5 Tips for prosjektmøter som vil la alle føle seg fullført

Møter kan være veldig hit-eller-savner. De kan være en fin måte å sjekke inn med kolleger, sette mål, skissere oppgavelister og få ting oppnådd, men de kan også være et stort sløsing med tid hvis ikke gjort riktig.

Ikke kast bort tiden din eller kollegaens tid med meningsløse eller ineffektive møter som bare tar opp plass på dagen. Følg disse fem tipsene for flotte prosjektmøter som vil la alle føle seg oppnådd.

en. Definer ditt formål

Før du til og med kunngjør møtet, er det første skrittet du skal ta, å bestemme hvorfor du vil ha et møte i utgangspunktet. Ikke hold regelmessige møter bare for å få dem. Hvert møte skal ha et klart formål, og den måten må avgjøres på forhånd.

For eksempel kan formålet med møtet være å dele komplisert eller viktig informasjon med gruppemedlemmene dine på en rask og effektiv måte, for å brainstorm potensielle alternativer for nåværende eller fremtidige prosjekter, for å lage en felles beslutning som et lag, eller for å raskt sjekke inn for å se hvordan alle gjør og hva alle trenger å gjøre neste.

Når møtene dine begynner med en klar og definert hensikt, kommer de ikke bare langt raskere, men du blir mye mer ferdig.

2. Opprett og distribuere agendaen din på forhånd

Når du vet hva møtet ditt handler om, er det viktig at du lar alle involverte også få vite det.

Den beste måten å gjøre dette på er å opprette og distribuere en agenda på forhånd. På denne måten kan du samle inn viktig informasjon og spørsmål på forhånd, og alle kan komme forberedt på å diskutere og handle på emnet.

Les 10 tips for en god agenda og få en gratis mal her.

3. Gi alle en sjanse til å snakke

For å spare tid og få alle tilbake til jobb, kan det være fristende å få en person til å presentere møtet mens alle andre lytter.

Motta denne trangen. I stedet gir alle en mulighet til å snakke som ønsker eller trenger. Å gjøre det vil sørge for at alles bekymringer og innvendinger blir adressert, og det kan til og med gi deg flere ideer du ikke ville ha vurdert før.

4. Skriv opp minutter raskt

Hvis møtet ditt vil innebære en beslutningstaking eller vare mer enn fem minutter, må du sørge for at noen i prosjektgruppen tar minutter. Prosjektkoordinatoren din kunne gjøre dette. Ikke bare kan disse minuttene hjelpe folk som kanskje har gått glipp av møtet for å hente opp, men de tjener også som en viktig påminnelse om beslutninger som er truffet, og tiltaksstrategier besluttet for de som var der. Gjør dem tilgjengelige så snart som mulig.

Minner kan være vanskelig. Ikke gi deg selv eller din kollega muligheten til å være uenig om beslutninger eller planer som ble gjort.Hvis temaet i møtet ditt er viktig nok til å holde et møte, er det viktig nok å bli skriftlig.

5. Avbryt hvis ikke nødvendig

Avbryte et planlagt møte kan la kollegene føle seg lettet eller forverret - det er alt i hvordan du nærmer deg det. For eksempel, hvis kollegaene dine er på jobb og vil ha en ekstra time på dagen, kan avbryte møtet være en stor lettelse.

Hvis de savnet andre viktige engasjement på grunn av møtet du planlagt og deretter avbrutt, ikke bli overrasket hvis de blir forverret.

Ikke føl deg forpliktet til å holde et møte bare fordi du har planlagt en. Hvis møtet ikke lenger er nødvendig, kan informasjonen fås på annen måte, eller hvis en nødsituasjon kommer opp, bør du avbryte. Pass på at du avbestiller så langt i forveien som mulig, og at du holder folk informert om hva som skjer og hvorfor. På den måten kan alle bruke tiden sin så effektivt og effektivt som mulig.

Som en profesjonell prosjektleder er det din jobb å sørge for at alle oppgaver blir oppnådd så effektivt som mulig - inkludert møter. Bruk disse fem tipsene, og møtene dine vil være en fordel, ikke sløsing.