5 Kritiske hendelsesplaneringsfeil Hver Event Manager må unngås!

La oss innse det, Murphys lov sier at hvis noe kan gå galt så vil det trolig! Det er bare et grunnleggende faktum i livet som vi ofte må leve med.

Men når det gjelder arrangementplanlegging, vil en kompetent hendelsesleder alltid se på å redusere Murphys lov ved å gjenkjenne potensialet for ting å gå galt og planlegge tilsvarende.

Som en hendelsesleder er det absolutt ditt ansvar å sørge for at ditt spesielle arrangement løper jevnt og med så få hitches som mulig.

I virkeligheten er det ikke mulig å dekke alle muligheter, men i det minste bør du være oppmerksom på kritiske hendelsesplanleggingsfeil som hver hendelsesleder må unngå.

Forwarned er forearmed så la oss grave inn noen viktige tips som kan hjelpe deg med å unngå en unmitigated katastrofe ved din neste spesielle begivenhet.

1. Dårlig kommunikasjon - dette er trolig den vanligste feilen til uerfarne hendelsesplanleggere, og det er en som unngås for enhver pris, da dårlig kommunikasjon kan bokstavelig talt stave katastrofe.
   Dårlig kommunikasjon er ofte et resultat av manglende oppmerksomhet på detaljer, spesielt når det gjelder hendelses sjekkliste. Det er helt avgjørende at du kommuniserer effektivt med både ditt interne arrangementsteam og dine leverandører. Selv om det ikke er i din beste interesse for micromanage eller forstyrrer deg selv, må du være på toppen av kommunikasjonsprosessen og sørge for at alle involverte i hendelsen vet nøyaktig hva som forventes av dem og på nøyaktig hvilken tidsplan.

1. Dårlig eller manglende beredskapsplanlegging - Husk Murphys lov? Det er sannsynlig at ting går galt i ledelsen til og selvfølgelig under ditt kommende spesielle arrangement. Det er normalt og man kan forvente. En profesjonell hendelsesplanlegger vil tenke fremover, identifisere potensialet for ting å gå galt og ha god beredskapsplanlegging på plass. For eksempel, om ditt registreringssystem virker feil på dagen, hva om du skulle gå tom for mat eller drikke, hva hvis det ikke er nok parkeringsplasser tilgjengelig, hva hvis din hovedtaleren ikke kommer fram til tiden, hva om lyden system eller projeksjonssystem gir problemer på dagen for arrangementet ditt - vil du kunne klare? Ville du ha en plan B?
2. Utilstrekkelig transport - er du helt sikker på at transporten du har organisert for å få delegater og presentatører til og fra arrangementet ditt, er tilstrekkelig? Det er viktig å sjekke inn ukene som fører opp til arrangementet og til og med (i siste liten) på selve dagen for selve arrangementet at alle dine transportbehov er tilstrekkelig oppfylt. Igjen, tenk når det gjelder beredskap her - hva skjer hvis et kjøretøy eller bilbransj sammenbrudd på dagen for arrangementet ditt, har du en reserveplan?
3. Manglende klar skilting - Det er ikke noe mer frustrerende for delegater enn å delta på en spesiell begivenhet og være usikker eller forvirret om hvor neste presentasjon eller demonstrasjon blir holdt. Unngå dette ved å være helt sikker på at du viser tilstrekkelig skilting som er lett å lese og forstå. Det er bedre å gå over bord her enn å la deltakerne gå tapt og forvirret og stadig spørre om veibeskrivelse.
4. Mangelfullt personale på hånden - på dagen for din spesielle begivenhet vil du sannsynligvis ha et stort antall deltakere. Ikke gjør feilen ved å stole på bare en eller to personer for å håndtere delegatens spørsmål eller bekymringer. Forsikre deg om at du vet tallene dine og fremfor alt at du har tilstrekkelig medarbeidere mellom hendelsesplanleggingslaget og personell som tilbys av leverandørene.

Og til slutt er det et gammelt ordtak som går "antakelse gjør en ei av deg og meg", og det har aldri vært mer sann enn når det gjelder hendelsesbehandling. Aldri, noensinne anta at alle basene er dekket - sørg for at de er! Hvis du er i tvil, er den beste politikken alltid å sjekke og dobbeltsjekke. Ikke la ting gå til siste øyeblikk, og finn deg selv å bekjempe branner på dagen for arrangementet ditt.