Slik lager du et dokumenthåndteringssystem

Dokumentbehandling er prosessen med å håndtere dokumenter på en slik måte at informasjon kan opprettes, deles, organiseres og lagres effektivt og hensiktsmessig. Som sådan er det viktig å lære å lage et dokumenthåndteringssystem.

For mange bedrifter fokuserer dokumenthåndtering på organisering og lagring av dokumenter. De ønsker å kunne lagre dokumenter på en organisert og sikker måte som fortsatt gjør at dokumenter kan bli funnet enkelt.

Denne artikkelen viser deg hvordan du lager et dokumenthåndteringssystem som gjør akkurat det.

Hvis du skriver inn "dokumenthåndtering" til en hvilken som helst søkemotor, får du lange lister over dokumenthåndteringsløsninger, mange med programvare eller programmer som annonserer fordelene ved å ha et papirløst kontor.

Dokumenthåndteringsprogramvare eller -apps er imidlertid utformet for å forbedre bedriftens håndtering av elektroniske filer. Problemet er at mange små bedrifter må håndtere blandinger av gammeldags data på papir og elektroniske filer - og i noen tilfeller er andelen papirdata mye større.

En løsning på problemet med å ha et blandet datamiljø ville være å bruke et dokumentbildingssystem for å konvertere alle virksomhetsdokumenter til elektronisk form. Men dette er for dyrt og tidkrevende for mange små bedrifter.

Den gode nyheten er at du kan legge grunnlaget for et dokumentstyringssystem på plass uten å kjøpe noen spesiell programvare eller gjennomgjøre engrosdokumentasjon.

Systemet trenger ikke å være komplisert; du må bare investere litt tid i planlegging og implementering av det.

Slik oppretter du et dokumentstyringssystem

Konfigurere et dokumenthåndteringssystem involverer tre trinn;

• lage en dokumenthåndteringsplan,
• implementere dokumenthåndteringsplanen,
• og følge gjennom.

Det første trinnet som skaper planen innebærer å svare på disse fire spørsmålene:

1. Hva er reglene for å lage dokumenter?

Fakturaer, betalingspåminnelsesbrev, salgsbrosjyrer, e-post, balanser, regneark, rapporter - Alle bedrifter lager en rekke dokumenter i løpet av å gjøre og holde rede på virksomheten. Og for å holde orden på organisasjonen, må alle bedrifter etablere regler for å lage dokumenter.

Er det for eksempel interne maler for noen av dine standard forretningsdokumenter, for eksempel bokstaver og fakturaer, og hvor er de plassert?

Er det en egen stilguide som må følges?

Skal nye dokumenter bli datert og / eller tidsstemplet?

Hvilke prosedyrer bør følges for deling eller gjennomgang av dokumenter?

For enkelte små bedrifter er det eneste punktet om dokumentopprettelse som er viktig, hvor malene for ulike forretningsdokumenter er plassert og hvordan de skal brukes.Men hvis dokumentopprettelse i bedriften din involverer forskjellige personer som samarbeider om, vurderer eller oppdaterer dokumenter, må du bruke litt tid på å bestemme hvordan disse tingene skal gjøres for å sikre effektivitet og konsistens.

2. Hvordan lagrer vi dokumenter?

Det er faktisk to aspekter på dette spørsmålet.

Den første involverer de fysiske aspektene av lagring. Selv om småbedriften din lagrer dokumenter i arkivskap, er det kostnader forbundet med lagring; ikke bare kostnaden for arkivskapene selv, men kostnaden for tid når du og / eller dine ansatte arkiverer dokumenter eller går for å hente dem. Faktisk er den største kostnaden forbundet med lagring, for de fleste små bedrifter, sannsynligvis kostnaden for tiden bortkastet når folk ser etter dokumenter.

Det andre aspektet ved lagring av dokumenter er organisatorisk; hvordan skal dokumenter bli arkivert? Nøkkelen til arkiveringsdokumenter er å følge gode filhåndteringsrutiner. Jill Chongva forklarer hvordan du setter opp et arkiveringssystem for rask og effektiv arkivering i Mastering Filing System, mens 10 File Management Tips forklarer hvordan du beholder filene på datasystemet ditt organisert og oppdatert.

Du må også vite hvordan du arkiverer dokumenter. Hvordan håndterer du filer som er utdaterte eller bare klar til å bli flyttet til bakbrenneren i dokumentstyringssystemet?

I begynnelsen av hvert år går jeg for eksempel gjennom de forskjellige arbeidsrelaterte filene på datamaskinen min, lukker ut de som ikke er nåværende, og lager nye mapper merket etter år og / eller emne, flytte filer som behov for.

Det samme kan gjøres med papirfiler; Det er ikke vanskelig å fjerne gamle (er) dokumenter fra en filmappe og etikett og lage en ny med "Old" i tittelen. Noen programvare tilbyr automatiske arkiveringsalternativer. Microsoft Outlook, for eksempel, lar deg arkivere gammel e-post.

