og for mer omfattende rådgivning.

QuickBooks ProAdvisor-databasen er et flott sted å finne hjelp. Den er også tilgjengelig i alle QuickBooks-programmer. Dette er ikke en gratis tjeneste og ikke støttet av Intuit, de som er oppført på databasen, er småbedriftseiere selv og tar et stort utvalg av gebyrer avhengig av deres ferdigheter på ulike områder. Akkurat som å finne en regnskapsfører, hvis du trenger hjelp fra en ProAdvisor, foreslår jeg at du ringer flere for å finne riktig passform for deg.

For gratis hjelp kan du bli med i QuickBooks Online Community.Her kan du spørre QuickBook-eksperter og andre QuickBook-brukere hvordan du bruker bestemte funksjoner.

9. Intuit har mange nye produkter som virker som om de ville være nyttige for småbedriftseiere. Men det er så mange alternativer. Hvor skal en ny småbedriftseier gå for å finne riktig produkt (er) for å komme i gang med?

Et bra sted å starte er å gå til quickbooks. com og klikk på Produkter og tjenester. Her kan du se et kart over alle Intuit-produkter og tjenester for små bedrifter fra finansiell programvare og lønnsløsninger til Nettstedskaping og betalingstjenester.

Det eneste jeg vil legge til er at når du handler for hvilket produkt som passer best hvis du bare starter, mindre i størrelse og ganske grunnleggende, ville jeg gå med en mer grunnleggende versjon i stedet for å hoppe rett inn i dyreste versjonen. Alle versjoner omskrives hvert år med nye klokker og fløyter, slik at du kan oppgradere til en mer robust versjon innen et år hvis det er nødvendig. Du vil starte med et program som er tilstrekkelig for dine nåværende behov, men ikke for komplisert og dyrt at det vil overvelde deg rett utenfor flaggermuset.

Hvis du har relativt enkle økonomiske behov, vil du kanskje starte med QuickBooks Simple Start, en gratis grunnleggende versjon av QuickBooks, og oppgradere til en mer robust versjon hvis du trenger mer funksjonalitet senere.

10. Billing Manager ser ut som et flott verktøy for frilansearbeidere. Kan du fortelle oss litt om hva du liker om det og hvordan det sammenlignes med andre nettbaserte faktureringsverktøy som Blinksale eller FreshBooks?

Intuit Billing Manager hjelper små servicevirksomheter, inkludert frilansere, oppretter og administrerer fakturaene sine online. Det er primært for bedriftseiere som bruker Excel og Word, og ønsker en mer effektiv måte å administrere sine fakturaer på, men er ennå ikke klare for å få QuickBooks. Det jeg liker om Billing Manager er at det er en skritt for regnskapsprogramvare og definitivt bedre enn regneark. Det er enkelt å bruke, slik at du sender ut fakturaer med minimal innsats, og det er gratis hos faktureringsadministratoren. com - du kan ikke slå det.

Jeg er ikke så kjent med Freshbooks og Blinksale, så jeg kan ikke kommentere hvordan de sammenligner direkte med Billing Manager. Jeg kan si at Billing Manager er fra Intuit, så det er her for å bli og det integreres godt med andre Intuit-produkter som selskapets betalingsløsninger. Så snart du har fakturert en kunde, kan du få betalt raskere ved å akseptere deres online kredittkortbetaling.

[Redaktørens notat: Her er mine vurderinger av de beste nettbaserte fakturappappene.]

11. Mange semi-pro bloggere tjener noen få hundre (eller tusen) dollar i måneden. De bruker Excel regneark og ønsker et mer robust (men likevel rimelig) regnskapssystem. Hva anbefaler du?

Som jeg nevnte tidligere, tror jeg at et regnskapssystem er bedre enn regneark eller konvolutter. Det finnes flere programvarepakker på markedet, men jeg føler at QuickBooks-produktene passer perfekt til småbedriftseierne.Programmene spenner fra det mest grunnleggende til et produkt som kan håndtere millioner dollar bedrifter som trenger mer funksjonalitet.

En av de beste tingene med QuickBooks er prisen. Jeg har konsultert med kunder som har brukt tusenvis av dollar på større navneprodukter og ikke har hatt gode erfaringer. QuickBooks er en rimelig løsning for små bedrifter som trenger å komme opp og kjøre på kort tid uten mye stress. Etter hvert som tiden går og de vokser opp, kan de gå videre til et høyere sluttprodukt, men ut fra at jeg tror QuickBooks er den beste måten å gå.

Jeg vet at jeg sannsynligvis høres ut som en QuickBooks-selger, men jeg har jobbet med mange små bedrifter og har funnet at programmene skal fungere veldig bra for dem.

Igjen, husk at nøkkelen egentlig ikke er programvaren du bruker, men at du bruker noe til å organisere postene dine på ett sted for å gi deg det beste bildet av virksomheten din til enhver tid.

12. Kan du gi oss noen eksempler på hvordan en online entreprenør kan bruke QuickBooks for å bli organisert?

QuickBooks kan brukes av enhver bedrift, online eller ikke. Det handler om å sette opp en fil for å gjøre akkurat det du trenger. Det er grunnleggende om regnskap som må følges, men etter det er det på tide å leke og designe et program som passer dine spesifikke behov. Et par muligheter ville være å tilpasse fakturaer med din egen personlige teft eller sette opp forskjellige kategorier for å spore ulike divisjoner av virksomheten din. Det er mange måter å bruke QuickBooks utover det grunnleggende, det tar bare litt tanke og tid å designe programmet for å få den informasjonen som er viktigst for å hjelpe deg med å drive virksomheten din.

13. Kan online-versjonen erstatte min desktop QuickBooks-programvare? Må jeg oppgradere til en desktop versjon senere?

QuickBooks Online Plus har ikke et identisk sett med funksjoner som for andre QuickBooks desktop-produkter. Det er best for tjenestebaserte bedrifter som trenger å få tilgang til bøkene sine eksternt og / eller tillate flere personer å jobbe samtidig. Noen av funksjonene er unike, mens mange er de samme eller likner andre QuickBooks-produkter. Du kan sjekke ut dette diagrammet for en side-by-side sammenligning av online og desktop versjoner av Quickbooks. Siden QuickBooks Online er forskjellig fra desktopversjonene, er det best å avgjøre om det er riktig for deg fra starten, i stedet for å bytte til desktopversjonen senere.