3. Hvordan kan henting av dokumenter forenkles?

Dette spørsmålet er hjertet i dokumentstyringssystemet ditt. I en undersøkelse utført av Leger Marketing for Xerox Canada, sier de kanadiske SMB-eiere og ledere i gjennomsnitt at det koster $ 2, 152 per år å administrere og lagre dokumenter og om en time om dagen for å søke etter disse dokumentene (globeandmail.com).

Nok en gang kan god arkiveringspraksis gå langt for å løse problemet. Bla gjennom Data Management-artiklene på dette nettstedet vil komme i gang. Hvis du gjør ting som konsekvent, følg filnavnetekonvensjonene som er skissert på 10 måter å holde dine digitale filer organisert, for eksempel, blir dokumenter mye enklere å finne.

Og om du er eneeier som jobber med solo eller en bedriftseier med ansatte, anbefaler jeg å opprette en filliste-liste , som vil minne brukere hvor bestemte typer filer går - og hvor de skal finne bestemte dokumenter. Hvis bedriften din er som de fleste, må du huske å inkludere hvorvidt filen vil være på datasystemet, en intern server, i skyen eller hvis den er arkivert på en fysisk plass, for eksempel et arkivskap.For eksempel, anta at du bruker bilder, video eller til og med papirfotografier i min virksomhet. En oppføring i fillisterlisten kan være:

Digitale bilder / video: datamaskin (eller server) - stasjon E: / bilder - fil i riktig emnemappe
Papirbilder: arkivskap 3 - Bilder - alfa etter emne

Delt nettverk eller sky-stasjoner bør merkes i henhold til innholdet som skal legges på skuffer.

4. Hvordan kan vi lage / holde dokumentene våre sikre?

Den første forsvarslinjen for dokumentsikkerhet er fysisk sikring av forretningslokalet selv. Alle bedrifter må ha sikkerhetssystemer, for eksempel alarmsystemer, installert - selv hjemme-baserte bedrifter.

Virksomheter kan også trenge eller ønsker å investere i andre sikkerhetsenheter, for eksempel vindustenger / griller, sikkerhetskameraer og / eller patruljeringstjenester. Du kan bruke hele tiden du vil opprette passord og kryptere filer i et forsøk på å beskytte dine elektroniske filer, men det spiller ingen rolle om noen bare kan vandre inn og stjele datamaskinen og tilhørende harddisk.

Alle arkivskap skal være låsbare og holdes låst etter arbeidstid (og låst til lunsjtid hvis ingen pålitelig kommer til å være i nærheten).

Generelle sikkerhetsprosedyrer for elektroniske dokumenter involverer sikkerhetskopiering av dokumenter regelmessig og oppbevaring av dokumentbackups på et annet sted enn den samme harddisken der originaldokumenter er plassert. Off-site er best å beskytte mot at bedriftens data slettes av naturkatastrofer - enda en grunn til at skyen er ideell for virksomheten. For mer om hvordan du konfigurerer og bruker et effektivt sikkerhetskopieringssystem, se Hvordan sette opp et vellykket sikkerhetskopieringssystem.

Små bedrifter med kolleger eller ansatte som deler samme datanettverk, kan også begrense tilgangen til enkelte brukere, slik at de bare kan bruke eller se noen av nettverksressursene. For eksempel kan du ha et nettverks- eller sky-delekatalog med navnet "Regnskap" som bare har tilgang til administrasjon. Selv om en bruker har lov til å få tilgang til en ressurs, for eksempel et program, kan bestemte dokumenter være passordbeskyttet. Innholdet i dokumenter kan også krypteres, slik at de bare er tilgjengelige for de som har den nødvendige krypteringsnøkkelen.

Ansatte tyveri er en annen trussel mot datasikkerhet. Små bedrifter med ansatte bør gjøre résumé-faktumkontroll og få bakgrunnskontroller på ansatte et spørsmål om politikk.

Implementere dokumentstyringssystemet ditt

Når du har opprettet dokumenthåndteringsplanen din ved å svare på spørsmålene ovenfor, er du klar til å implementere det, og sørge for at alle ansatte vet detaljene i bedriftens dokumentstyringssystem og er Følg passende prosedyrer når du oppretter, lagrer og henter dokumenter.

Du må også være sikker på at alle som åpner og bruker dokumenter i organisasjonen, følger gjennom, gjør ting som å navngi og lagre dokumenter på riktig måte. Spot sjekke med jevne mellomrom for å teste om bestemte filer kan lett bli funnet og for å beskytte mot misfiling.

Du kan sette opp et dokumentstyringssystem på en dag, men implementere det konsistent over tid vil være nøkkelen til suksess. Belønningene er store - å kunne finne det du vil finne når du vil ha det og ro i sinnet.